就労証明書は、保育園の入園手続きや住宅ローン審査、役所の申請など幅広い場面で必要になる大切な書類です。しかし、いざ会社に依頼しようと思っても「どう伝えれば失礼にならないのか」「メールと電話、どちらが良いのか」と迷う方は多いのではないでしょうか。この記事では、就労証明書を会社に依頼するときの正しいお願いの仕方を、メール・電話・手紙などの例文とともに解説します。依頼の流れやマナーを押さえておけば、スムーズに対応してもらえるだけでなく、業務上のやり取りも安心して進められますよ。
就労証明書を会社に依頼するときの基本的な流れ
就労証明書は「勤務していることを証明する書類」で、企業が従業員の勤務実態を記載し、必要な相手先に提出するものです。依頼の仕方を間違えると会社に手間をかけてしまったり、最悪の場合は対応が遅れてしまうこともあります。まずは依頼時の基本的な流れを整理しておきましょう。
就労証明書を会社に依頼する例文｜メール・電話・添え状すべて解説
依頼の手段には大きく分けて3つあります。
- メールで依頼する
- 電話で依頼する
- 書面（添え状や手紙）で依頼する
たとえば保育園入園のための就労証明書を依頼する場合、まずはメールで「就労証明書の発行をお願いしたい」と伝え、必要書類を添付するのが一般的です。その後、会社によっては書面提出が必要な場合もあるため、添え状を同封する形で依頼します。
電話で依頼する場合は「就労証明書をお願いしたいのですが、どなたにお願いすればよろしいでしょうか」と窓口を確認するのがマナーです。急ぎの場合や、相手に必ず届いたか確認したいときに有効ですよ。
就労証明書お願いの仕方の基本マナー
依頼時に押さえるべきポイントは以下のとおりです。
- 依頼理由を端的に伝える（例：保育園提出のため）
- 期限を必ず伝える（例：◯月◯日までに必要です）
- 返信用封筒など、相手の手間を減らす工夫をする
これらを明記することで、相手にとっても依頼がスムーズになります。逆に「必要なのでお願いします」だけでは不十分で、担当部署が対応に困るケースもあるので注意が必要です。
メールで就労証明書を会社に依頼するときの例文
メールは最も利用される依頼手段です。時間や場所を選ばず送れるため、会社にとっても従業員にとっても効率的です。ただし、依頼文が曖昧だったり、期限を伝え忘れたりすると、再度確認が必要になり業務効率が下がってしまいます。
基本の依頼メール例文
件名：就労証明書発行のお願い（◯◯課 ◯◯）
本文：
◯◯課 ◯◯様
お世話になっております。総務課の◯◯です。
このたび、保育園入園手続きに必要な就労証明書の発行をお願いしたくご連絡差し上げました。
必要書類のフォーマットを添付いたしましたので、ご確認のうえご対応いただけますと幸いです。
提出期限が◯月◯日となっておりますので、◯月△日までにご対応いただけますと助かります。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
このように「依頼理由」「添付資料」「期限」を明確に記載しておくと、相手も迷わず対応できます。
添え状をつけて依頼する場合
就労証明書を郵送で依頼する場合は、添え状を同封すると丁寧です。添え状には「依頼内容」「期限」「返信方法」を簡潔にまとめます。たとえば「同封の就労証明書にご記入いただき、同封の返信用封筒にて◯月△日までにご返送ください」と記すのが一般的です。
電話で就労証明書を会社に依頼するときの言い方と例文
急ぎの場合や、相手に確実に伝わったか確認したい場合は、電話で依頼するのが有効です。ただし、電話での依頼は記録が残らないため、必ず後からメールや書面で確認をとっておきましょう。
就労証明書 会社依頼 電話での例文
「お世話になっております。◯◯課の◯◯と申します。保育園の入園手続きに必要な就労証明書を発行していただきたくご連絡いたしました。どなたにお願いすればよろしいでしょうか。」
このように最初に窓口を確認することで、担当者につないでもらえます。その後「必要なフォーマットを後ほどメールでお送りしますので、ご対応をお願いできますでしょうか」と補足するとスムーズです。
電話依頼で失敗しないコツ
- 事前に依頼内容をメモにまとめておく
- 相手の名前を必ず確認しておく
- 電話後には必ずメールで「先ほどお電話でお願いしました件」と記録を残す
特に期限が絡む依頼は、記録を残すことがトラブル防止につながります。
手書きや手紙で就労証明書を依頼するときのポイント
会社によっては、依頼を文書で提出するよう求められる場合もあります。特に役所関係や保育園関係の書類では「依頼の証跡」が必要とされるケースがあるため、手書きや手紙でお願いすることも想定しておきましょう。
就労証明書会社依頼 手書き依頼の仕方
手書きで依頼する場合は、以下を必ず盛り込みます。
