取引先や社内で資料を送るとき「添付ファイルは別送パスワードで保護します」といったメールを見かけることが多いですよね。ただ、いざ自分が送る側になると「どんな文面が正しいのか」「相手に失礼にならないか」「セキュリティ的に意味はあるのか」と迷う方も多いはずです。この記事では、メールでパスワードを別送する際の正しい例文から、なぜ別送する必要があるのか、そしてセキュリティを強化するための実践的な工夫まで、網羅的に解説します。読後には、自信を持って安全かつ丁寧なメールを送れるようになりますよ。
メールでパスワードを別送するのはなぜ必要なのか
パスワードをファイルと同じメールに書いてしまうと、もしそのメールが第三者に流出した場合、簡単に中身を見られてしまうリスクがあります。そのため、別送することによって安全性を少しでも高めるのです。
とはいえ「メール パスワード別送 意味ない」という意見も一部にはあります。これは、結局同じ通信経路を使うため完全な防御にはならないからです。ただし、攻撃者が片方しか入手できなければ中身を開けられないので、リスク軽減には有効だといえます。
特に社外に対して「ビジネス メール パスワード 別送」を徹底している企業も多く、コンプライアンスの観点からも実践しておくのが望ましいですよ。
パスワードを別送するやり方と送付時の流れ
実務で迷いやすいのは「どのタイミングで送ればいいのか」という点です。基本的にはファイルを送った後、同じ宛先に別のメールでパスワードを伝えるのが一般的です。
実際の流れ
- まず添付ファイルを送るメールを作成し、本文内には「パスワードは別途お送りします」と明記する
- 数分後、または別の送信タイミングでパスワードのみを記載したメールを送る
- 可能であれば送信者を同一にし、件名に「パスワード送付のご案内」と明記する
「メール パスワード別送 やり方」としてはこれが基本形です。社内規定や取引先のルールに従うのが第一ですが、一般マナーとして覚えておくと安心ですね。
添付ファイルを送るときに使える例文
では具体的に、実際に使える「添付ファイル メール 例文」を紹介します。
添付ファイル送付メールの例文
件名：資料送付の件（パスワード別送）
本文：
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。ロロント株式会社の□□です。
ご依頼いただきました「××資料」を添付にてお送りいたします。
なお、ファイルはパスワードを設定しております。パスワードは別途メールにてお送りいたしますので、併せてご確認ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
このように本文内で「パスワード別送」であることを明記すると、相手が混乱せずに済みますよ。
パスワードを別メールで送る例文
次に「パスワード メール 分ける」際の具体例です。
パスワード送付メールの例文
件名：資料パスワードのご案内
本文：
〇〇株式会社
△△様
先ほどお送りいたしました資料のパスワードをお知らせいたします。
パスワード：XXXX
お手数ですが、添付ファイルと併せてご確認をお願いいたします。
このようにパスワードだけを簡潔に伝えるのが基本です。あまり長い文面は不要で、相手がすぐに確認できる配慮が大切ですよ。
パスワード別送メールに対する返信例
受け取った側が迷うのが「返信は必要か」という点です。特に社外のやり取りでは「メール パスワード 別送 返信」を求められるケースもあります。
返信例文
件名：資料受領のご連絡
本文：
ロロント株式会社
□□様
資料ならびにパスワードを確かに受領いたしました。
迅速にご対応いただきありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
こうした短い「受領確認」を送るだけで、取引先に安心感を与えられます。
Outlookでパスワード別送を自動化する方法
業務効率を考えると、毎回手動でパスワード送信をするのは大変ですよね。そこで役立つのが「メール パスワード 別送 自動 Outlook」の設定です。
Outlookではルールやテンプレートを活用して、自動的に2通目のメールを送れるようにできます。例えば「特定フォルダに入れたファイルを送ったら、自動でパスワード送信用メールを送る」といった仕組みを作ることが可能です。
