台風の日に送る気遣いメール例文集!ビジネスシーン別に使える文章を紹介

2026年1月21日

台風が接近してくると、自分自身の安全確保はもちろんですが、仕事で関わりのある取引先や同僚のことも気にかかりますよね。激しい雨風の中で無理な移動をしていないか、オフィスや自宅の周辺に被害が出ていないかなど、ビジネスパーソンとして配慮すべき点は意外と多いものです。そんな時に送る一通の気遣いメールは、相手との信頼関係をより深める大切なコミュニケーションツールになりますよ。

この記事では、台風の日に送るメールの基本的なマナーから、シチュエーション別の具体的な例文までを徹底的に解説します。相手に負担を感じさせず、かつ温かみが伝わる言葉選びをマスターすることで、非常時でも落ち着いた対応ができるようになります。読み終える頃には、どんな台風が来ても迷わずに適切な連絡ができるようになり、あなたのビジネススキルが一段と引き上がるはずです。

台風の日に送るビジネスメールの基本的なマナーと件名の書き方

台風の影響が予想される際、ビジネスメールを送る上で最も大切なのは、相手の状況をどこまで具体的に想像できるかという点にあります。自分側の都合を押し付けるのではなく、相手が今どのような不安を感じ、どのような環境に置かれているかを考えることが、真の気遣いへと繋がるのですよ。まずは、送信のタイミングや件名の工夫など、土台となるマナーから一緒に確認していきましょう。

相手の安全を第一に考える言葉選びのコツ

台風の日にメールを送る際、文頭の挨拶で最も優先すべきなのは、相手の身の安全を案じる言葉です。普段使っている「お世話になっております」という定型的な挨拶の後に、必ず天候に関する一言を添えるようにしましょう。この時、単に「台風が来ていますね」と事実を述べるだけでなく、相手の居住地やオフィスの場所を考慮した具体的な表現を心がけると、より親身な印象を与えることができます。

例えば、相手が沿岸部や河川の近くにオフィスを構えている場合、高潮や増水のリスクを念頭に置いた言葉を選びたいですね。逆に都市部であれば、交通機関の麻痺や帰宅困難になる可能性を気遣う内容が喜ばれます。このように、相手のコンテキスト（背景や状況という意味です）に合わせた言葉選びをすることで、テンプレート（雛形）をそのまま使っただけではない、血の通ったメッセージになります。

また、文章の最後には「お返事には及びません」といった、相手の負担を減らす一言を付け加えるのがスマートですよ。台風の最中は、誰もが情報の確認や安全確保で手一杯な状態です。そこに返信の義務感を与えてしまうのは、かえって失礼にあたることもあります。相手を想う気持ちを伝えつつ、アクションを求めない潔さが、大人のビジネスコミュニケーションには欠かせません。

返信の有無や緊急度を明確にする件名の工夫

台風の日は、多くのビジネスパーソンが常にスマートフォンやパソコンで最新の気象情報をチェックしています。受信トレイに届く大量のメールの中から、あなたのメールが「急ぎの用件なのか」「単なるお見舞いなのか」を一目で判断できるようにすることが、相手に対する最大の配慮になりますよ。件名の付け方一つで、相手が感じるストレスを劇的に減らすことができるのです。

具体的には、件名の冒頭に【】（隅付き括弧）を使って、内容を要約して記載するのが効果的です。例えば、予定の変更をお願いしたい場合は「【重要・日程調整】台風接近に伴うお打ち合わせ延期のご相談」といった具合ですね。もし、特に急ぎではなくお見舞いの気持ちだけを伝えたいのであれば、「【お見舞い】台風の接近につきまして（返信不要）」と記しておくのが最も親切です。

このように、中身を開かなくても大筋が理解できる件名は、忙しい相手にとって非常にありがたいものです。特に「返信不要」という言葉が目に入れば、移動中や避難準備中の相手でも、安心して後回しにしたり、読むだけで済ませたりすることができます。相手の貴重な時間を奪わないという意識を持つことが、非常時における信頼の構築に直結するのですよ。

