仕事の中で「電話が繋がらない」という状況は意外と多いものです。そんなときに役立つのが、メールでのフォローです。ただし「電話に出なかったからメールしました」とだけ伝えるのは、相手に失礼に響くことがあります。本記事では、相手に配慮しつつ用件をスムーズに伝えられるビジネスメールの表現や例文をまとめました。読み終える頃には、どんな状況でも安心して送れるフレーズを身につけられますよ。
電話が繋がらないときに使えるビジネスメール表現
電話が繋がらないときのメールには「丁寧さ」と「状況説明」の2つが欠かせません。相手に「責められている」と感じさせず、「こちらの都合を押し付けていない」と思ってもらうことが重要です。
何度かお電話を差し上げましたが繋がらない場合の表現
相手が不在のときや、業務中で電話に出られなかった可能性があるときには、こうした表現が適切です。
- 「何度かお電話させていただきましたが、ご都合が合わないようでしたのでメールにて失礼いたします」
- 「先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在でしたのでメールにてご連絡差し上げます」
いずれも「電話に出なかった」という事実を伝えるのではなく、「ご都合が合わない」「ご不在」といったやわらかい言葉で表現しているのがポイントです。
相手の忙しさに配慮したメール文例
相手が会議中や対応中で出られない場合もあります。そんなときは「お忙しい中恐縮ですが」と添えることで、気遣いを示せます。
- 「お電話を差し上げましたが、お忙しいご様子でしたのでメールにて失礼いたします」
- 「先ほどお電話いたしましたが、タイミングが合わなかったようですので、念のためメールにて要件をお送りいたします」
こうした表現を選ぶと、相手に余計なプレッシャーを与えずに済みます。
電話に出てもらえなかったときのメール例文
実際にメールを作成する際に役立つのが、状況ごとの例文です。ここでは代表的なシーンを取り上げて紹介します。
携帯に電話したけれど出なかったときのメール
ビジネス上で携帯に連絡する場合、緊急性が高いケースが多いものです。そんなときでも「急いでいる感」を前面に出しすぎず、落ち着いた表現に整えましょう。
- 「携帯にお電話を差し上げましたが、ご対応が難しいようでしたので、取り急ぎメールにてご連絡いたします」
- 「先ほど携帯にお電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、メールで要件をお伝えいたします」
「出なかった」という直接的な言葉を避け、「ご不在」「ご対応が難しい」と言い換えることで、丁寧な印象になります。
先ほどお電話しましたが繋がらなかった場合のメール
直前に電話して反応がなかった場合、メールでは「繋がらなかった」という状況をやさしく伝えます。
- 「先ほどお電話いたしましたが、繋がらなかったため、恐れ入りますがメールにてご連絡いたします」
- 「直前にお電話させていただきましたが、ご対応が難しいようでしたので、要件を下記の通りメールにてお伝えいたします」
「繋がらなかったため」というフレーズは事実を簡潔に述べつつも、角が立たないのが特長です。
電話が繋がらないときに手紙で伝えるケース
メールが主流とはいえ、重要な取引や公式文書としてのやり取りでは「電話が繋がらなかったので、手紙にて失礼いたします」といった対応も考えられます。
手紙で伝えるときの書き方
- 「何度かお電話を差し上げましたが、つながらないようでしたので、失礼ながら書面にてご連絡申し上げます」
- 「先ほどよりお電話を差し上げましたがご不在のようでしたので、要件を文書にてお伝えいたします」
手紙の場合はメール以上にフォーマルさが求められるため、「申し上げます」や「ご連絡いたします」といった丁寧語を必ず使うことが大切です。
相手との関係性や案件の重要度によって「メールか手紙か」を選び分けられると、ビジネスパーソンとして信頼感を高められますよ。
シーン別に使える電話が繋がらないときのメール例文集
実際の業務では「相手が上司か取引先か」「緊急性が高いかどうか」など、状況によって言葉選びが変わります。ここではシーンごとに適切な表現例を紹介します。
上司に連絡する場合の例文
上司への連絡では、余計なプレッシャーを与えないように配慮することが大切です。
- 「先ほどお電話いたしましたが、ご対応中のご様子でしたので、取り急ぎメールにてご連絡申し上げます」
- 「お忙しいところ恐れ入ります。お電話が繋がらなかったため、要件をメールにて失礼いたします」
上司への連絡では「ご対応中のご様子」といった表現を加えると、気遣いを示すことができます。
取引先に連絡する場合の例文
取引先に対しては、信頼感を損なわないよう、よりフォーマルな言い回しが望ましいです。
- 「何度かお電話を差し上げましたが、ご都合が合わないようでしたので、失礼ながらメールにてご連絡申し上げます」
- 「先ほどよりお電話いたしましたが繋がらなかったため、恐れ入りますが要件を本メールにてお送りいたします」
「恐れ入りますが」や「失礼ながら」といった言葉を挟むことで、ビジネスマナーに沿った印象を与えられます。
急ぎの案件を伝える場合の例文
急ぎの内容でも、相手を責める表現は避けつつ、緊急性を分かりやすく伝える必要があります。
- 「先ほどお電話を差し上げましたが、ご対応が難しいご様子でしたので、取り急ぎメールにてご連絡申し上げます」
- 「至急ご確認いただきたくお電話いたしましたが繋がらなかったため、恐れ入りますが本メールにて失礼いたします」
「取り急ぎ」「至急ご確認いただきたく」といったフレーズを入れると、緊急性を適切に示せます。
電話が繋がらないときのメールでよくある失敗と注意点
便利な表現でも、使い方を誤ると相手に不快感を与えてしまうことがあります。よくある失敗をあらかじめ理解しておきましょう。
「出なかった」と直接書いてしまう
- 「電話に出られなかったのでメールしました」
この表現は事実ではありますが、相手を責めている印象になりがちです。代わりに「ご不在のようでした」「ご対応が難しいようでした」と表現を工夫しましょう。
メールが一方的すぎる
「電話が繋がらなかったので要件を伝えます」とだけ書いてしまうと、一方的に感じられることがあります。最後に「お手すきの際にご確認ください」「恐れ入りますがご返信をお願い申し上げます」と添えると柔らかい印象になります。
長すぎて読みづらい
電話に繋がらなかった理由を細かく書きすぎると、かえって分かりにくくなります。状況説明は一文程度にとどめ、要件をすぐ確認できるよう整理しましょう。
まとめと実践のポイント
電話が繋がらないときのメールは「事実をやわらかく伝える」「相手への配慮を示す」「要件を簡潔にまとめる」が三大ポイントです。
- 「出なかった」という直接表現は避け、「ご不在」「ご対応が難しい」と言い換える
- 「失礼いたします」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を加える
- 要件は箇条書きや短文で整理し、相手がすぐ確認できるようにする
実際に業務で使う際は、ここで紹介した文例を自分の業務内容に合わせて調整してください。状況に応じた柔軟な言葉選びができれば、相手に安心感と信頼感を与えられますよ。
