参加の可否の正しい使い方とは?ビジネスメールで失礼にならない依頼文例

2025年9月23日

会議や研修、イベントの出欠確認を依頼するとき、「参加の可否をお知らせください」という表現をよく使いますよね。ただ、使い方を間違えると相手に不躾な印象を与えてしまうこともあります。この記事では、参加の可否の正しい意味や使い方、ビジネスメールで使える依頼文例、そして相手に配慮した表現の工夫まで詳しく解説します。読み終える頃には、すぐに使える自然で丁寧な依頼文が作れるようになりますよ。

参加の可否の使い方を正しく理解する

まずは「参加の可否」という言葉の意味から確認しておきましょう。可否とは「可能か不可能か」という意味で、参加の可否は「参加できるかどうか」を指します。つまり、参加か不参加かを尋ねる表現なのです。

ただし、この言葉はやや硬めで、相手との関係性や場面によっては「形式的すぎる」「冷たい印象」と思われる場合があります。特にビジネスメールでは、依頼の仕方によって相手の受け取り方が変わるため、注意が必要です。

例えば次のような表現が一般的です。

「会議への参加の可否をお知らせください」
「懇親会の参加の可否につきまして、ご連絡いただけますと幸いです」

どちらも間違いではありませんが、前者はやや事務的、後者は柔らかい印象を与えます。相手が上司や取引先であれば、後者のように配慮を感じさせる文面のほうが好まれることが多いですよ。

参加の可否の読み方

「参加の可否」は「さんかのかひ」と読みます。普段の会話ではあまり耳にしないため、読みに迷う人も少なくありません。「可否（かひ）」という漢字表現は、特にビジネス文章に多く用いられる言葉なので、読み方と意味をセットで覚えておくと安心です。

参加の可否をお知らせくださいの正しい使い方

出欠を確認する際に「参加の可否をお知らせください」と書くのは自然で広く使われている表現です。しかし、そのまま使うとやや命令的に感じられるケースもあります。丁寧さを出すには、表現を少し工夫するのがポイントです。

例えば次のような使い方があります。

「ご多用のところ恐縮ですが、会議の参加の可否をお知らせいただけますと幸いです」
「懇親会の参加の可否について、○月○日までにご一報いただければと存じます」
「当日のご都合により、参加の可否をお知らせいただけますでしょうか」

これらの文例では「幸いです」「存じます」「いただけますでしょうか」といった柔らかい表現を添えることで、相手に丁寧さと配慮を感じてもらいやすくなります。

参加不参加を問う文章の例

参加・不参加をシンプルに尋ねたい場合でも、そのまま「参加・不参加を教えてください」ではカジュアルすぎたり、場合によっては失礼と感じられることもあります。ビジネスの場面では、以下のような文章が望ましいです。

「ご出席いただけるかどうか、参加・不参加をお知らせください」
「ご多忙とは存じますが、参加・不参加についてご返答いただけますでしょうか」
「ご都合のほどを伺いたく、参加・不参加をお知らせいただけますと助かります」

ここでのポイントは「教えてください」よりも「お知らせください」「ご返答いただけますか」といった言い回しを選ぶことです。相手を尊重するトーンを意識すると、ぐっとビジネス向けになりますよ。

参加可否メールをビジネスで使うときの注意点

ビジネスで参加可否メールを送る際には、相手の立場や状況を考えた配慮が欠かせません。単純に「参加するかしないかを答えてください」と伝えるのではなく、相手が答えやすいように工夫することが大切です。

参加の可否をとるときの工夫

出欠確認を効率的に進めるには、以下の工夫が役立ちます。

期限を明記する
「○月○日までに参加の可否をご連絡ください」と期限を伝えると、相手も対応しやすくなります。
選択肢を提示する
「ご参加の場合は『参加』、ご欠席の場合は『不参加』とご返信ください」と明確にすると、返信の手間を減らせます。
事情を配慮する
「ご都合がつかない場合もあるかと思いますので、その際は遠慮なくご欠席とお知らせください」と書き添えると、断りやすくなります。

