仕事の中で、相手の間違いや修正点を伝えなければならない場面は避けられません。ですが、ストレートに「間違っています」と伝えると、受け手に強い印象を与えてしまい、関係性を損ねるリスクもあります。そこで大切なのが、指摘をやわらかい言い方に言い換える工夫です。この記事では、ビジネスメールや社外対応で使える丁寧な表現や具体的な例文を紹介し、トラブルを避けながら相手に伝わるメールの書き方を解説します。
指摘をやわらかい言い方にする基本の考え方
相手に誤解や不快感を与えないためには、指摘を単なる「訂正」ではなく「提案」として伝えることがポイントです。特にメールのやりとりでは声色や表情が伝わらないため、言葉選びが印象を左右します。
- 「間違っています」ではなく「少し誤解を招くかもしれません」
- 「修正してください」ではなく「ご確認いただけますと助かります」
- 「違います」ではなく「別の可能性も考えられそうです」
このように、断定を避けてクッション言葉を添えるだけで、相手に柔らかい印象を与えられます。ビジネスでは特に「間違いを指摘する丁寧」な伝え方が求められるため、表現の引き出しを増やしておくと安心ですよ。
間違いを指摘する丁寧なフレーズの使い方
メールで間違いを指摘する際は、まず相手の行動や意図を尊重する一言を入れるとスムーズです。そのうえで訂正や依頼を伝えると、相手は受け止めやすくなります。
丁寧に伝える例文
- 「大変恐れ入りますが、先日の資料で日付の記載が一部異なっているようです。ご確認いただけますと幸いです。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、こちらの数値について再度ご確認いただけますでしょうか。」
これらのフレーズは、単に「間違っています」とは言わず、確認という柔らかい行動に言い換えています。相手に「修正してほしい」という意図を伝えながら、角が立ちにくい表現になるのです。
社外相手への間違い指摘メールの書き方
社外のお客様や取引先に間違いを指摘する場合、特に慎重さが求められます。相手の立場を尊重しつつ、あくまで「事実の確認」というトーンで書くことが基本です。
社外向け例文
- 「ご提示いただいた資料の中で、金額が契約内容と異なっている箇所がございました。大変恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。」
- 「念のための確認となりますが、納期の日付が来月15日となっております。ご認識に相違がないかご確認をお願い申し上げます。」
ポイントは、相手を「間違った」と断定せず、「確認」や「相違がないか」という言葉を用いることです。これにより、相手のメンツを保ちながら訂正を促すことができます。
やんわり伝える指摘フレーズと実例
「間違い指摘やんわり」と検索されることからも分かるように、多くの人が「強く言わずにやんわり伝える」方法を求めています。以下のようなフレーズが役立ちます。
- 「念のためお伝えさせていただきます」
- 「こちらの理解不足でしたら申し訳ございませんが」
- 「恐れ入りますが、再度ご確認いただければ幸いです」
例えば、会議の議事録で誤字脱字があったときには、「私の見間違いでしたら恐縮ですが、○○の部分が△△と記載されているようです」と伝えると、角が立たずに訂正を依頼できます。こうした工夫を積み重ねることで、社内外の人間関係を良好に保てますよ。
ビジネスで使える間違い訂正メールの実践例
ビジネスメールでは「相手の間違い訂正メール」を書く場面も多くあります。特に契約や納品に関わる重要な内容の場合、正しく訂正する必要がありますが、やはり柔らかさも欠かせません。
訂正メール例
- 「先ほどのご連絡について、一部訂正がございましたので共有いたします。」
- 「先日のご案内で不正確な記載がありました。正しくは以下の通りです。」
このように、自分側の誤りであれば率直に「訂正」と伝えるのが誠実です。相手の間違いであれば「共有」や「確認」という言葉を使って、責任を押し付けないニュアンスにしましょう。
友達や社内で使えるやわらかい指摘の言い方
メールに限らず、友達や社内のメンバーに対しても、やわらかい指摘の仕方は役立ちます。特に同僚や部下に伝えるときは、関係性を損ねないためにも工夫が必要です。
友達や社内向け例文
