社内でWord資料を提出した際、コメントや変更履歴がそのまま印刷されてしまい、焦った経験はありませんか？
「印刷プレビューでは見えなかったのに…」「PDFにしたらコメントが出てしまった」など、ちょっとした設定ミスが取引先への印象を損ねることもあります。
この記事では、Wordでコメントを印刷しない設定方法を、Windows・Mac・PDF出力・デフォルト設定変更まで徹底解説します。
さらに、社内共有時の「コメントを残したまま提出するミス」を防ぐ実践策も紹介。
読了後には、「Wordのコメントを印刷しない」設定を確実にコントロールできるようになりますよ。
Wordでコメントを印刷しないようにする基本設定
Wordには、コメントや変更履歴を印刷に含めるかどうかを選ぶ機能があります。
初期状態では「印刷する」設定になっている場合が多く、知らないうちにコメントが紙面に出てしまうことがあります。
Windows版Wordでコメントを印刷しない設定手順
以下の手順で、印刷時にコメントを非表示にできます。
- Wordを開き、上部メニューから［ファイル］をクリック
- ［印刷］を選び、印刷プレビュー画面を開く
- 「設定」欄にある「すべてのページを印刷」と書かれたボックスをクリック
- 表示される一覧の中から「ドキュメントのみ」を選択
この設定を行うことで、コメントや変更履歴を含まずに印刷できます。
実際に印刷プレビューを確認すると、吹き出しや校閲コメントが消えてスッキリしたレイアウトになります。
営業資料や社内報告書など、「見た目の整った資料」を提出したい場面ではこの設定が必須です。
Mac版Wordでコメントを印刷しない設定手順
Mac版ではメニュー構造が少し異なりますが、基本の考え方は同じです。
- ［ファイル］メニューから［印刷］を選択
- プレビューの下にある「出力内容」または「印刷オプション」を開く
- 「コメントを印刷」や「校閲情報を含める」といった項目のチェックを外す
Mac版Wordでは、「校閲情報」という表現でコメントや変更履歴をまとめて扱っています。
このチェックを外しておけば、印刷時に一切のコメントが反映されません。
Wordコメントを印刷しない設定をデフォルト化する方法
毎回手動で設定するのは面倒ですよね。
業務でWordを頻繁に使う場合は、デフォルト（既定設定）で印刷にコメントを含めないようにしておくのが効率的です。
- ［ファイル］＞［オプション］を開く
- 左側メニューから［表示］を選択
- 「印刷オプション」の中にある「コメントを印刷する」のチェックを外す
- ［OK］をクリックして設定を保存
この設定を行えば、以降すべてのWord文書で、初期状態が「コメント非表示の印刷」に切り替わります。
忙しい職場では、この“ひと手間”がミス削減につながります。
コメントが印刷されてしまう原因と確認ポイント
コメントを印刷しない設定をしても、「なぜか出てしまう」ケースがあります。
実際、これが一番多いトラブルです。
印刷プレビューでコメントが残っているケース
印刷プレビューにコメントの吹き出しが表示される場合は、表示モードの設定を確認しましょう。
- ［校閲］タブをクリック
- ［変更履歴］グループの「簡略表示」「すべてのマーク」などの表示設定を確認
- 「最終版」または「コメントなしの最終版」を選択
「すべてのマーク」が選択されていると、印刷時にもコメントが反映されます。
この切り替えを行うだけで、印刷プレビュー上からコメントが消えます。
PDF変換時にコメントが印刷される場合の対処法
WordをPDF化するときにコメントが消えない場合、変換方法を見直す必要があります。
正しい設定は次の通りです。
- ［ファイル］＞［エクスポート］＞［PDF/XPSの作成］を選択
- 「オプション」ボタンをクリック
- 「コメントを含める」のチェックを外す
- ［OK］→［発行］
これでPDFファイルにコメントが含まれなくなります。
特に「PDFで送れば安全」と思っている人ほど、この設定を忘れがちです。
PDFのメタ情報や吹き出しコメントも、誤送信すれば社外流出と同じリスク。
印刷設定と同様に「出力時の確認」を習慣化しましょう。
コメント印刷が「切れる」「途切れる」場合の修正法
「コメント印刷 切れる」という悩みもよく聞きます。
これは、吹き出し表示エリアが狭いことが原因です。
解決方法は簡単で、余白の設定を変更すれば改善します。
- ［レイアウト］＞［余白］を開く
