A4封筒の正しい書き方マナー｜会社宛・個人宛・縦横の使い分けまで完全解説

2025年11月18日

ビジネスで書類を郵送する場面は意外と多くあります。履歴書や請求書、見積書、契約書など、どれも「A4封筒の書き方ひとつ」で印象が変わるものです。宛名の位置、御中と様の使い分け、縦書きか横書きかの選び方——こうした細かなマナーを正しく理解しておくと、社外とのやり取りがスムーズになり、信頼感も高まります。この記事では、A4封筒の基本サイズから会社宛・個人宛の書き方、裏面の差出人、ペンの選び方、「書類在中」の入れ方まで、ビジネスの現場ですぐに役立つ実践的なポイントを丁寧に解説します。読んだその日から迷わず美しく書けるようになりますよ。

A4封筒の基本サイズとビジネスで使う封筒の種類を理解する

まず押さえておきたいのが、A4封筒と呼ばれるものの正しいサイズと用途です。ビジネス文書を折らずに送る場合、一般的には「角形2号（かくがたにごう）」の封筒を使います。A4サイズの書類（210mm×297mm）がすっきり収まる大きさで、企業間の郵送や就職活動など、あらゆる場面で最も使われています。

A4封筒には、色や厚み、材質によっていくつかの種類があります。白い封筒はフォーマルで清潔感があり、履歴書や公式文書の送付に向いています。一方、クラフト紙（茶封筒）は実務書類や日常業務でのやり取りに多く使われ、コスト面でも優れています。

ビジネス現場では、以下の点を意識すると見栄えと信頼性が向上します。

履歴書や契約書など「印象を重視する書類」には白封筒を使う
請求書や社内書類など「日常業務書類」にはクラフト封筒が便利
封筒の表面はシワや汚れがない状態で使用する
のりしろ部分には「封」を赤字で記載し、しっかりと密封する

これらの基本ができているだけで、相手先に誠実さが伝わります。封筒は単なる入れ物ではなく、「会社の印象を運ぶツール」として扱う意識が大切です。

会社宛のA4封筒の正しい書き方と「御中」の使い方

宛名の位置とレイアウトの基本

会社宛に書類を送る際は、封筒の中央に宛先を大きく書くのが原則です。郵便番号は右上、住所はその下に続け、会社名・部署名を中央に配置します。「御中」は会社や部署など団体宛に使用し、個人名と併用してはいけません。
宛名の書き方の例を見てみましょう。

〒100-0001  
東京都千代田区○○町1-2-3  
株式会社ロロント  
ロロメディア事業部 御中

このように、「御中」は必ず部署名や会社名の最後の行に記載します。敬称の「様」と混同して「株式会社ロロント御中様」と書くのは誤りです。御中は団体への敬称、様は個人への敬称という違いを明確に区別することがビジネスマナーです。

「御中」と「様」の使い分け方

混乱しやすいのが、担当者名がある場合の書き方です。次のルールを覚えておけば、どんなケースでも迷いません。

会社全体や部署宛の場合：御中
担当者個人宛の場合：様
部署名＋個人名がある場合：「御中」は使わず「様」に統一

具体的な例を挙げると、以下のようになります。

株式会社ロロント  
ロロメディア事業部　新田恵 様

このように書くことで、相手に「宛先をきちんと理解して書いた」という印象を与えられます。逆に御中と様を併記すると、「マナーを知らない」「雑に書いている」と受け取られることがあるので注意しましょう。

書く順番とバランスの取り方

会社宛の封筒では、住所・会社名・部署名を上から順に書くのが基本です。郵便番号はやや右寄せに配置し、会社名はやや中央寄りに、部署名と宛名は少し左にずらすと、全体のバランスが整います。
見た目の印象は意外と重要で、特に請求書や契約関連の書類を送る場合、整った宛名のレイアウトはそのまま信頼度に直結します。

横書きで送るA4封筒の書き方と配置バランスのコツ

横書き封筒を使うシーンとメリット

現代のビジネスでは、パソコンで作成した文書や印刷物が主流になったことから、封筒も「横書き」が一般的になっています。横書きは視認性が高く、特に会社宛の送付では読みやすく、郵便局の自動仕分け機でもスムーズに処理される利点があります。