- 「ちょっと勘違いしてるかもしれないけど、こっちが正しいみたいだよ」
- 「自分の見落としだったらごめんね、ここってこういう意味かな？」
友達や社内では多少カジュアルでも構いませんが、「間違いを突きつける」よりも「一緒に確認する」姿勢を見せると、相手も素直に受け止めやすいです。
指摘メールを受け取ったときの返信の仕方
相手から「間違いを指摘するメール」が届いたとき、返信の仕方も大切です。受け止め方次第で信頼関係に差が出ます。
返信例文
- 「ご指摘いただきありがとうございます。早速修正いたしました。」
- 「ご確認いただき助かります。修正のうえ、改めて送付いたします。」
ポイントは、まず感謝を伝えることです。その上で修正や対応を明確にすると、誠実な印象を与えられます。返信が遅れると不安を与えるので、できるだけ迅速に対応すると良いでしょう。
シーン別に使える指摘メールの具体例
指摘メールはシーンごとに表現の工夫が必要です。状況に合わせた言葉選びができると、相手との関係性を保ちつつスムーズにやり取りできます。
契約や金額に関わる場合
- 「ご提示いただいたお見積りの金額に、一部契約内容と相違があるようです。恐れ入りますが、再度ご確認いただけますでしょうか。」
契約や金額は誤解が大きなトラブルにつながるため、早めかつ丁寧に伝えることが重要です。
納期やスケジュールに関わる場合
- 「ご共有いただいたスケジュールですが、納期が当初の認識と異なるように思われます。お手数ですが、ご確認をお願いできますでしょうか。」
納期調整は相手も敏感になりやすいため、断定せず「思われます」と柔らかく伝えるのがコツです。
書類や資料に誤りがある場合
- 「資料の3ページ目に、数値が異なっている箇所があるように拝見しました。私の確認不足でしたら恐縮ですが、再度ご確認いただけると助かります。」
自分の確認不足の可能性に触れることで、角が立ちにくくなります。
社内と社外で異なる指摘の言葉選び
同じ「間違いの指摘」でも、相手が社内か社外かによって表現を変える必要があります。
社内での指摘
- 「この部分、少し修正したほうが良いかもしれませんね」
- 「念のため確認しておいた方が安心かと思います」
社内ではスピードを重視しつつも、相手を立てる言い方がベストです。上司や先輩には敬語を保ちながらも、部下や同僚には協力的なニュアンスを加えると関係性が良好になります。
社外での指摘
- 「恐れ入りますが、こちらの内容について相違がないかご確認いただけますでしょうか」
- 「念のための確認となりますが、こちらの数値が異なっているように思われます」
社外では断定的な表現を避けることが必須です。あくまで「確認」を依頼する形にし、相手のメンツを保つことを第一にしましょう。
NGフレーズと注意点
指摘メールで避けるべき表現もあります。無意識に使ってしまうと、相手に強い否定の印象を与えるので要注意です。
NGフレーズ例
- 「間違っています」
- 「違います」
- 「誤りですので訂正してください」
- 「確認不足ですね」
これらは一見シンプルで分かりやすいですが、相手の気持ちを逆なでしやすい言葉です。特に「確認不足ですね」という表現は相手を責める響きが強いため、ビジネスでは控えましょう。
注意点
- 断定せずに「〜のようです」「〜かもしれません」とやわらかく表現する
- 自分の見間違いや確認不足の可能性にも触れることで謙虚さを出す
- 相手の労力や時間を尊重するフレーズを加える
例えば「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の中恐れ入りますが」といった前置きを入れるだけで、相手への配慮が伝わります。
まとめ
相手に間違いを伝えるとき、最も大切なのは「正しく伝えること」だけでなく「関係性を壊さないこと」です。ビジネスでは一度のメールが信頼を左右することもあります。「指摘をやわらかい言い方で伝えるメール例文」を活用すれば、相手に配慮しつつ、必要な修正をお願いできます。
- 社外には「確認」という表現で柔らかく依頼する
- 社内では「提案」や「一緒に確認する」スタンスを意識する
- NG表現は避け、クッション言葉を添えて伝える
こうした工夫を積み重ねることで、信頼を損なわずに建設的なコミュニケーションが取れるようになりますよ。次回のメール作成で、ぜひ実践してみてください。
