納期確認メールの書き方!例文と好印象を与えるポイント

2025年8月12日

取引先や社内で業務を進める中で、「納期はいつ頃になりますでしょうか？」と確認する場面は少なくありません。しかし、納期確認メールは書き方を誤ると、催促や圧力と受け取られ、関係性を損なうリスクもあります。本記事では、「納期を教えてください」メールの正しい文例から、件名の付け方、催促時の注意点、返信方法までを網羅し、相手に好印象を与えながらスムーズに業務を進める方法を解説します。

納期確認メールを送る前に押さえるべき基本と心構え

納期確認メールは、単なるスケジュール調整のためのツールではなく、信頼関係を維持・構築する重要なコミュニケーション手段です。まずは送る前に考えるべき背景と基本姿勢から整理しましょう。

納期確認メールの目的を明確にする

納期確認メールは、大きく分けて3つの目的があります。

進捗状況を把握する：予定通りに進んでいるか確認し、必要なら対策を取る。
相手に作業を思い出してもらう：忘れられている可能性がある案件をリマインドする。
業務全体のスケジュールを調整する：他の工程や部署との兼ね合いを考慮するため。

例えば製造業では、納期の1週間前に確認メールを送ることで部品の調達や検品の段取りを調整でき、遅延を未然に防げます。逆に、IT業界ではプロジェクト全体のガントチャートに影響するため、1日単位での納期確認が求められることもあります。

相手の立場を想像する

相手が取引先か社内メンバーかによって、メールの文面は変わります。取引先であれば丁寧かつ簡潔な依頼文が好まれ、社内であれば状況共有を兼ねた柔らかい表現が効果的です。

取引先宛：「納期はいつ頃になりますでしょうか。スケジュール調整のため、ご教示いただけますと幸いです。」
社内宛：「例の案件、納期って確定してますか？今週中に決まればありがたいです。」

このニュアンスの違いを意識するだけで、相手の受け取り方が大きく変わります。

送信タイミングの工夫

納期確認メールは、相手にプレッシャーを与えすぎないタイミングで送ることが重要です。納期直前すぎると「もっと早く聞いてほしかった」と思われ、早すぎると「せっかち」な印象になります。
国内外のプロジェクト管理調査によると、理想的な確認タイミングは納期の3〜7日前が最多でした。

実務での失敗例

以前、広告代理店での事例として、営業担当が納期前日の夕方に確認メールを送った結果、印刷会社が残業対応を余儀なくされ、関係性が悪化したケースがあります。このように遅すぎる確認は相手の業務負荷を高め、今後の協力体制にも悪影響を与えるため注意が必要です。

件名でわかりやすく伝えるコツと事例集

納期確認メールの件名は、開封率と返信スピードに直結します。特にビジネスでは、一日に数十〜数百通のメールが届くため、件名の情報設計が重要です。

件名設計の基本ルール

目的が一目でわかる
例：「○○案件納期確認のお願い」
案件名・日付を明記する
例：「Aプロジェクト 6月納品分納期確認」
依頼内容を簡潔にする
例：「納期確認のお願い（○○製品第3ロット）」

社内向けなら略語やプロジェクトコードも有効ですが、取引先や初めての相手には避けたほうが無難です。

実務での成功例

製造業の営業部では、件名に「納期確認【至急】」と付けていたところ、返信は平均3時間以内。しかし【至急】を乱用した結果、緊急度が薄れ、返信までに半日以上かかるようになったという事例があります。件名の強調ワードは、本当に必要なときにだけ使いましょう。

推奨件名例

「○○製品第2ロット納期確認のお願い（納期：8月20日予定）」
「A案件納期回答のお願い（スケジュール調整のため）」
「納期確認のお願い／9月展示会用パンフレット」

相手に配慮した納期確認メールの書き方

納期確認メールは、確認だけでなく相手との関係性維持も目的としています。催促と受け取られない工夫が必要です。

基本構成

挨拶と近況共有
案件名・対象物の明記
納期確認の依頼文
確認理由（スケジュール調整・他工程の関係など）
返信期限や方法の明示
感謝の一文

例文（取引先向け）

株式会社〇〇
営業部 △△様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の××です。
先日ご依頼いたしました「○○製品第3ロット」につきまして、現在の納期予定を教えていただけますでしょうか。
弊社の工程調整のため、可能であれば〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。

このように「相手にとっての必要性」と「こちらの理由」を併記すると、圧迫感が減ります。