URL添付するときのビジネスメール例文まとめ!添付ファイルの貼付注意点も

2025年9月18日2025年9月20日

ビジネスメールで「URLを添付します」と書く場面は意外と多いですよね。取引先へ資料を共有するとき、上司に確認をお願いするとき、あるいはパスワードを別送する必要があるときなど、さまざまなケースがあります。ただし、リンクを貼る際にはマナーやセキュリティ上の配慮も欠かせません。この記事では、URL添付の正しい書き方から失敗しない注意点、実際に使えるメール例文までを徹底解説します。これを読めば、状況に合わせて自信を持ってメールを送れるようになりますよ。

URL添付のメール例文集と基本マナー

メールにURLを添付するのは簡単ですが、ビジネスの場では「ただ貼り付ければ良い」というわけではありません。相手に分かりやすく、かつ失礼のない表現で伝えることが大切です。

URLを添付しますと伝えるメール例文

もっともシンプルな書き方は「以下のURLをご参照ください」です。ただし、ただリンクを貼るだけでは不親切に見えることもあります。URLを添付する理由や確認してほしいポイントをひと言添えると丁寧です。

例文
いつもお世話になっております。ご依頼いただいた資料を以下のURLにアップロードいたしました。お手数ですがご確認いただけますと幸いです。

このように、背景と依頼内容を一文添えることで、相手もスムーズに行動できます。

ビジネスメールでURLを貼るときの注意点

リンク先の内容を必ず明示する
長すぎるURLは短縮せず、正式なリンクを使う（セキュリティ上の安心感につながる）
相手によっては「クリックしてください」より「以下のURLからアクセスいただけますと幸いです」のように柔らかい表現が好まれる

リンクを貼るビジネスメールは「親切さ」と「安心感」が鍵になります。特に初めて取引する相手には、怪しいリンクと思われないよう丁寧な文言を心がけましょう。

添付ファイルとURL貼付の違いを理解する

資料を送るとき、「添付ファイルで送るか」「URLを添付するか」で迷う人も多いと思います。両者の違いを整理しておきましょう。

添付ファイルメールの基本的な例文

添付ファイルを送る場合は「添付ファイルをご確認ください」と伝えるのが基本です。

例文
お世話になっております。ご依頼いただきました仕様書を本メールに添付いたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

ただし、添付ファイルには容量制限やセキュリティリスクが伴います。大容量のファイルは送れないことが多く、取引先によっては受信できない場合もあるのです。

URL添付を選ぶべき場面

一方でURL添付は、ファイル容量が大きい場合やアクセス制御をかけたい場合に有効です。例えばクラウドストレージ（GoogleドライブやDropboxなど）を利用するケースです。

例文
資料の容量が大きいため、以下のURLよりダウンロードいただけます。ご確認をお願いいたします。

このように、URL添付は利便性が高い反面、相手にとって「外部サービスにアクセスする」手間も伴います。したがって、依頼文を丁寧にすることが重要です。

上司や取引先に送るURL添付メールの例文

社内の上司や外部の取引先に送る場合、同じURL添付でも表現は変わります。相手の立場に応じて言葉遣いを工夫しましょう。

上司に送る場合の添付ファイルメール例文

上司に送るときは、業務の進行をスムーズにするため、要点を簡潔にまとめて伝えるのがポイントです。

例文
お疲れさまです。ご指示いただいた資料を作成し、以下のURLに保存しました。内容をご確認いただき、修正点などございましたらご指示いただけますと幸いです。

このように「確認してほしいこと」を明示すると、上司も対応しやすくなります。

取引先に送る場合のURLメール例文

取引先に送るときは、丁寧さと信頼感を意識することが大切です。

例文
平素より大変お世話になっております。先日ご依頼いただきましたカタログを以下のURLにて共有させていただきます。内容に不明点やご要望がございましたらお気軽にお知らせください。

このように、相手への配慮やフォローの一言を添えると、信頼感のあるメールになります。

セキュリティを意識したURL添付とパスワード別送の方法

近年は情報漏えいリスクを防ぐため、パスワードを別送するルールを導入している企業も増えています。これは、メールで送るファイルやURLの安全性を高めるための工夫です。

メールでパスワードを別送する例文

例文（資料送付メール）
お世話になっております。以下のURLより資料をダウンロードいただけます。
パスワードは別途メールにてお送りいたしますので、併せてご確認ください。