こうした工夫をすることで、返信率が上がり、業務もスムーズになります。特に複数人に同じメールを送るときには効果的ですよ。

参加の可否返事のマナー

相手から参加可否を問われたときの返事にもマナーがあります。例えば「参加します」「不参加です」だけではそっけない印象を与えてしまうかもしれません。ビジネスでは以下のように一文を添えるのがおすすめです。

参加する場合
「当日はぜひ参加させていただきたく存じます」
「貴重な機会を頂戴し、ありがとうございます。参加させていただきます」
不参加の場合
「誠に恐縮ですが、当日は都合がつかず不参加とさせていただきます」
「今回は欠席となりますが、またの機会を楽しみにしております」

このように理由や感謝を添えるだけで、相手への印象が大きく変わります。丁寧なやり取りを心がけることで、信頼関係をより深めることができますよ。

参加の可否を丁寧に伝える例文集

参加の可否を確認する場面は、会議や研修、懇親会などさまざまです。シーンごとに適した文例を押さえておくと、いざというときに迷わず対応できます。ここではビジネスメールでよく使われる表現をまとめました。

会議の出欠を確認する場合

「来週の定例会議につきまして、参加の可否を○月○日までにご連絡いただけますと幸いです」
「ご多忙のところ恐れ入りますが、会議の参加の可否についてご返答いただければと存じます」

会議のように出席確認が必須な場面では、期日を添えて依頼するとスムーズに情報を集められます。

懇親会やイベントを案内する場合

「懇親会のご案内を申し上げます。参加の可否を○月○日までにご一報ください」
「当日のご都合により、ご参加が難しい場合もあるかと存じます。参加の可否をお知らせいただければ助かります」

懇親会や交流会では強制感を避ける表現が大切です。「ご都合により」と一言添えるだけで相手も返事しやすくなります。

研修やセミナーを案内する場合

「研修への参加の可否を、事務局までメールにてご連絡ください」
「受講希望の有無を確認したく、参加の可否をご返信いただけますと幸いです」

研修の場合は出欠が受講計画に直結するため、明確な返事をお願いする形が適しています。

参加の可否の言い換え表現と使い分け

「参加の可否」という表現は便利ですが、繰り返し使うと堅苦しく感じられることがあります。相手や状況に応じて言い換えることで、文章に柔らかさや親しみを持たせられます。

よく使われる言い換え例

「ご出席の有無」
「ご参加いただけるかどうか」
「出欠のご都合」
「ご都合のほど」

例えば上司や取引先に送るときには「ご出席の有無」というフォーマルな表現が合います。一方、社内メンバーへの連絡なら「参加いただけるかどうか」と少し砕けた表現でも問題ありません。

参加の可否の読み方を意識する

前述の通り「参加の可否」は「さんかのかひ」と読みます。「かひ」は普段の会話では使い慣れない言葉なので、社内メールであっても読み間違える人がいるかもしれません。その場合は「ご出欠の有無」といった別の言い回しを選ぶと親切です。

失礼にならない依頼メールの書き方

参加の可否を尋ねるメールは、相手の手を煩わせる依頼でもあります。そのため、依頼文のトーンや構成を工夫することで、失礼にあたらずスムーズな返信を得やすくなります。

依頼メールの基本構成

趣旨を簡潔に伝える
　「来週の会議の件でご連絡差し上げました」など、最初に何のためのメールかを明確にする。
依頼内容を丁寧に書く
　「参加の可否を○月○日までにお知らせいただけますと幸いです」など、具体的に依頼する。
相手に配慮する一文を添える
　「ご多忙のところ恐れ入りますが」「ご都合がつかない場合も遠慮なくお知らせください」といった柔らかい表現で相手の心理的負担を軽減する。