日々の業務で欠かせない「報告書」。提出するだけでなく、メールで正しく伝えることが大切です。特に社外への提出では信頼性に直結し、社内でも上司や関係部署への印象を左右しますよね。この記事では、報告書提出メールの基本から件名の工夫、社外・社内別の具体例までをまとめました。すぐに使える例文を知ることで、迷わずスムーズに対応でき、仕事の効率もぐっと上がりますよ。
報告書提出のメール例文と書き方の基本
報告書提出メールは「いつ」「何を」「どのように」送るかで印象が変わります。特に件名や本文の書き方次第で、受け取る相手の理解度や反応がスムーズになります。
報告書提出メールの基本構成
まず押さえておきたいのが、メール本文の基本構成です。多くのビジネスメールと同じく、以下の流れで書くと読みやすくなります。
- 件名：用件がひと目で分かるシンプルなもの
- 宛名：社内なら部署や上司、社外なら社名＋担当者名
- 挨拶：簡潔な一文で「お世話になっております」など
- 用件：何の報告書を、どのように提出するかを明確に
- 添付説明：ファイル名や形式（PDFやWordなど）を伝える
- 締めの言葉：確認や返信をお願いする場合は具体的に
例えば件名に「4月分業務報告書のご提出」と書いておけば、受信トレイで一目で分かります。本分でも「添付にて4月分の業務報告書を提出いたします。ご確認をお願いいたします」と添えれば十分です。
添付ファイルの扱いで失敗しないために
報告書提出メールで多い失敗が「添付忘れ」や「ファイル名の不明瞭さ」です。
添付ファイルをつけたら必ず本文で「添付いたしました」と明記しましょう。ファイル名も「2025年4月業務報告書_営業部.pdf」のように、日付や部署を含めておくと親切です。
また、メール添付のサイズ制限にも注意が必要です。容量が大きい場合は圧縮するか、共有フォルダやクラウドを利用するとよいでしょう。これを怠ると、相手側で受信できずやり取りが二度手間になりかねません。
報告書提出メールを社外に送るときの例文と注意点
社外に報告書を提出する場合は、単なる「提出」ではなく「信頼関係を築く一部」と考える必要があります。言葉遣いや文面のトーンで、相手の印象が大きく変わります。
社外向けのメール例文
件名：4月度実績報告書のご提出
本文：
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。株式会社ロロントの□□です。
添付にて、4月度の実績報告書をご送付申し上げます。ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご不明点や追加資料のご要望がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
――
このように「ご査収くださいませ」という表現は、社外向けに丁寧さを出す定番フレーズです。単に「ご確認ください」よりも一段格式が高く、相手に配慮している印象を与えます。
社外メールでの注意点
- 件名には「報告書提出」と明記し、迷子にならないようにする
- 本文で「添付にて送付」と必ず伝える
- 結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」より「お願い申し上げます」の方が改まった印象になる
社外宛のメールは、自分だけでなく会社全体の信頼につながるもの。少し堅めの文面を意識すると安心ですよ。
報告書提出メールを社内で送るときの書き方と例文
社内宛の報告書提出メールは、形式よりもスピードと分かりやすさが大切です。ただし、上司や役員に提出する場合は、ある程度の敬語と丁寧さも欠かせません。
社内向けのメール例文（一般社員から上司へ）
件名：4月分業務報告書の提出
本文：
営業部 部長 △△様
お疲れさまです。営業部の□□です。
添付にて4月分の業務報告書を提出いたします。ご確認をお願いいたします。
ご指摘や修正点がありましたら、お知らせいただければ幸いです。
――
ここでは「お疲れさまです」で始めるのが一般的です。社外向けの「お世話になっております」よりもフランクですが、失礼にはなりません。
社内向けのメール例文（チーム内共有用）
件名：週次報告書の提出（4/1〜4/7分）
本文：
営業部 各位
お疲れさまです。□□です。
添付のとおり、今週分の週次報告書を提出いたします。必要に応じてご確認をお願いいたします。
――
このように「必要に応じて」と添えることで、確認が必須でないメンバーにも配慮できます。社内での効率的なやり取りにつながる表現ですよ。
報告書提出メールの件名で失敗しないコツ
件名は受信トレイで最初に目に入る部分。適切に書けていないと、相手が見落としたり後回しにする原因になります。
件名に入れるべき情報