セキュリティ面を考慮しても、自動化することでヒューマンエラーを防げるのは大きなメリットですよ。
パスワード別送は意味ないと言われる理由と対処法
検索でもよく見かける「メール パスワード別送 意味ない」という意見。これには理由があります。
- 結局同じメールアカウントに届くため、アカウントが侵害されれば両方見られてしまう
- 人的な手間が増えるだけで、セキュリティ強化が限定的
こうした声に対しては「確かに完全な安全策ではないが、少なくともワンステップ増やす効果はある」と理解するのがよいでしょう。
さらに安全性を高めたい場合は、以下の方法がおすすめです。
- 別の通信手段（SMSやチャットツール）でパスワードを伝える
- ZIP暗号化ではなく、共有ストレージやパスワード付きクラウドリンクを使う
- 相手のセキュリティポリシーに従って送付方法を合わせる
つまり「意味ない」わけではなく、正しく運用することで十分役立つ対策になるのです。
パスワード別送が必要なケースと不要なケース
パスワード別送はセキュリティを意識した配慮ですが、常に必要というわけではありません。状況や相手先によって判断が変わります。
必要なケース
- 機密情報や個人情報を含む資料を送るとき
- 取引先や顧客といった社外に資料を送るとき
- 相手先のセキュリティポリシーに「パスワード別送」が明記されているとき
このような場合は必ず実施するべきです。特に社外向けの「ビジネス メール パスワード 別送」は信用維持の観点からも欠かせません。
不要なケース
- 社内の共有フォルダやセキュリティツールを使って資料を共有する場合
- 機密性が低い一般資料（公開済み情報など）の場合
- クラウドサービスのセキュリティリンクで送信する場合
不要な場面で無理に別送すると、逆に手間をかけている印象を与えることもあります。状況に応じて柔軟に判断するのが大切ですよ。
取引先や社外への配慮ある文例
社外に送るときは、単にパスワードを別送するだけでなく「なぜ別送しているか」をさりげなく伝えると親切です。
社外向け添付ファイル送信メール例文
件名：契約書送付の件（パスワード別送）
本文：
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。ロロント株式会社の□□です。
本日ご依頼いただきました契約書を添付にてお送りいたします。
セキュリティ確保のため、ファイルにはパスワードを設定しております。パスワードは別メールにてお送りいたしますので、併せてご確認ください。
何卒よろしくお願いいたします。
こうした「セキュリティ確保のため」という一言を添えるだけで、形式的なやり取りではなく、相手を気遣った印象になります。
避けるべきNG例文と注意点
便利なはずのパスワード別送も、やり方を誤ると逆効果になることがあります。
NG例文
- 添付メールに「パスワードは1234です」と記載してしまう
- 件名に「パスワード：1234」と入れてしまう
- 長文の中にパスワードを埋め込んでしまい、相手が見落とす
これらは「メール パスワード別送 意味ない」と言われる典型例です。実際には別送になっていないため、セキュリティ的に無意味どころか、信頼を損なうリスクすらあります。
また、簡単すぎるパスワードを設定するのも避けましょう。「0000」「password」「123456」などは一瞬で突破される恐れがあります。少なくとも英数字を混在させた8文字以上の設定がおすすめですよ。
まとめと実践的アドバイス
メールでパスワードを別送するのは、取引先や顧客との信頼を守るための大切なマナーです。ただし「意味ない」と言われるのも事実で、完全な安全策ではありません。
そのため、次のポイントを意識して運用するのが理想的です。
- 社外や重要資料には必ずパスワード別送を行う
- 社内共有やクラウドリンク利用時には不要な場合もある
- 文面では「セキュリティ確保のため」と理由を伝える
- パスワードは単純すぎないものを設定する
- 相手に見やすい形で別送メールを作成する
最後に、パスワード別送はあくまで最低限のセキュリティ対策です。可能であれば、クラウド共有や暗号化ツールの利用も組み合わせて、安全性と業務効率を両立させるのが理想ですよ。