送信タイミングを見極めて迷惑にならない配慮を

気遣いのメールを送るタイミングも、実は重要なマナーの一つです。台風が上陸してからでは、相手はすでに停電や浸水などの実被害に対応しているかもしれません。そうなると、メールを確認する余裕すらなくなってしまいます。理想的なのは、台風の進路予想が確実になり、各公共交通機関が計画運休などを発表し始めた段階、つまり「嵐の前の静けさ」のうちに連絡を済ませておくことです。

早めに連絡をしておくことで、相手も「明日は中止になるだろうな」という予測が立てやすくなり、スケジュールの組み直しがスムーズに行えます。直前になってバタバタと連絡をするのは、相手に余計な混乱を与えてしまうため避けるべきですね。ただし、深夜や早朝にメールを送るのも控えたいところです。通知音で相手の睡眠を妨げてしまっては、せっかくの気遣いが台無しになってしまいます。

もし、どうしても夜間や早朝に送らなければならない事情がある場合は、文頭に「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えるか、予約送信機能を使って翌朝の適切な時間に届くよう調整するのが賢いやり方です。相手の生活リズムを尊重し、穏やかなタイミングでメッセージが届くように配慮することで、あなたの丁寧な姿勢がより一層伝わるはずですよ。

取引先へ送る台風の日の気遣いメール例文集｜予定変更や日程調整のコツ

取引先に対して送る台風関連のメールは、その後の仕事の進め方に大きな影響を与えます。特に訪問の予定がある場合や、重要な商談が控えている場合は、こちらからどのように切り出すかが腕の見せ所ですね。無理をしてでも行くべきか、それとも安全を優先すべきか、迷うこともあるかもしれません。しかし、現在のビジネスシーンでは「安全第一」という判断こそが、リスク管理能力の高いパートナーとして信頼される理由になるのですよ。

予定されていた訪問の中止を丁寧に伝える文章

台風の影響で、予定していた訪問をキャンセルせざるを得ない場面はよくあります。この時、「自分が行きたくないから中止にする」というニュアンスではなく、「〇〇様の安全を第一に考えたい」という姿勢を前面に出すことがポイントです。相手も、この悪天候の中で来客対応をするのは負担に感じていることが多いので、こちらからの申し出は案外、歓迎されるものですよ。

以下に、丁寧なキャンセル依頼の例文を紹介します。

・例文件名：【日程再調整のご相談】台風〇号接近に伴うご訪問の中止につきまして本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社ロロントの〇〇でございます。

非常に強い台風〇号が接近しており、明日には公共交通機関の乱れも予想されております。誠に恐縮ではございますが、〇〇様の安全確保、および交通網の混乱による影響を鑑み、明日〇時に予定しておりました貴社へのご訪問を、一度中止させていただきたく存じます。

直前の変更となり、多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。〇〇様におかれましても、明日は外出を控え、安全にお過ごしいただけますと幸いです。

なお、延期後の日程につきましては、天候が回復したのちに改めてご相談させていただけますでしょうか。まずは取り急ぎ、ご訪問中止のお願いとお見舞いを申し上げます。

返信は、状況が落ち着かれてからで結構でございます。どうぞ、くれぐれもご自愛くださいませ。

このような文章であれば、相手に申し訳なさを感じさせつつも、しっかりと安全を気遣っていることが伝わります。ポイントは、延期を「決定事項」として一方的に伝えるのではなく、「提案」の形をとることで、相手の判断を尊重する姿勢を見せることですね。

また、文章の端々に相手の地域に特化した情報を少し加えるだけでも、親密度がぐっと増します。「お近くの〇〇川の増水が心配ですが、大丈夫でしょうか」といった一言があれば、テンプレートではない、あなただけの真心のこもったメールになりますよ。

対面からオンライン会議への切り替えを依頼する際の文面

台風で移動が難しいけれど、打ち合わせの内容自体は急ぎたいという場合もありますよね。そんな時に重宝するのが、オンライン会議への切り替え提案です。最近ではZoomやTeamsなどのツールが普及しているため、比較的スムーズに受け入れてもらえることが多いですよ。ただし、相手のIT環境や準備の都合もあるため、押し付けがましくならないよう提案するのがコツです。