横書き封筒は、書類送付状や請求書など、日常業務でスピーディにやり取りしたい場面に向いています。企業の事務担当者が1日に何通も封筒を扱うとき、横書きの方が内容を即座に把握でき、作業効率が上がるのです。

横書き封筒の書き方と位置関係

横書き封筒では、宛名を封筒の右下に、差出人を左上に書きます。全体を左から右へ書き進める形式で、住所・会社名・宛名をそれぞれ改行して配置します。
具体的な配置例は次の通りです。

（宛名・右下寄せ）
〒100-0001  
東京都千代田区○○町1-2-3  
株式会社ロロント  
ロロメディア事業部 御中  

（差出人・左上）
〒150-0001  
東京都渋谷区△△町4-5-6  
ロロント株式会社 営業部  
山田太郎

横書きでは、全体をやや右寄せに配置すると、バランス良く見えます。住所は1行に収まらない場合、2行目は1文字下げずに左端をそろえましょう。

横書きにする際の「書類在中」の入れ方

横書き封筒でも、「書類在中」や「請求書在中」などを記載するのはマナーです。表の左下に赤字で「書類在中」と書き、重要な書類が入っていることを明示します。横書き封筒の場合は横向きで書き、位置を揃えると美しく仕上がります。
また、筆記時は定規で薄くガイドラインを引き、ペンの太さを均一にすると全体の印象が整います。

横書き封筒で使うペンの選び方

宛名や差出人を書くときは、「黒の油性ボールペン」または「中字のサインペン」を使いましょう。水性インクはにじみやすく、郵送中の湿気で文字がぼやけることがあります。筆圧を均一にして書くと、読みやすく上品な印象を与えます。

おすすめは、ボール径0.7mm前後の黒ペンです。太すぎるとにじみやすく、細すぎると目立たないため、視認性と品位のバランスを取ることが大切です。ペン選びもビジネス文書の一部と考え、安価な筆記具ではなく、にじまない品質の良いものを使うのが理想です。

縦書きで送るA4封筒の正しい書き方と和文マナー

縦書きを使うのはどんなときか

縦書き封筒は、伝統的な形式として今も役所や公的機関、冠婚葬祭関連のやり取りでよく使われています。ビジネスにおいても、特にフォーマルな印象を求める場合や、和文の正式書類を送るときに選ばれます。縦書きは古くから日本語の正式な書き方として用いられ、「礼儀」「丁寧さ」を表す手段でもあります。

縦書き封筒の宛名レイアウト

縦書きの場合、右上に郵便番号、右から左へ順に住所・会社名・宛名を書きます。数字は漢数字（例：一、二、三）を使い、英数字は縦書き用に配置します。
例としては次のようになります。

〒一〇〇−〇〇〇一  
東京都千代田区○○町一丁目二番三号  
株式会社ロロント  
ロロメディア事業部　御中

改行位置は均等になるよう意識し、各行の文字数をできるだけそろえると整った印象になります。
封筒の右端に宛先を大きめの字で書き、左端に差出人を小さめに書くと、見た目のバランスが取れます。

「書類在中」の書き方と位置（縦書きの場合）

縦書き封筒でも、書類を送る際は「書類在中」と赤字で記載するのがマナーです。位置は封筒の左下（差出人側）に縦書きで書きます。
赤ペンを使うか、専用のスタンプを使用するときれいに仕上がります。スタンプを押す場合は、斜めにならないよう定規などで位置を確認してから押すと良いでしょう。

縦書き封筒の注意点

縦書きでは文字の並びが多く、全体のバランスを取るのが難しいため、次の点に注意してください。

数字は必ず漢数字を使う（例：一丁目三番地）
郵便番号は数字でも可だが、縦方向に配置する
英単語（例：ABC株式会社）は横向きで小さく書く
「御中」は宛名の最終行中央に小さめに

