ビジネス文書や契約書、社内規程などでよく目にする「留意事項」という言葉。似たような言葉に「注意事項」もありますが、両者の違いを正しく説明できる人は意外と少ないのではないでしょうか。本記事では「留意事項」と「注意事項」の違いや読み方、書き方、実際に使える例文まで徹底的に解説します。読めばすぐに正しい使い方ができるようになりますよ。
留意事項と注意事項の違いを正しく理解する方法
「留意事項」と「注意事項」は似ているようで、ニュアンスが異なります。まずはそれぞれの言葉の意味から整理しましょう。
留意事項の意味と使い方
留意とは「心に留めて意識しておくこと」を指します。つまり留意事項とは「知っておくべき事柄」「配慮が必要なポイント」という意味です。危険やトラブルを警告するよりも、あらかじめ心にとどめておくべきことをやわらかく伝えるときに使われます。
例えばビジネス研修の案内文で「当日は筆記用具をご持参いただくよう留意事項に記載しております」と書かれていれば、それは強制ではなく「知っておいた方が良いこと」を伝えているニュアンスです。
注意事項の意味と使い方
一方、注意は「危険や誤りを避けるために気をつけること」です。注意事項は「守らなければ危険やミスにつながる重要なポイント」を指します。
たとえば「機械を操作する際の注意事項」や「契約書に記載された注意事項」の場合、違反すれば事故や契約違反など、重大な結果につながる可能性があります。
つまり注意事項は「必ず守るべき警告」であり、留意事項よりも強い意味を持つのです。
違いを理解するコツ
- 留意事項：心に留めて意識すること。やわらかい配慮を伝える。
- 注意事項：危険や誤りを避けるために必ず守ること。強い警告を含む。
この違いを意識すると、文書の正確性が格段に上がりますよ。
留意事項の読み方と正しい使い方を覚える
ビジネスの場では言葉の読み方を間違えると信頼性を損ねることがあります。留意事項もその一つです。
留意事項の正しい読み方
「留意事項」は「りゅういじこう」と読みます。ビジネスメールや会議で読み上げる機会も多いので、正しく覚えておきましょう。「留意」を「るい」と読んでしまう人もいますが、これは誤りです。
ビジネスシーンでの使い方
留意事項は以下のようなシーンでよく使われます。
- 研修や会議の案内メール
- 契約書や規程などの補足説明
- 社内通知やマニュアル
例えば「以下の留意事項をご確認のうえ、手続きを進めてください」といった表現は、相手に配慮を求めるやわらかい表現として適しています。
注意事項と違い「必ず守ること」とは言っていないため、相手の心理的負担を軽減しながら伝えられるのが特徴です。
留意事項の書き方と例文を押さえる
実際にビジネス文書やメールに留意事項を書くときは、形式や文体に迷うことがあります。ここでは書き方のコツと例文を紹介します。
留意事項を書くときのポイント
- 箇条書きにして見やすく整理する
- 必要以上に強制感を出さない
- 相手に配慮を促す言い回しを選ぶ
このようにまとめることで、相手に「知っておいた方がいい」と自然に伝えられます。
ビジネス文書での例文
- 「本会議にご出席の際は、以下の留意事項をご確認ください」
- 「契約締結にあたり、以下の点をご留意いただきますようお願いいたします」
- 「マニュアルの最後に留意事項を記載しておりますので、各自ご参照ください」
いずれも相手に行動を求める表現ですが、強制的ではなく配慮をお願いするニュアンスが出ています。
メールで使うときの例文
- 「ご確認いただきたい留意事項を以下にまとめました」
- 「スムーズな進行のため、次の留意事項にご配慮をお願いいたします」
メールの場合は読みやすさを重視し、短文で区切ることが大切です。
留意事項の類語とビジネスでの言い換え
「留意事項」という表現は便利ですが、毎回同じ言葉を使うと文章が堅苦しくなったり、相手に違和感を与えたりすることがあります。そこで類語や言い換え表現を知っておくと、状況に応じて使い分けられます。
よく使われる類語表現
- ご留意点
- ご確認事項
- ご配慮いただきたい点
- 注意すべき点
- ポイント
これらはすべて「知っておいてほしいこと」「気をつけてほしいこと」をやわらかく伝える表現です。
例えば研修案内のメールで「留意事項」とすると堅い印象になりますが、「ご確認事項」とすると少しフラットなトーンになります。