・例文件名：【形式変更のご提案】台風接近に伴うお打ち合わせのオンライン化につきまして本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

お世話になっております。株式会社ロロントの〇〇です。

予報によりますと、明日は台風の影響で激しい雨風が予想されております。当初は貴社へお伺いする予定でございましたが、移動に伴うリスクや交通機関の遅延を考慮し、もしよろしければ明日の会議をオンライン形式に切り替えさせていただけないでしょうか。

私共としましては、安全を確保しつつ予定通りにお話しできればと考えております。もし、オンラインでの実施が可能でございましたら、追ってWeb会議のリンクをお送りいたします。

もちろん、状況的に明日の実施が難しい場合は、日程を改めて調整させていただくことも可能です。〇〇様のご都合に合わせて柔軟に対応いたしますので、ご意向をお聞かせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

この例文では、オンライン会議を「一つの解決策」として提示しつつ、無理な場合は延期も受け入れるという二段構えの提案にしています。相手にとって最も負担の少ない選択肢を選んでもらえるように配慮することが、非常時における優しさの形なのですね。

また、オンライン化を提案する際は、こちら側でツールの準備やURLの発行を全て引き受ける旨を伝えると、相手の手間を省くことができて非常に喜ばれます。「面倒な設定はこちらでやりますので、クリックするだけで大丈夫ですよ」というメッセージを含めることで、心理的なハードルを下げることができるのですよ。

納期や配送スケジュールの遅延を事前に共有する一言

台風は人の移動だけでなく、物の流れにも大きな影響を与えます。もし、あなたが物流や制作に関わる仕事をしているなら、納期が遅れる可能性があることを早めに伝えておく必要があります。台風が過ぎ去ってから「実は遅れました」と報告するのと、事前に「遅れるかもしれません」と伝えておくのとでは、相手の受ける印象が天と地ほど変わってくるのですよ。

・例文件名：【重要】台風〇号の影響による商品の納入遅延の可能性につきまして本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社ロロントの〇〇でございます。

現在接近中の台風〇号の影響により、一部の交通網や配送ルートに制限が出ております。そのため、当初〇月〇日に予定しておりました商品の納入につきまして、数日程度の遅れが生じる可能性がございます。

納期を心待ちにしておられるところ、ご心配をおかけし誠に申し訳ございません。現時点では〇日遅れの〇日頃の到着を見込んでおりますが、状況が判明次第、逐一ご報告させていただきます。

何よりも配送担当者の安全を優先した判断となりますこと、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。天候の回復とともに、最優先で手配を進めてまいります。

まずは現状のご報告とお詫びを申し上げます。

このメールで重要なのは、遅延の理由が「安全優先」であることを明確にしている点です。正当な理由があれば、ほとんどの取引先は納得してくれます。むしろ、無理に配送を強行して事故を起こすことの方が、双方にとって大きなダメージになりますよね。

また、「逐一報告する」という約束をすることで、相手の不安を解消することができます。情報の空白を作らないことが、トラブルを最小限に抑える秘訣ですよ。相手がその商品を使って別の予定を立てている可能性もあるため、できるだけ早い段階で一報を入れるようにしましょうね。

社内向けの台風連絡メール例文｜出社判断や在宅勤務の指示方法

台風の際、意外と神経を使うのが社内向けの連絡です。特にリーダーや上司の立場にある方は、部下に対してどのような指示を出すべきか、その一言でチームの安全と士気が決まります。曖昧な指示は混乱を招くだけでなく、無理な出社を強いてしまう結果にもなりかねません。ここでは、社内で混乱を避け、メンバーが安心して業務に取り組めるような連絡の取り方を深掘りしていきましょう。

上司から部下へ安全確保と早退を促すメッセージ

台風が迫っている時、部下は「みんなが頑張っているのに自分だけ先に帰っていいのだろうか」という罪悪感を感じがちです。そんな時、上司から「安全のために早く帰りなさい」という明確な号令が出ることは、部下にとって何よりの救いになりますよ。上司の役割は、業務を回すこと以上に、メンバーの命を守ることにあるという姿勢をはっきりと示すべきですね。