- 宛先（部署名や担当者名）
- 依頼の理由
- 必要な期限
- 返信方法（返信用封筒の同封など）
短文で構いませんが、丁寧に記載することで印象が良くなります。たとえば「保育園入園手続きのため、同封の就労証明書のご記入をお願いいたします。◯月△日までにご返送いただけますと幸いです。」といった形です。
添え状や返信用封筒を用意する工夫
郵送で依頼する場合は「就労証明書 会社依頼 添え状」や「返信用封筒」をセットにして送るのがマナーです。相手に余計な負担をかけないことで、依頼がスムーズに進みます。返信用封筒には宛名と切手を忘れずに貼っておきましょう。
保育園に提出するための就労証明書を会社に依頼する方法
就労証明書を最も多く依頼するシーンは、保育園の入園や継続利用のための手続きです。特に自治体が指定するフォーマットを使うことが多く、会社に依頼する際も「役所から指定された書類があります」と明示する必要があります。
保育園提出用に依頼する際のポイント
- フォーマットは必ず自治体指定のものを渡す
- 提出期限を明確に伝える
- 不備があった場合の修正を依頼できるように余裕を持ってお願いする
例えば、保育園の申請では「◯月末必着」と指定されることが多いです。会社への依頼は少なくとも2週間前には行い、修正や再提出に備えてスケジュールを調整しておくと安心ですよ。
保育園向け依頼メールの例文
件名：保育園提出用 就労証明書の発行依頼
本文：
お世話になっております。◯◯課の◯◯です。
このたび、子どもの保育園入園申請に必要な就労証明書の発行をお願いしたくご連絡差し上げました。
自治体指定のフォーマットを添付しておりますので、必要事項をご記入のうえ、◯月◯日までにご対応いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
このように理由を簡潔に伝え、書類を添付しておけばスムーズに進みます。
郵送や返信用封筒を使って依頼する具体例
会社によっては、書面での依頼や郵送でのやり取りが必要になる場合があります。その際は、依頼状と必要書類、さらに返信用封筒をセットにするのが基本です。
郵送依頼のセット内容
- 自治体指定の就労証明書フォーマット
- 依頼の手紙（添え状）
- 返信用封筒（宛名記入済み・切手貼付済み）
こうしておくと、会社側の事務作業を最小限にでき、スムーズに書類を返送してもらえます。返信用封筒を同封しないと、会社側に余計な手間が発生してしまい、対応が遅れる原因にもなりかねません。
添え状の書き方例文
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、子どもの保育園入園申請のため、就労証明書のご記入をお願い申し上げます。
同封のフォーマットに必要事項をご記入のうえ、同封の返信用封筒にて◯月△日までにご返送いただけますと幸いです。
ご多忙の折恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
こうした添え状を添えるだけで、受け取った相手の印象はぐっと良くなります。
依頼手紙の書き方例文と注意点
メールや電話に比べて、手紙で依頼するケースは少ないですが、公式な依頼や証跡を残す必要がある場合には効果的です。特に人事や総務部門との正式なやり取りでは、手紙の形をとると信頼感が高まります。
就労証明書依頼手紙の例文
株式会社◯◯
人事部 御中
拝啓
平素より大変お世話になっております。
私、◯◯課の◯◯と申します。
このたび、保育園入園申請に必要な就労証明書を発行いただきたくお願い申し上げます。
同封の書類にご記入いただき、返信用封筒にてご返送くださいますようお願いいたします。
提出期限が◯月△日となっておりますので、◯月×日までにご対応いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
敬具
このようにフォーマルな依頼文にすることで、相手も「正式な依頼」と受け止めてくれます。注意点としては、必ず期限を明記することと、相手の手間を減らす工夫（返信用封筒など）を忘れないことです。
まとめと実践アドバイス
就労証明書は、多くの人にとって一度は会社に依頼することになる重要な書類です。依頼の仕方を誤ると対応が遅れたり、書類不備で再提出が必要になったりと余計な手間が発生してしまいます。
この記事で紹介したように、メール・電話・手紙それぞれの依頼方法を使い分け、期限や理由を明確に伝えることが大切です。また、保育園や役所提出の場合は、指定フォーマットや返信用封筒を準備して依頼することでスムーズに進みます。
ちょっとした気遣いが、相手の印象や対応スピードに直結しますよ。これから就労証明書を依頼する方は、例文を参考にしながら、自分の状況に合った方法でお願いしてみてください。
