退去連絡のメール例文集!賃貸解約やオフィス移転時に役立つテンプレート

2025年9月16日

賃貸物件の退去やオフィスの移転を決めたとき、大家さんや管理会社、取引先へどのように連絡するか迷う方は多いものです。特にメールでの退去連絡は「言い方が失礼にならないか」「必要な情報を漏れなく伝えられているか」と不安になる人もいますよね。本記事では、退去連絡メールの正しい書き方や具体的な例文、電話との使い分け、通知書やテンプレートまで網羅的に解説します。この記事を読めば、相手に好印象を残しつつスムーズに退去手続きを進めることができますよ。

退去連絡のメールを送るときに押さえるべき基本ルール

退去連絡をメールで行うときは、単なる「辞めます」の一言では不十分です。相手に伝えるべき情報を整理し、誤解やトラブルを避ける工夫が大切です。

まずは基本ルールを押さえておきましょう。

退去連絡メールに必ず含める内容

退去連絡のメールでは、次の情報を盛り込むことが基本です。

契約している物件や部屋番号、会社名（オフィスの場合）
退去希望日（解約日）
解約理由（任意だが簡潔に伝えると良い）
立会いや鍵の返却など、今後の手続きに関する確認依頼

これらを含めることで、管理会社や大家さんがスムーズに処理を進めやすくなります。曖昧な情報だと「どの部屋の退去か分からない」「いつ出るのかはっきりしない」といった混乱を招いてしまいますよ。

メールと電話の使い分け方

「退去連絡メール電話」という検索が多いことからも分かるように、どちらで伝えるべきか悩む人は少なくありません。基本的にはメールで書面として残すことが望ましいですが、以下のようなケースでは電話も併用しましょう。

管理会社が電話での連絡を推奨している
退去日まで時間が短く、至急対応が必要なとき
担当者との信頼関係を重視したいとき

最初に電話で伝え、その後に確認のメールを送る流れが最もトラブルを避けやすい方法です。

退去連絡メールの正しい言い方と例文

退去連絡では、表現の選び方ひとつで相手の受け取り方が変わります。「辞めます」「出ていきます」といった直接的な言葉は避け、丁寧かつ簡潔な言い方を選ぶことが大切です。

賃貸解約時に使える退去連絡の例文

「退去連絡のメール例文｜賃貸解約時に使える書き方ガイド」を参考にすると、以下のようにまとめられます。

例文：

件名：賃貸物件退去のご連絡（○○マンション 101号室）

○○不動産株式会社
管理部 ○○様

いつもお世話になっております。○○マンション101号室に入居しております△△と申します。

このたび、2024年○月末日をもって退去させていただきたく、ご連絡申し上げます。
退去にあたり、立会いの日程や鍵の返却方法などにつきましてご指示いただければ幸いです。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

△△（署名）

このように、退去日と必要な確認事項を明記し、最後に相手への感謝の言葉を添えると好印象を残せます。

退去理由を伝えるときの表現例

「賃貸退去理由例文」で検索されるように、理由をどう伝えるか迷う方もいます。基本的には必須ではありませんが、伝える場合は簡潔にするのがポイントです。

転勤のため
家族構成の変化により広い部屋へ引っ越すため
通勤時間短縮のため

「不満があるから出ます」という書き方はトラブルの原因になるため避けましょう。

電話で退去連絡をするときの言い方と例文

「退去連絡電話例文」で検索する人も多いように、電話での伝え方に不安を感じる方もいます。電話は直接的でスピード感がありますが、感情が伝わりやすいため言い方には注意が必要です。

電話での退去連絡の基本フレーズ

例文：
「お世話になっております。○○マンション101号室の△△と申します。このたび、○月末をもって退去したくご連絡いたしました。今後の手続きについてご案内いただけますでしょうか。」

このように、最初に自己紹介と物件情報を明確にし、退去希望日を伝えるのが基本です。その上で「立会いの流れを教えていただけますか」とお願いする形にすると丁寧な印象を与えられます。

電話後に送るフォローメール

電話だけで終えると「言った言わない」のトラブルが起こることがあります。そのため、必ずフォローメールを送りましょう。

例文：
「先ほどお電話にて退去の件をご相談いたしました△△です。改めて、○月末をもちまして退去のご連絡を申し上げます。」

このように電話とメールを組み合わせることで、記録を残しつつスムーズに手続きを進められます。

シェアハウスや社宅で退去連絡をするときの注意点

賃貸マンションと違い、シェアハウスや社宅では管理ルールが異なることがあります。「シェアハウス退去メール例文」と検索される背景には、共同生活特有の気遣いの必要性があります。

