「誠に遺憾です」という言葉は、ニュースや企業の公式発表で目にすることが多いですよね。しかし、実際にビジネスメールで使おうとすると「少し硬すぎるかな」「相手に失礼ではないかな」と迷う人も多いのではないでしょうか。本記事では、「誠に遺憾です」の正しい意味やビジネスでの使い方を整理しながら、場面別の言い換え表現や例文をまとめました。謝罪やクレーム対応、フォーマルな通知まで幅広く活用できるようになりますよ。
「誠に遺憾です」の意味とビジネスでの使い方
「誠に遺憾です」は、直訳すると「とても残念です」「心から残念に思います」という意味になります。
ただし、日常会話で使う「残念」とはニュアンスが異なり、フォーマルさと距離感を含んだ表現です。
ビジネスにおける「誠に遺憾です」は、主に以下のような場面で用いられます。
- 契約や交渉が期待通りに進まなかったとき
- 相手の要望に応えられなかったとき
- トラブルや不祥事に対する公式な謝罪文
たとえば「このたびの結果につきましては、誠に遺憾です」という表現は、「本意ではないが仕方ない」というニュアンスを含みます。相手に直接謝罪するというより、事態そのものを残念に思う姿勢を示す言葉なのです。
そのため、相手に強い感情をぶつけるのではなく、冷静で客観的な態度を保つための言葉として使われるケースが多いです。
「誠に遺憾です」を言い換える丁寧な表現
同じ「残念な気持ち」を表す場合でも、相手との関係性や状況によって言葉を使い分けることが大切です。「誠に遺憾です」だけでは硬すぎる場合、以下のような表現が適しています。
- 「誠に申し訳なく存じます」
- 「心よりお詫び申し上げます」
- 「ご期待に沿えず残念に存じます」
- 「ご要望にお応えできず心苦しく思います」
これらの表現は、相手への敬意や配慮を前面に出すことができます。「誠に遺憾です」はやや一方的な表現に聞こえることもあるため、相手に直接謝意を伝えたい場合には「申し訳ありません」を補足するのが良いでしょう。
また、クレーム対応や謝罪メールでは「遺憾」という表現よりも「お詫び」を明確にした方が誤解を避けられます。
「誠に遺憾です」を使ったビジネスメール例文
実際に「誠に遺憾です」をどのようにメールに盛り込むのか、シーン別に例文を紹介します。
取引先へのお断りメール
「このたびはお力添えをいただいたにもかかわらず、当方の事情により契約に至らなかったことは、誠に遺憾でございます。」
→ 断りの場面でも感情を抑えつつ、フォーマルに伝えることができます。
社内報告での使用
「今回の結果は当初の期待に届かず、誠に遺憾ではございますが、次の改善策に活かしてまいります。」
→ 社内向けでも、冷静に振り返るトーンを作ることができます。
トラブル対応の公式文書
「今回の不具合によりご迷惑をおかけしましたこと、誠に遺憾に存じます。再発防止に全力で取り組む所存です。」
→ 単なる感情表現ではなく、再発防止への姿勢を添えることで信頼を維持できます。
「誠に遺憾です」を誤解なく使うための注意点
便利な表現ですが、使い方を誤ると逆に「冷たい」「責任を避けている」と捉えられることがあります。そこで注意すべきポイントを整理します。
- 遺憾＝謝罪ではない
- 相手に非がある場合や事態そのものを残念に思う場合に適している
- クレームや重大トラブルでは「申し訳ありません」を必ず補う
たとえば「誠に遺憾です」で終わるだけでは、「残念だと思っているだけで謝っていない」という印象を与えてしまう恐れがあります。そのため、ビジネスでは「誠に遺憾です」と「お詫び申し上げます」をセットで使うのがおすすめです。
「誠に遺憾です」と近い意味を持つ類義語
「誠に遺憾です」という表現は非常にフォーマルで硬い言葉ですが、同じ意味合いを持ちながらニュアンスの異なる類義語があります。状況に応じて選ぶことで、より自然で伝わりやすい表現になります。
- 「残念です」
- 「心苦しく存じます」
- 「申し訳なく思います」
- 「無念に存じます」
- 「痛恨の極みです」
これらの中でも、日常的なビジネスメールで最も使いやすいのは「心苦しく存じます」や「申し訳なく思います」です。「痛恨の極みです」は歴史的なスピーチや特別に強い感情を伝える場合に用いられ、通常の業務メールではやや大げさになってしまいます。
「誠に遺憾です」を英語にするときの表現
グローバルな取引や外資系企業とのやりとりでは、「誠に遺憾です」を英語に言い換える場面も出てきます。直訳は難しいですが、同じニュアンスを持つ表現はいくつか存在します。
- We deeply regret 〜 （深く遺憾に思います）
- It is truly regrettable that 〜 （誠に残念なことですが〜）
- We are sorry to inform you that 〜 （ご連絡しなければならないことを残念に思います）
- Unfortunately, we must inform you that 〜 （残念ながら〜をお伝えしなければなりません）
「regret（後悔する・残念に思う）」を用いた表現が基本ですが、文面のフォーマル度や相手との関係によって調整することがポイントです。
フォーマル度を調整するためのコツ
「誠に遺憾です」という言葉はとても硬い表現なので、状況によっては距離感を感じさせることもあります。そこで、場面に応じてフォーマル度を調整すると効果的です。
フォーマルに寄せたい場合
- 「誠に遺憾に存じます」
- 「深く遺憾の意を表します」
→ 公的な発表や社内報告書、謝罪文書などで適しています。
柔らかく伝えたい場合
- 「ご期待に沿えず残念に思います」
- 「ご希望にお応えできず心苦しく存じます」
→ 取引先や顧客に対して、気持ちを和らげて伝える場合におすすめです。
怒りや抗議を含む場合
- 「極めて遺憾です」
- 「強い遺憾の意を表します」
→ 政治や団体の公式声明でよく使われ、ビジネス上では抗議文など限定的な場面で用いられます。
このように、同じ「遺憾」という言葉でもトーンの違いを意識して使い分けると、誤解を避けながら自分の立場を明確にできますよ。
まとめ
「誠に遺憾です」は、単なる「残念」という意味を超えて、フォーマルな場面で冷静に「望ましくない事態」を伝える表現です。
- 相手に直接謝るのではなく、事態そのものを残念に思う姿勢を示す言葉
- 謝罪やお詫びを強調したい場合は「申し訳ありません」と組み合わせるのが安心
- 類義語や英語表現を覚えておくと、場面に応じて使い分けできる
- フォーマル度を調整することで、冷たくならずに相手に伝わる
ビジネスでは「誠に遺憾です」だけで終わらず、次の改善や対応策を一緒に添えることが信頼につながります。単なる言葉のテクニックではなく、誠意を持って使いこなすことが大切ですよ。