・例文件名：【全メンバーへ】台風接近に伴う早期退社の推奨と安全確保について本文：チームの皆さん、お疲れ様です。〇〇です。

予報によると、本日午後は台風の影響で風雨が強まり、鉄道各社も計画運休を実施する可能性があるとのことです。皆さんの安全を最優先に考え、本日の業務は15時をもって終了とし、速やかに帰宅することを強く推奨します。

「まだ仕事が残っているから」と無理をする必要はありません。残った業務は、明日の状況を見て調整するか、自宅で対応可能な範囲で行ってください。何よりも、交通機関が麻痺する前に無事に自宅にたどり着くことが最優先です。

帰宅途中も強風や飛来物に十分注意し、自宅周辺の状況にも気を配ってください。もし帰宅が難しい、あるいは自宅で困ったことがあれば、遠慮なく私まで連絡してくださいね。

皆さんの無事を第一に考えています。気をつけて帰りましょう！

このメールのポイントは、「推奨」という言葉を使いつつも、上司として「安全が最優先だ」という強い意志を伝えている点にあります。また、具体的な退社時間を指定することで、部下が判断に迷う余地をなくしています。さらに、帰宅後のフォローについても触れることで、チームとしての連帯感を高めることができるのですよ。

部下は上司の背中を見ています。もし、上司であるあなたがいつまでもオフィスに残っていたら、部下は帰りづらくなってしまいますよね。まずはあなた自身が「私も今から帰ります」と宣言して、真っ先にオフィスを出る勇気を持つことが、本当の意味でのリーダーシップですよ。

チームメンバーへ自身の在宅勤務を報告する際のマナー

あなたが在宅勤務（テレワーク）を選択する場合、同僚やメンバーに対してその旨を報告するのは、業務を円滑に進めるための最低限のマナーです。特に台風の日は、誰がどこで仕事をしているのかが不明確になると、急な連絡が必要な時に困ってしまいます。自分の居場所と、連絡が取れる手段をあらかじめ共有しておくことで、チーム全体の安心感に繋がるのですよ。

・例文件名：【お知らせ】台風の影響による本日の在宅勤務への切り替えにつきまして本文：チームの皆様

お疲れ様です。〇〇です。

本日は台風による交通機関の乱れが予想されるため、安全を考慮し、終日在宅勤務とさせていただきます。通常通り、9時から業務を開始しておりますが、急ぎの連絡が必要な場合は、チャットツール（Slack等）または携帯電話まで直接ご連絡ください。

なお、午後は停電やネット回線の不安定化等で一時的に連絡が取りづらくなる可能性もございます。その際は、復旧次第すぐに折り返しご連絡いたしますので、ご容赦いただけますと幸いです。

皆様もお足元や周囲の状況に十分ご注意の上、無理のない範囲で業務を進めてください。何かあればいつでもお声がけくださいね。

本日もよろしくお願いいたします。

この例文では、単に「休みます」と言うのではなく、「場所を変えて業務を継続します」という姿勢を示しています。また、災害時特有の「停電で連絡が取れなくなる可能性」についても言及している点が非常に現実的で親切です。あらかじめ予測されるトラブルを共有しておくことで、連絡が取れなくなった時の相手のイライラを未然に防ぐことができるのですよ。

同僚とのコミュニケーションでは、少し柔らかい表現を使っても良いかもしれませんね。「窓の外の雨音がすごいですが、集中して頑張ります！」といった一言を添えるだけで、物理的に離れていても心の距離を縮めることができます。非常時だからこそ、お互いに励まし合う姿勢を大切にしたいものですね。

欠勤や遅刻の連絡を入れる際の迅速な対応

どれだけ気をつけていても、台風の影響でどうしても仕事に行けない、あるいは大幅に遅れてしまうことはあります。そんな時に一番やってはいけないのは、連絡を後回しにすることです。状況が分かった時点で、一分一秒でも早く第一報を入れることが、組織の一員としての責任ですよ。