シェアハウス退去メールの例文

例文：

件名：シェアハウス退去のご連絡

○○シェアハウス運営事務局 ○○様

お世話になっております。○○ハウスに居住しております△△です。
このたび、2024年○月○日をもちまして退去させていただきたくご連絡申し上げます。

共同利用部分や退去時の清掃についてのご案内をいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

シェアハウスの場合、共用部の使用に関する配慮を加えるとトラブルを避けやすいです。

社宅や会社寮での退去メールのポイント

社宅や会社寮の場合、管理会社だけでなく人事部門や上司への連絡が必要になることもあります。そのため「誰に、どの順番で伝えるか」を意識しましょう。ビジネスメールとしてフォーマルさを保ちつつ、簡潔に理由を添えるのがベストです。

退去届や通知書テンプレートを使う方法

退去の意思を正式に示す書類として「退去届」や「退去通知書」を提出するケースがあります。これは契約上の手続きを円滑に進めるためのもので、書面として残すことで後々のトラブル防止につながります。

退去届を作成するときのポイント

退去届や通知書では、以下の項目を必ず明記しましょう。

物件名、部屋番号
契約者氏名（法人の場合は会社名と代表者名）
退去希望日
提出日
連絡先

「賃貸退去届テンプレート」を活用すると、フォーマットに沿って記入できるため漏れを防げます。自分で一から作成するより効率的ですよ。

通知書テンプレートを利用するメリット

「退去通知書テンプレート(無料)」という検索が多いように、インターネット上には無料で使えるフォーマットが豊富にあります。これらを使うメリットは以下の通りです。

必要な項目があらかじめ揃っているため時短になる
契約先から求められる一般的な形式を満たしやすい
誤字脱字や抜け漏れを防ぎ、安心して提出できる

ただし、管理会社や大家さんによっては独自の書式を指定される場合もあるので、事前に確認することが大切です。

無料で使える退去通知書のフォーマット紹介

実際に使える無料の通知書テンプレートには、Word形式やPDF形式のものがあります。

Word形式のテンプレート

Word形式は編集がしやすく、自分の事情に合わせて退去理由を追記したり、社名ロゴを入れることも可能です。会社でオフィス移転をする際には、ビジネス文書としての体裁を整えやすいのが利点です。

PDF形式のテンプレート

一方、PDF形式は内容を変更できないため、提出する前に修正ができない点に注意が必要です。ただし、相手に「改ざんのない正式書類」という印象を与えやすいため、公的な証拠性を重視する場合には向いています。

テンプレートを利用する際の注意点

物件や契約に関する固有の情報を必ず反映させること
退去日と提出日の記載を間違えないこと
押印が必要かどうかを確認すること

無料フォーマットは便利ですが、そのまま使うのではなく、状況に応じて調整することが成功のポイントです。

オフィス移転時の退去連絡メール例文

個人の賃貸物件と異なり、オフィスの退去は取引先や社内外の関係者にも影響します。そのため、ビジネスメールとしての体裁や丁寧さが一層求められます。

管理会社への退去連絡例文

件名：オフィス退去のご連絡（○○ビル 5階）

○○ビル管理会社
担当 ○○様

平素より大変お世話になっております。株式会社△△でございます。

このたび、弊社は2024年○月末日をもちまして○○ビル5階のオフィスを退去することとなりました。
退去にあたり、原状回復工事や立会いの日程についてご案内いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
代表取締役 ○○

取引先への移転連絡例文

退去連絡と合わせて、取引先に新しい住所を伝えることも重要です。

件名：オフィス移転のご案内

株式会社○○
営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△でございます。

このたび弊社は業務拡大に伴い、2024年○月○日より下記住所に移転することとなりました。

【新住所】
〒000-0000
東京都○○区○○ 1-2-3 ○○ビル 8階

旧オフィスは2024年○月末日をもちまして退去いたします。
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

オフィス移転の場合、単なる退去連絡だけでなく「新しい拠点での信頼関係継続」を意識した文面にすることが大切です。