特に、英語を含む社名や住所を書く場合、全体が崩れやすいので、文字間を少し広く取ると読みやすくなります。封筒全体の余白を意識して、文字を詰め込みすぎないのが美しさのコツです。

個人宛で送るA4封筒の書き方と「様」を使うときのマナー

個人宛ての封筒で気をつけたい敬称の使い方

個人宛てにA4封筒を送る場合は、「御中」ではなく「様」を使います。宛名の最後に「様」を付けることで、相手に対する敬意を示すことができます。会社の担当者名がわかっている場合や、特定の個人へ直接書類を送るときは必ず「様」を使いましょう。
たとえば次のように記載します。

株式会社ロロント  
ロロメディア事業部  
新田恵 様

このように「御中」は使わず、「様」で締めることが正しい書き方です。部署や役職名は宛名の上に配置し、敬称は必ず一人に対して一つだけ書きます。複数の人に宛てる場合でも「御中」や「各位」といった表現を使うのではなく、個別に送付するのが原則です。

個人宛封筒の配置バランス

封筒のレイアウトは会社宛と基本的に同じで、中央に宛名、右上に郵便番号、左下に差出人情報を記載します。
個人宛では宛名部分が比較的短いため、全体の中央より少し上に配置するとバランスよく見えます。横書きの場合は宛名をやや右寄せに、差出人を左上にそろえると見た目が整います。

ビジネス上の個人宛てで失礼にならない書き方

上司や取引先など目上の人に送るときは、「〇〇部長様」「〇〇先生様」のように役職名や敬称を重ねてはいけません。正しいのは「〇〇部長」「〇〇先生」とし、その後に「様」をつけない形です。
一方で、役職がなく一般社員や担当者へ送るときは「〇〇様」で統一します。
封筒に書かれた宛名ひとつでも、相手への配慮が伝わります。丁寧な書き方を心がけることで、社外の印象は確実に向上しますよ。

A4封筒の裏面の書き方と差出人情報の位置

差出人を書く目的と基本ルール

封筒の裏面には、差出人情報を必ず記載します。これは、万が一宛先不明や住所変更などで返送される際、送り主に戻るようにするためです。差出人を明記しない封筒は、ビジネスマナーとしても大きな減点になります。

裏面の差出人欄には、以下の情報を記載しましょう。

郵便番号
住所（建物名まで省略せず）
会社名・部署名
氏名

差出人は封筒の左下に小さめに書きます。封筒の中央や上部に書くと宛名と混同されるため注意が必要です。

裏面の見やすい配置と文字の整え方

裏面の上部には「封」を赤字で書き、その下に差出人をまとめます。特にビジネス書類では、整った印象を与えるために文字の大きさをそろえ、行間を一定に保つことが大切です。
また、社判（会社の住所・電話番号が印字されたゴム印）を押す場合は、中央やや下に押すと全体のバランスが取れます。手書きと印刷を組み合わせる場合は、どちらかが過剰に目立たないように注意してください。

差出人を裏面に書くことで得られる印象

裏面に差出人を記載することで、受け取る側は「どこから来たか」が一目でわかります。特に複数の企業と取引している担当者にとっては、効率的に仕分けできるという実務的なメリットもあります。小さな配慮ですが、ビジネス現場ではこのような基本を押さえることが信頼につながります。

「書類在中」を正しく記載する方法と位置のマナー

書類在中の意味と役割

封筒に「書類在中」と記載するのは、封筒の中身が重要書類であることを示すためです。郵便局の取り扱い時や相手先の開封担当者に「慎重に扱うべき内容です」と伝えるサインにもなります。
特に請求書、契約書、履歴書などは、郵送時に誤って破損・折れが生じないよう明示するのが望ましいです。

書く位置と色

「書類在中」は、封筒表面の左下に赤字で書きます。縦書きの場合は縦に、横書きの場合は横にそろえて書くのがマナーです。
赤いサインペンや朱色のスタンプを使用し、封筒全体のデザインに対して主張しすぎない程度の大きさにすることがポイントです。