・例文件名：【緊急・勤怠連絡】台風による公共交通機関の見合わせに伴う遅刻につきまして本文：〇〇部長、チームの皆様

おはようございます。〇〇です。

台風の影響により、現在私が利用している〇〇線が運転を見合わせております。駅で状況を確認しておりますが、現時点で復旧の目処が立っておりません。

誠に申し訳ございませんが、本日は大幅に遅れての出社となる見込みです。運転が再開され次第、改めてご連絡し、安全を確認した上で向かわせていただきます。

なお、10時から予定されていた定例ミーティングには、駅の待合室からスマートフォンで参加させていただく予定です。ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

移動に支障が出た際、パニックになってしまうこともあるかもしれませんが、まずは深呼吸して正確な状況を伝えましょう。この例文のように、「現状」と「今後の見通し」、そして「当面の予定への対応」の3点をセットで伝えるのが理想的です。

上司の立場からすると、部下が来られないことよりも、部下が今どこで何をしているのかが分からないことの方が不安なのです。こまめな連絡は、あなた自身の安全を周囲に知らせる「生存確認」としての意味も持っていますよ。無理をして危険な移動を強行するのではなく、まずは立ち止まって連絡を入れる勇気を持ってくださいね。

台風通過後の気遣いメール例文｜被害状況の確認とお見舞いのマナー

台風が過ぎ去った後、空が晴れ渡ったからといって、すべてが解決したわけではありません。被害の状況は場所によって大きく異なり、中には復旧作業に追われている方もいるはずです。嵐が去った直後、あるいは翌日に届くお見舞いのメールは、相手にとって何よりの励ましになります。ここでは、相手の心に寄り添い、信頼関係をさらに深めるためのアフターフォロー（事後のケアという意味です）のやり方を解説します。

取引先の被害を案じるお見舞いメールの適切なタイミング

台風が過ぎた後、お見舞いのメールを送るタイミングは非常に繊細です。早すぎると相手は片付けや対応に追われて読む暇がありませんし、遅すぎると「今さら感」が出てしまいます。一般的には、台風が完全に通過し、ニュースなどで各地の被害状況が概ね判明した直後から翌日の午前中までが、最も適切なタイミングと言えますね。

・例文件名：台風〇号通過に伴うお見舞いと状況確認のお願い本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社ロロントの〇〇でございます。

昨晩の台風〇号は各地で猛威を振るいましたが、〇〇様および貴社の皆様におかれましては、お変わりございませんでしょうか。ニュースでは〇〇地域でも激しい雨風があったと報じられており、非常に案じております。

もし、オフィスの設備や物流等で何かお困りごとがございましたら、私共でお力になれることがあれば何なりとお申し付けください。私共の担当業務につきましても、状況に合わせて柔軟に対応させていただきますので、どうぞご遠慮なくおっしゃってくださいね。

今は何よりも、皆様の安全と生活の復旧を第一になさってください。一日も早く平穏な日常が戻ることを、心よりお祈り申し上げます。

このメールは、状況確認と同時に「何かあれば助けますよ」という支援の意志を伝えるものです。相手が困っている時に、真っ先に手を差し伸べることができるパートナーは、その後も長く大切にされます。ポイントは、具体的な仕事の話をあえて出さない、あるいは「仕事のことは二の次でいいですよ」というニュアンスを含めることです。

相手が片付け作業をしている最中に「あの資料はどうなりましたか？」と聞くのは、最も避けるべき行為です。まずは相手の人間としての安全と安心を優先し、ビジネスの話は相手の心が落ち着いてからにするのが、一流の気遣いですよ。

業務再開の目処や納期の相談を円滑に進める一言

台風で仕事がストップしてしまった場合、どこから手を付けるべきか、取引先との調整はどうすべきか、頭を悩ませますよね。特にお互いに被害が出ている場合は、「お互い様」という精神で歩み寄ることが大切です。相手の状況を察しつつ、今後のスケジュールを現実的な形に修正していくための、角の立たない伝え方を確認しましょう。

・例文件名：【ご相談】台風後の業務再開スケジュールと納期調整につきまして本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

お疲れ様です。株式会社ロロントの〇〇でございます。先ほどは、お見舞いのお電話をいただきありがとうございました。

幸い、弊社のオフィスは大きな被害もなく、本日より順次業務を再開しております。しかしながら、交通網の混乱等で一部スタッフの出社が遅れており、当初予定しておりました納品スケジュールを1日程度後ろ倒しにさせていただきたく、ご相談です。