言い換えを使うときのコツ
相手との関係性や場面に応じて言葉を選ぶことが重要です。社内向けなら「ご確認事項」、社外の重要な契約先には「ご留意点」と表現することで、ビジネス文章としての丁寧さが伝わります。
同じ内容でも、言い換えひとつで受け取られ方が変わるので、文章を組み立てるときは「相手がどう感じるか」を意識すると良いですよ。
不動産契約や法務での留意事項の使い方
「留意事項」という言葉は、特に不動産契約や法務関連の文書で頻繁に使われます。実際の現場では、法的拘束力を持つ「注意事項」との区別がとても大切です。
不動産契約での留意事項
不動産契約書や重要事項説明書には、契約内容以外に「留意事項」がまとめられていることがあります。例えば以下のようなものです。
- 周辺環境に関する配慮（騒音、学校の立地など）
- 修繕計画や管理組合の運営方針
- 退去時の費用負担やルール
これらは法的義務ではありませんが、知っておくことでトラブルを防げる内容です。
法務での留意事項
法務関連の通知やガイドラインにも「留意事項」はよく登場します。
例えば「個人情報を取り扱う際の留意事項」では、法律で定められた必須要件ではなく、追加的に望ましい行動が示されます。これは企業がリスクを回避し、健全な運営を行うための補足的な指針です。
つまり不動産や法務では、注意事項が「守らなければならないルール」であるのに対し、留意事項は「望ましい行動や配慮」を示す補足の役割を持つのです。
留意事項を遵守するときの正しい表現
留意事項は「心に留めておくべきこと」ですが、実務上は「守ってください」という意味合いを持つ場合もあります。その際の表現を誤ると、相手に軽視されてしまうことがあるので注意が必要です。
遵守と留意のニュアンスの違い
- 遵守：必ず従うこと。法令や規程などに使われる。
- 留意：意識して配慮すること。強制力は弱い。
つまり「留意事項を遵守してください」とすると、やや矛盾を含む表現になります。ただし実際のビジネス現場では「留意事項＝必ず守るべきこと」として扱うケースも少なくありません。
正しい伝え方の例文
- 「以下の留意事項を必ずご確認のうえ、遵守をお願いいたします」
- 「次の留意事項を遵守して業務を進めてください」
このように「留意事項」と「遵守」をセットで使う場合は、「確認＋配慮したうえで従う」という二段階のニュアンスを意識して書くと自然になります。
留意事項を丁寧に伝える方法
ビジネス文書で留意事項を伝えるときは、単に箇条書きするだけでは相手に冷たい印象を与えてしまいます。丁寧さを加えることで、相手が気持ちよく対応できるようになります。
丁寧に伝える工夫
- 前置きを加える：「恐れ入りますが、以下の点にご留意ください」
- 感謝を添える：「ご協力いただきありがとうございます。併せて次の留意事項もご確認ください」
- 相手の立場を考えた言葉を使う：「ご負担をおかけいたしますが、次の留意点にご配慮をお願いいたします」
これらを添えることで、相手に柔らかい印象を与えつつ、しっかりと伝えることができます。
実際のメール例文
- 「本日の会議に関し、以下の留意事項をご案内いたします。ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください」
- 「研修運営にあたり、次の留意点にご協力いただけますと幸いです」
メールの文末に「どうぞよろしくお願いいたします」と加えるだけでも、相手の受け取り方は大きく変わります。
まとめ
「留意事項」と「注意事項」は似ているようで意味が異なり、使い分けを誤ると文章の意図が正しく伝わらないことがあります。
- 留意事項＝心に留めておくべきこと、配慮を求めること
- 注意事項＝必ず守るべきこと、危険を防ぐための警告
という違いを理解したうえで、不動産や法務、日常のビジネス文書に適切に使うことが大切です。
また「ご留意点」「ご確認事項」などの類語を使い分けたり、丁寧な前置きや感謝の言葉を添えたりすることで、より相手に伝わりやすい文章になります。
今日からは、メールや文書に「留意事項」を使うときに、ぜひここで紹介した例文や表現の工夫を取り入れてみてください。きっと相手に伝わりやすく、信頼を得られる文章が書けるようになりますよ。