また、封筒に複数の書類を入れる場合は、必要に応じて「見積書在中」「請求書在中」と具体的に書くのも丁寧です。社内で複数の封筒を管理する際にも識別しやすく、後々の確認作業がスムーズになります。

書類在中スタンプを使う際の注意点

スタンプを押す場合は、斜めにならないように注意しましょう。封筒を平らな面に置き、軽く上から押すと美しく仕上がります。押しすぎてインクが裏ににじまないよう、封筒の下に不要な紙を敷いて作業すると安心です。
また、「書類在中」は装飾的に書く必要はありません。シンプルで読みやすいフォントや筆跡を心がけ、内容よりも扱いに注意してほしいという意図を伝えることを重視します。

ペン選びで印象が変わる！A4封筒に適した筆記具の選び方

封筒に使用できるペンの種類

封筒に書くペンは、ビジネスの印象を左右する重要な要素です。最も一般的で信頼性が高いのは、「黒の油性ボールペン」または「中字のサインペン」です。
水性ペンはにじみやすく、配送中の湿気で文字がにじんだり消えたりすることがあります。特にクラフト封筒では水分を吸収しやすいため、水性インクは避けるのが無難です。

字の太さと色の選び方

黒インクはフォーマルな印象を与え、どんな企業宛でも問題ありません。ペン先は0.5〜0.7mmが適しており、宛名は力強く、差出人はやや細く書くとバランスが取れます。
もし目上の相手や役所へ送る場合は、筆ペンを使うのも良い方法です。筆跡が柔らかく、丁寧な印象を演出できます。

書くときの姿勢とコツ

封筒を書く際は、下に厚紙や下敷きを敷くことでインクがにじまず、文字の形が安定します。宛名を真っすぐ書くために、事前に薄く鉛筆でガイドラインを引くと失敗が減ります。書き終えた後は必ず乾かし、インクが擦れないように注意しましょう。

ペンの選び方ひとつで「きちんと感」が伝わります。見た目の印象を軽視せず、封筒を「自社の顔」と考える意識が重要です。

ビジネスで封筒の印象を上げる小さな工夫

宛名シールや印刷の使い方

大量の郵送を行う企業では、宛名を印刷したり宛名シールを使うケースもあります。ただし、印刷を使う場合でも位置や文字サイズのバランスが悪いと、かえって雑に見えてしまうことがあります。
印刷する際は、宛名部分を大きめに設定し、フォントは明朝体やゴシック体などの読みやすい書体を選びましょう。宛名シールを使う場合は、斜めに貼らないよう細心の注意を払うことが大切です。

封を閉じるときのマナー

封を閉じたら、のり付けの上に「封」という字を赤で書きます。これは、郵便物が確実に封緘されたことを示す伝統的なマナーです。正式な書類では、会社印や個人印を「封」の文字に重ねて押すとより丁寧です。
テープで留めるだけの場合も、テープの上に赤ペンで「封」と記載しておくと良いでしょう。

郵送前の最終チェックリスト

封筒を投函する前に、以下の点を必ず確認しておきましょう。

宛名と住所に誤字がないか
郵便番号の桁数が正しいか（7桁）
「様」「御中」の使い分けが適切か
封がきちんと閉じられているか
書類在中の表示が正しい位置にあるか
裏面の差出人が記載されているか

この最終チェックを怠ると、信頼性を損ねるだけでなく、書類が届かないリスクにもつながります。1通の封筒が社外での印象を左右することを忘れないようにしましょう。

封筒マナーを身につけることで仕事がスムーズになる理由

封筒の書き方を丁寧に守ることは、単なる形式ではなく「相手を思う気持ち」を表す行動です。相手の立場に立って書類を準備する人は、自然と仕事全体に対しても誠実さを持って臨む傾向があります。
封筒の宛名ひとつを取っても、正しい敬称の使い方やバランスの取り方を理解している人は、組織の中でも「信頼できる人」として評価されやすいものです。

ビジネスの場では、小さなマナーが大きな信頼を生みます。封筒はただの紙ではなく、「相手への最初の挨拶」だと思って書くことが大切です。