〇〇様の方でも、復旧作業や諸対応でお忙しい最中とは存じますが、新しい納期として〇月〇日をご検討いただけないでしょうか。もし、そちら様で更なる遅延が必要な場合も、最大限調整いたしますので、遠慮なくご指示くださいませ。

大変な時期ではございますが、協力してこの状況を乗り越えていければと考えております。何卒よろしくお願い申し上げます。

この例文の素晴らしい点は、自分たちの状況を正直に伝えつつ、相手の事情にも配慮し、「一緒に乗り越えよう」という協調のメッセージを発信していることです。台風のような不可抗力の事態では、完璧を求めるよりも、お互いに「今できるベスト」を模索する姿勢が重要になります。

また、文章の中に「最大限調整いたします」という言葉があることで、相手は「自分たちも甘えていいんだ」という安心感を得ることができます。ギブ・アンド・テイク（与え合うこと）の精神を言葉にすることで、危機を乗り越えた後の絆は以前よりもずっと強固なものになりますよ。

被害がなかった場合の安堵を伝える返信のコツ

お見舞いメールを送った際、相手から「幸い被害はありませんでした」と返信が来ることがあります。この時、「よかったです」の一言で終わらせてしまうのは、少しもったいないですね。相手が無事であったことへの喜びと、引き続きの警戒を促す言葉を添えることで、より温かみのあるやり取りになりますよ。

・例文件名：Re: 台風〇号通過に伴うお見舞いと状況確認のお願い本文：株式会社〇〇〇〇部〇〇様

ご返信ありがとうございます。株式会社ロロントの〇〇です。

被害がなかったとのこと、メールを拝読して心からホッといたしました。昨夜はかなり強い風の音がして心配しておりましたが、〇〇様がご無事で本当によかったです。

まだしばらくは、地盤の緩みや天候の急変なども考えられますので、どうぞ油断なさらずお過ごしくださいね。また、お仕事の方でも何かお気づきの点があれば、いつでもお気軽にご連絡ください。

週明けに、元気な声でお話しできるのを楽しみにしております。素敵な週末をお過ごしください。

このように、相手の無事を自分のことのように喜ぶ表現（「心からホッといたしました」など）を使うと、相手も送ってよかったと感じてくれます。また、「地盤の緩み」といった具体的な注意喚起を添えることで、相手の安全を継続的に願っていることが伝わります。

ビジネスメールは事務的なやり取りになりがちですが、こうした「余白」の部分にこそ、あなたの人間性が現れます。台風という大変な出来事を、お互いの信頼を確認し合うポジティブな機会に変えることができるのは、あなたの優しい言葉選びのおかげなのですよ。

台風による納期遅延や配送停止を伝えるビジネスメールの対応術

台風が発生すると、工場の操業停止や物流網の切断により、どうしても予定通りに仕事が進まなくなることがあります。これはあなたの努力不足ではなく、自然災害という避けられない事態によるものです。しかし、そのことをどのように伝えるかによって、顧客からの信頼を守れるかどうかが決まってきます。ここでは、言い訳に聞こえない、誠実な遅延報告のテクニックを学んでいきましょう。

配送遅延を詫びる際の「不可抗力」と「誠実さ」のバランス

配送が遅れることを伝える際、単に「台風のせいです」と責任を転嫁するような書き方は控えたいですね。確かに台風は不可抗力（人の力ではどうにもできないことという意味です）ですが、その影響を最小限に抑えようと努力している姿勢と、遅延によって迷惑をかけることへの真摯な謝罪をセットにすることが大切です。

・例文件名：【お詫び】台風〇号の影響による商品配送遅延のお知らせ本文：株式会社〇〇〇〇様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社ロロントの〇〇でございます。

現在接近しております台風〇号の影響により、弊社提携の配送業者が一部地域での集荷・配送を一時停止しております。そのため、当初予定しておりました貴社宛のお荷物の到着が、〇日から〇日程度遅れる見込みとなりました。