- 提出物の種類（報告書・資料・レポート）
- 対象期間や内容（4月分、週次、売上報告など）
- 必要であれば「提出」「送付」を明記
例：「4月度営業報告書のご提出」「週次報告書（4/1〜4/7分）の送付」
これだけで一目で内容が分かり、相手もメールを開きやすくなります。
件名でやりがちな失敗例
- 「ご報告」だけなど曖昧すぎる件名
- 長すぎて途中で切れてしまう件名
- 社外向けに「報告書」だけでなく「ご提出」と入れ忘れる
小さな工夫ですが、受け取る側の立場に立って件名を設計すると、コミュニケーションの効率が大きく変わります。
報告書をメール添付で送る方法と例文
報告書はメールに添付して送るケースが多くあります。その際に大切なのは「ファイル形式」「ファイル名」「本文での説明」の3点です。これらを押さえることで、相手に迷惑をかけず、スムーズに確認してもらえます。
添付ファイルの形式と注意点
多くの企業ではPDFが一般的です。理由は、PDFにするとレイアウトが崩れにくく、相手のPC環境に依存しないからです。WordやExcelのまま送ると、相手が開けない場合や、修正されるリスクがあります。どうしても修正可能な形で渡す必要がある場合だけ、編集可能な形式を選びましょう。
また、容量が大きすぎるとメールサーバーで弾かれることがあります。10MBを超える場合は圧縮ファイルにするか、社内外の共有サービスを使う方が安全ですよ。
添付ファイル付きメール例文
件名：5月度営業報告書のご提出
本文：
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。株式会社ロロントの□□です。
添付にて、5月度の営業報告書（PDF）をご送付いたします。ファイル名は「2025年5月営業報告書.pdf」としております。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
――
このように本文に「ファイル形式」「ファイル名」を明記しておくと、相手が探す手間を省けます。特に複数の報告書を受け取る立場では大変ありがたい工夫です。
資料送付メールと報告書提出メールの違いと書き方
「資料送付メール」と「報告書提出メール」は似ているようで、目的が異なります。この違いを理解すると、より適切な言葉選びができます。
資料送付メールの特徴
資料送付メールは、相手に「参考にしてもらう」目的で送ります。例えば会議用資料や商品カタログなどです。そのため「ご参考までに送付いたします」といった柔らかい言葉がよく使われます。
資料送付メール例文：
件名：会議資料の送付（6/10定例会議用）
本文：
営業部 各位
お疲れさまです。□□です。
6月10日の定例会議用資料を送付いたしますので、事前に目を通していただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
――
報告書提出メールの特徴
一方、報告書提出メールは「正式に提出する」という性質を持ちます。提出には「納期厳守」や「確認必須」の要素が含まれるため、文面はより改まったものになります。「ご査収ください」「ご確認をお願いいたします」が適切です。
つまり、資料送付＝参考のため、報告書提出＝業務上必須。この意識の違いが、メール表現の差に現れるのです。
提出後に送る完了報告メールの例文とマナー
報告書を提出したあと、「きちんと提出しました」という完了報告メールを送ると、仕事の進め方がさらにスムーズになります。特に複数人で進めるプロジェクトでは、誰がいつ提出したかが分かることで、管理や共有が容易になります。
完了報告メールのポイント
- 件名に「完了報告」を入れる
- 本文で「何を、いつ提出したか」を明確にする
- 社外相手の場合は「受領のご確認」をお願いするとより丁寧
完了報告メール例文（社外向け）
件名：5月度営業報告書提出完了のご報告
本文：
株式会社〇〇
営業部 △△様
お世話になっております。株式会社ロロントの□□です。
先ほど、5月度営業報告書を提出いたしましたのでご報告申し上げます。
恐れ入りますが、受領のご確認をいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
――
完了報告メール例文（社内向け）
件名：報告書提出完了のご報告（5月分）
本文：
営業部 部長 △△様
お疲れさまです。□□です。
5月分の報告書を本日提出完了しましたのでご報告いたします。
確認いただき、問題がなければ承知いたしましたと一言いただけますと助かります。
――
完了報告は、単なる「提出」だけでなく「責任を持って業務を終えた」という証明にもなります。特に上司やクライアントに対しては信頼感を高める有効な手段ですよ。