例文（パスワード送付メール）
先ほどご案内した資料のパスワードをご連絡いたします。
パスワード：XXXX

このように二通に分けることで、万が一一方のメールが第三者に流出しても、すぐにはアクセスできない仕組みになります。

URL添付の安全性を高める工夫

パスワードを設定できるクラウドサービスを利用する
共有期限を設定し、必要以上に長期間公開しない
相手に確認してからアクセス権限を付与する

こうした対応を行うことで、単なる「便利な共有」から「安全な共有」へとレベルアップできますよ。

リンクを貼るときの注意点と失敗例

URLを貼るのは簡単ですが、少しの不注意で相手に迷惑をかけたり、不安を与えてしまうこともあります。よくある失敗例を押さえておきましょう。

よくある失敗例

長すぎるURLをそのまま貼り付けてメールが読みにくくなる
「こちらをクリックしてください」だけで、何のリンクか説明がない
有効期限切れのリンクを送ってしまう
アクセス権限がなく、相手が開けない

これらは「確認不足」から起こるケースがほとんどです。メールを送信する前に必ず自分でもリンクを開いて確認する習慣をつけましょう。

安心感を与える書き方の工夫

例えば「以下のURLよりご確認いただけます」と伝えるだけでなく、「〇〇の資料をまとめたフォルダです」と一文加えると、相手は安心してリンクを開けます。

また、業務上重要な資料であれば「有効期限は〇月〇日までです」「閲覧にはGoogleアカウントが必要です」と条件も添えておくと親切です。

シーン別で役立つURL添付メールの具体例集

状況によって適切な表現は変わります。ここでは代表的なシーンごとに例文を紹介します。

社内でのURL共有メール例文

例文
お疲れさまです。明日の会議用資料を以下のURLにまとめました。必要に応じてご確認ください。

社内向けであれば簡潔で構いません。ただし、複数人に送る場合は誰がどの資料を見るべきかを明示すると混乱を防げます。

取引先へ送るURL添付メール例文

例文
平素よりお世話になっております。ご依頼いただいた提案資料を以下のURLにアップロードいたしました。内容をご確認のうえ、ご不明点がございましたらご連絡ください。

取引先には「ご依頼いただいた」「アップロードいたしました」といった敬語をしっかり使い、丁寧に案内するのがポイントです。

上司に報告するときのURL添付メール例文

例文
お疲れさまです。進行中のプロジェクトに関する報告書を以下のURLに保存しました。内容をご確認いただき、ご指示いただければ幸いです。

上司には「確認して指示をもらう」形を意識すると、メールの意図が伝わりやすくなります。

英語でのURL添付メール表現

海外のクライアントやパートナーにURLを送る場合、日本語の感覚でそのまま訳すと不自然になることがあります。ビジネス英語でよく使われる表現を押さえておきましょう。

基本的な表現例

Please find the document at the following URL.
（以下のURLから資料をご確認ください）
I have uploaded the file to the link below.
（以下のリンクにファイルをアップロードしました）
You can download the report from the following URL.
（以下のURLよりレポートをダウンロードできます）

丁寧な表現例

For your convenience, I have attached the link below.
（ご参考までに、以下にリンクを添付いたしました）
Should you have any trouble accessing the link, please let me know.
（リンクにアクセスできない場合はお知らせください）

英語では「アクセスできないときは知らせてほしい」と一言添えるのが一般的で、気遣いのある印象を与えられます。

パスワード別送の実務ポイント再整理

URL添付や添付ファイルを送る際、セキュリティを強化するために「パスワードを別送する」方法がよく使われます。ただし、ただ別々に送るだけでは不十分で、相手にとって分かりやすく安全であることが大切です。

パスワード別送で注意すべき点

送信タイミングをずらす
同じメールにパスワードを載せてしまうのは意味がありません。数分〜数時間ずらして別メールで送ると安全性が高まります。
送信先を必ず確認する
宛先を間違えてしまうと、セキュリティ対策が逆効果になります。送信前に必ず再確認しましょう。
件名や本文でわかりやすく伝える
例：「先ほどの資料のパスワードをお送りします」「以下がダウンロード用パスワードです」など、受信者が迷わないように案内しましょう。