エクセルで時間計算を自在に!時間計算の便利ワザと注意点

2025年8月23日

仕事でエクセルを使うとき、時間の計算に苦労したことはありませんか。勤務時間の合計を出したいのにうまく足せない、分単位で計算したい、24時間以上の表示が崩れてしまうなど、時間計算には思わぬ落とし穴があります。この記事では、エクセルで時間を正しく扱うための基本から応用までをわかりやすく解説します。実際のビジネス現場で役立つ事例を交えながら、計算式のコツや注意点を紹介していきますので、これを読めば時間管理がぐっと楽になりますよ。

勤務時間を合計する方法と注意点

勤務時間をエクセルで集計する作業は、総務や人事、マネージャー職の方にとって日常的な業務です。しかし、入力方法やセルの書式を誤ると「合計がずれる」「思った表示にならない」といった問題が発生します。ここでは、勤務時間を正しく合計するためのポイントを整理していきます。

勤務時間がうまく計算できない理由

エクセルの時間は内部的には「1日＝1」として管理されています。つまり、1時間は1/24、30分は0.5/24という小数値として扱われます。そのため、計算式自体はシンプルですが、表示形式を「時刻」ではなく「標準」にしてしまうと小数で表示されてしまうのです。

また、勤怠表などでは深夜勤務や24時間以上の勤務時間を扱うケースがあり、通常のセル書式設定のままでは正しい結果を得られないこともあります。

実際の事例

ある企業では、残業時間の合計を出そうとした際に、通常勤務時間と合算した結果が「190:30」ではなく「14:30」と表示され、業務が滞ったことがありました。原因は「時間の表示形式が24時間で折り返す設定」になっていたためです。このようなケースはよく起こります。

正しく合計するための手順

勤務開始時間と終了時間を入力する（例：9:00、18:00）。
勤務時間の列に =終了時刻-開始時刻 の式を入力する。
セルの表示形式を「ユーザー定義」で [h]:mm に設定する。
合計を =SUM(範囲) で算出する。

この「[h]:mm」の書式設定がポイントです。これを設定することで、24時間を超えても正しく累積して表示できます。

注意点と失敗例

・セルの書式設定を「時刻」のままにすると、24時間以上が正しく表示されず翌日に繰り上がってしまいます。
・出退勤時刻を「文字列」として入力すると計算ができません。必ずセルの表示形式を「時刻」に設定してください。

他業種との比較で言うと、工場やコールセンターなど24時間稼働する業種では、24時間以上の勤務時間合計が日常的に発生するため、この設定の有無が業務効率を大きく左右します。

24時間以上の時間を足し算する方法

24時間以上の勤務や稼働時間を合計するケースは珍しくありません。特に、プロジェクト管理や設備の稼働率算出、シフト勤務の集計では必須です。ところが、エクセルのデフォルト設定では24時間を超えると翌日として扱われてしまい、意図した結果が得られません。

表示が崩れる理由

前述のとおり、エクセルは「時刻」として表示する際に1日＝24時間で折り返す仕組みになっています。そのため、25時間と入力しても「1:00」と表示されてしまうのです。これを避けるためには「時刻」ではなく「時間の累積」として表示する必要があります。

実際の事例

IT企業の開発チームでは、システム稼働時間の集計で合計が「350:00」になるはずが「14:00」と表示されてしまい、正しいデータが取れませんでした。チームリーダーが調査したところ、原因はセルの書式設定にあり、修正後は正しい合計が表示されました。

手順

勤務時間や稼働時間を通常どおり計算する。
合計セルを選択し、右クリックで「セルの書式設定」を開く。
「表示形式」→「ユーザー定義」で [h]:mm を設定する。

これで「25:00」「190:30」といった24時間超の時間も正しく表示されます。

メリットとデメリット

・メリット：長時間労働や設備稼働率を正確に記録できる。
・デメリット：表示形式を都度設定しないと誤表示が起きやすい。

海外の勤怠管理ソフトでは標準で「累積時間表示」が搭載されている場合も多く、日本企業がエクセルで手作業するのに比べ効率的です。この差を埋めるためにも、エクセルの設定変更を覚えることは重要です。

分単位や秒単位で時間を計算する方法

勤務表や作業記録では、1分単位や30秒単位の精度で時間を計算する必要があることがあります。特にコールセンターや物流現場では、作業効率を数分単位で管理するケースが多いのです。

なぜ分単位・秒単位が必要か

・コールセンター：通話時間を正確に計測し、生産性を評価するため。
・物流業界：荷物の積み下ろし時間を分単位で計算し、配送効率を改善するため。
・製造業：機械の停止時間を秒単位で管理し、生産ロスを抑えるため。

こうした現場では「おおよそ1時間」という計算では不十分で、正確な分や秒での管理が求められます。

実践手順

時間の計算を通常通り =終了時刻-開始時刻 で行う。
表示形式を「ユーザー定義」で [h]:mm:ss に設定する。
分単位だけを取り出したい場合は、 =HOUR(セル)*60+MINUTE(セル) とする。
秒まで換算する場合は、 =HOUR(セル)*3600+MINUTE(セル)*60+SECOND(セル) とする。

注意点

時間を分や秒に換算すると「整数値」として表現されるため、その後の計算に使いやすくなります。ただし、元データの入力が正確でないと誤差が大きくなるので注意が必要です。

事例

物流企業で、配送ルートごとの積み込み時間を秒単位で分析した結果、作業工程の改善につながり、年間で数百時間の作業削減につながった例があります。エクセルの秒単位計算が実際のコスト削減に直結した好例です。

マイナス時間を扱う方法

エクセルで「退勤時間 − 出勤時間」のような計算をしたとき、思ったより早く出勤した場合などにマイナスの時間が出てしまうことがあります。ところが、通常のエクセル設定ではマイナス時間を正しく表示できず「#####」とエラー表示になることが多いのです。

なぜマイナス時間が表示されないのか

エクセルの内部構造では、1900年1月1日を基準として日付や時間を計算します。負の時間はこの基準から逆算することになり、デフォルトの「1900年基準」では扱えない仕様なのです。そのため、表示できずにエラーが出てしまいます。

解決策

マイナス時間を扱うには次の方法があります。

表示を文字列に変換する： =TEXT(終了時間-開始時間,"[h]:mm") とすると、時間差をテキストとして表示できます。
1904年日付システムを使う：Excelのオプションで「1904年日付システムを使用する」にチェックを入れるとマイナス時間を扱えるようになります。ただし、既存のデータに4年のずれが生じるため注意が必要です。
IF関数で分岐：マイナスが発生したときに別のメッセージや「0」を返すように制御する。