社内行事やイベントの企画・調整では、参加可否を把握する出欠確認メールが欠かせません。しかし、送り方や文面に悩む方も多く、特に上司や社外相手には配慮が求められます。また、返信がない場合の催促もデリケートな対応が必要です。本記事では、ビジネスシーンで活用できる出欠確認メールの例文とマナー、返信がないときのフォロー文まで網羅的に紹介します。用途別テンプレート付きで、実務ですぐに活用できます。

出欠確認メールの基本構成とマナー

出欠確認メールの構成ポイント

1. 件名は用件が明確に伝わるように（例：○○の出欠確認のお願い）
2. 宛名とあいさつ文（社内・社外で言い回しを調整）
3. 出欠の確認事項（日時・場所・返信締切など）
4. 締めの一言（お忙しいところ恐縮ですが〜など）

出欠確認メールのマナー

• 回答しやすい形式（例：「ご出席／ご欠席」選択型）を意識
• 社外や上司には敬語・丁寧語を徹底
• 締切日を明示し、返信の流れをわかりやすく

ビジネスで使える出欠の確認文例

社内宛ての出欠確認メール例文

件名：【出欠確認】○月○日 部内ミーティングについて

○○部 各位

お疲れ様です。○○課の○○です。

下記のとおり、○○に関するミーティングを開催予定です。
つきましては、ご出欠のほどご回答いただけますと幸いです。

日時：○月○日（○）10:00〜11:00
場所：第3会議室
出欠：○月○日（○）までにご返信をお願いいたします。

ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

上司に送る出欠確認メール例文

件名：【ご出欠確認】○○イベントのご案内

○○部長
いつも大変お世話になっております。

○○イベントの開催にあたり、出欠を確認させていただきたく存じます。

日時：○月○日（○）18:00〜
会場：○○レストラン
内容：○○に関する社内懇親会

恐れ入りますが、○月○日までにご出欠をご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

イベント・飲み会などの出欠確認メール文例

イベント主催用の出欠確認メール例文

件名：【出欠確認のお願い】○○イベントご案内

○○様
いつもお世話になっております。

このたび、○○イベントを下記のとおり開催いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご出欠を確認させていただけますでしょうか。

日時：○月○日（○）15:00〜17:00
会場：○○ホール
返信期限：○月○日（○）

参加・不参加を明記のうえ、ご返信くださいますようお願い申し上げます。

飲み会用のカジュアルな出欠確認メール

件名：○○課飲み会の出欠確認です！

お疲れ様です。○○課の○○です。

○月○日（金）に○○課の懇親飲み会を企画しています。
場所は○○、予算は3,500円ほどです。

出欠を○○日までにこのメールに返信いただけると助かります！
よろしくお願いします〜！

社外向けの出欠確認メール文例

件名：【ご案内とご出欠確認】○○懇親会のご案内

株式会社○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。

このたび、日頃の感謝を込めてささやかな懇親の場を設けました。
ご多用の折恐縮ではございますが、ぜひご出席賜れればと存じます。

日時：○月○日（○）19:00〜
会場：○○ホテル ○階レストラン
返信期限：○月○日（○）

ご出欠の有無を、○○宛にご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

出欠確認アンケートとして使える一文例

• 「出欠につきましては以下よりご選択ください」
  • 出席 ／ 欠席
• 「参加ご希望の方は、ご返信にて『出席』とご記入ください」

Googleフォームやスプレッドシートを活用したオンライン出欠確認とも連携可能です。

出欠確認を効率的に管理する方法

スプレッドシートを活用した集計管理

Googleスプレッドシートを使えば、複数人の出欠状況をリアルタイムで一覧化できます。以下のような使い方が便利です：

• 「名前／部署／出席・欠席／備考」などの項目を用意
• 回答者が直接入力 or フォーム連携で自動反映
• フィルター機能で出席者だけを抽出可能

Googleフォームで簡単アンケート化

• 回答結果は自動でスプレッドシートに反映
• 出席／欠席だけでなく、アレルギーや到着時間なども併せて聞ける
• リマインドメールも送信しやすい

LINEグループで手軽に出欠確認

• 少人数や非公式の飲み会・懇親会ではLINEが手軽
• スタンプで出欠を集計（例：「👍」＝出席、「🙏」＝欠席）
• LINEオープンチャットやノート機能にリストを記載しておくと便利

用途や相手に応じてツールを使い分けることで、業務負担を減らし、出欠確認をスムーズに行えます。

返信がないときの催促メール例文

件名：【リマインド】○○のご出欠確認について

○○様
お疲れ様です。○○課の○○です。

先日ご案内いたしました○○について、出欠のご返信が未確認のため、念のためご連絡差し上げました。
お忙しいところ恐縮ですが、○○日までにご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

ポイントは催促感を強く出さず、「念のため」「確認のため」というクッション表現を使うことです。

出欠確認メールに関するよくある質問

Q：上司に出欠確認メールを送るときの注意点は？

A：敬語・文調に気を配り、「お忙しいところ恐縮ですが」などの配慮表現を使うこと。

Q：出欠確認メールの締め切りはどれくらい前に設定する？

A：原則として開催の3〜5営業日前が理想。社外であれば1週間〜10日前が安心です。

Q：催促しても返信が来ない場合は？

A：直属の上司に相談するか、対面または電話での確認も検討しましょう。

まとめ｜出欠確認メールは“伝え方”と“配慮”が鍵

出欠確認メールは、単なる参加可否の確認にとどまらず、相手への配慮や関係性を築く重要なツールです。適切な表現と文調で書かれたメールは、業務の円滑な進行だけでなく、信頼の積み重ねにもつながります。この記事の文例と構成をベースに、自信を持って出欠確認メールを運用していきましょう。