- 「狭い」や「標準」ではなく「広い」を選択
- 印刷プレビューで確認し、コメントが正しく収まっているか確認
吹き出しコメントを残して印刷したい場合でも、この設定を行えば途切れなく印刷できます。
Wordコメントを削除して安全に共有する手順
コメントを「印刷しない」だけでなく、「完全に削除」して共有したい場合もあります。
特に顧客提出用の提案書や契約文書では、内部コメントを残すこと自体がリスクです。
コメントをまとめて削除する手順
- ［校閲］タブを開く
- 「コメント」グループの［削除］をクリック
- 「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択
これで、全コメントを一括削除できます。
一見シンプルな操作ですが、変更履歴を残したままだと再び表示されることがあるため、
併せて「変更履歴の反映（確定）」も行いましょう。
Wordコメントを非表示のまま保存する方法
削除まではしたくないが、他人に見せたくない場合は「非表示保存」が便利です。
- ［校閲］タブで「すべてのマーク」→「コメントなしの最終版」に切り替え
- ［ファイル］＞［名前を付けて保存］
- 保存したファイルを共有
この状態で保存すれば、受け取った相手の画面にはコメントが表示されません。
ただし、コメントデータ自体は残っているため、再表示すれば見える点に注意。
完全に削除したい場合は、やはり削除コマンドを実行しましょう。
Mac版Wordでコメントを印刷しない設定の違い
Mac版のWordはUI構造が異なり、「印刷設定」と「表示設定」が分離しています。
Windowsと同じ手順で操作しても、反映されないケースがあるので注意が必要です。
印刷時にコメントを完全に除外する手順（Mac）
- ［Word］メニュー→［環境設定］→［印刷］を開く
- 「コメントを印刷」のチェックを外す
- ［OK］を押して保存
または、印刷時に「レイアウト」オプションを開き、「コメントを印刷」にチェックが入っていないことを確認。
Mac版はこの「環境設定」がグローバル設定になるため、
一度オフにしておけば、以降のすべての印刷でコメントが除外されます。
Wordの変更履歴を印刷しない設定方法とデフォルト管理
コメントと並んで印刷トラブルが多いのが「変更履歴」です。
赤字や取り消し線などが印刷に反映されてしまい、「修正前の内容」が見えてしまうことがあります。
変更履歴を印刷しない手順
- ［校閲］タブ→［変更履歴］グループで「簡略表示」または「最終版」を選択
- ［ファイル］→［印刷］で「ドキュメントのみ」を選択
- プレビューで赤字が消えていることを確認
また、デフォルトで「変更履歴を印刷しない」ようにするには、
［ファイル］＞［オプション］＞［表示］→「印刷オプション」で「変更履歴を印刷する」のチェックを外しましょう。
これで全ファイルに適用されます。
業務効率を上げるWordコメント管理のコツ
ここまでの設定を覚えたら、次は「作業時間を短縮する工夫」です。
コメント機能を上手に使えば、社内の校閲作業も格段に効率化できます。
コメントを残しても印刷に出ないテンプレートを活用する
社内テンプレートを作る際に、あらかじめ「印刷にコメントを含めない設定」を保存しておくと便利です。
部署内で統一しておけば、毎回の設定ミスを防げます。
- ひな形を作成
- 印刷設定を「ドキュメントのみ」に変更
- ［名前を付けて保存］で「テンプレート（.dotx）」として保存
以降、そのテンプレートを使えばコメントは印刷に含まれません。
営業資料・会議議事録・契約書など、校閲を経る文書では効果的です。
まとめ｜Wordのコメントは“印刷しない管理”がプロの基本
Wordのコメントや変更履歴は便利な反面、
印刷時にそのまま出てしまうと、社外秘情報の流出や信用低下につながる危険があります。
- 印刷設定は「ドキュメントのみ」に変更
- PDF出力時は「コメントを含める」チェックを外す
- Mac版は環境設定から一括管理
- 非表示保存やテンプレート活用でミス防止
この4つを実践するだけで、「うっかりコメント付きで提出」という失敗はゼロにできます。
提出書類は、内容だけでなく見た目の完成度も信頼の一部です。
Wordのコメント管理をスマートにこなせる人は、業務全体の質も高い人。
今日から、あなたの資料も「校閲跡ゼロの美しい仕上がり」で提出できるようにしましょう。