商品の到着を心待ちにしておられたところ、多大なるご不便をおかけし誠に申し訳ございません。自然災害とはいえ、予定通りの納品が叶いませんこと、深くお詫び申し上げます。

天候の回復次第、最優先で発送作業を再開し、改めて最短の到着予定日をご報告いたします。何卒、状況をご賢察の上、ご了承いただけますようお願い申し上げます。

このメールでは、具体的な状況（配送業者の停止）を説明し、予測される遅れの日数を示しています。また、「最優先で再開する」という約束をすることで、放置されているわけではないという安心感を相手に与えています。

さらに、「ご了承いただけますよう」という言葉を使うことで、相手に理解を求めています。相手もニュースを見ていれば状況は分かっていますが、こうして改めて丁寧に説明されることで、納得感が深まるのですよ。

サービス一時停止のお知らせをユーザーへ送る際のポイント

もしあなたが一般のユーザー向けにサービスを提供しているなら、不特定多数の人に向けて一斉に案内を出すこともあるでしょう。この場合、個別の気遣いよりも「正確な情報」と「迅速な判断」が求められます。ユーザーが一番知りたいのは、「いつ止まって、いつ動くのか」という点に尽きるからですよ。

・例文件名：【重要】台風接近に伴う店舗臨時休業および配送停止のお知らせ本文：いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

台風〇号の接近に伴い、お客様と従業員の安全を第一に考え、誠に勝手ながら以下の通り臨時休業およびサービスの停止を決定いたしました。

【臨時休業期間】 2026年〇月〇日（〇）終日 ※天候の状況により、〇日（〇）も営業開始時間を変更する場合がございます。

【配送への影響】現在承っておりますご注文につきましては、配送業者の受付停止に伴い、通常より〇日程度のお時間をいただく可能性がございます。

急なお知らせとなり、ご利用の皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。営業再開に関する最新情報は、随時公式サイトおよび公式SNSにてお知らせいたします。

皆様もどうぞ安全にお過ごしくださいませ。

不特定多数向けのメールでは、箇条書き（項目を並べて書く方法です）を活用して、必要な情報がパッと目に飛び込んでくるようにしましょう。また、最新情報をどこで確認すればよいか（公式サイトやSNSなど）を明記しておくことで、カスタマーサポートへの問い合わせを減らすことができます。

最後に「皆様も安全に」という言葉を添えることで、企業としての温かい姿勢を示すことができますよ。冷たい事務連絡になりがちな一斉送信メールにこそ、一滴の優しさを混ぜておきたいものですね。

納期遅延による二次的なトラブルを防ぐための先回り連絡

納期が遅れることで、相手のその先の予定が狂ってしまうのが一番の懸念事項です。例えば、納品された部材を使って相手が別の製品を組み立てる予定だった場合、あなたの遅延は相手の生産ラインを止めてしまうことになります。こうした二次被害を防ぐためには、遅延が確定する前の「予測」の段階での連絡が不可欠です。

・例文件名：【事前共有】台風〇号の影響による今後のスケジュールへの影響について本文：株式会社〇〇〇〇様

お疲れ様です。株式会社ロロントの〇〇です。

まだ現時点では未確定ではございますが、週末に上陸が予想される台風〇号の影響により、来週火曜日の納品分に影響が出る可能性がございます。現在、可能な限り前倒しで作業を進めておりますが、もし物流が完全にストップした場合には、最大で2日程度の遅延を想定しております。

もし、この遅延によって貴社の後続工程に重大な支障が出るようであれば、今のうちに代替案（一部データの先行送付など）を検討したく存じます。状況が見え次第、明日正午までに再度ご連絡いたしますが、まずは可能性としてお含みおきいただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

このメールは「かもしれない」という段階での連絡ですが、これが相手にとっては一番ありがたいのです。もし遅れたとしても、あらかじめ聞いていれば心の準備や代替策の検討ができます。逆に、当日になって「ダメでした」と言われると、相手は手詰まりになってしまいますよね。

「先回り」の連絡ができる人は、仕事のパートナーとして絶大な信頼を得ることができます。自然災害は変えられませんが、情報の伝え方次第で、最悪の結果は避けられるのですよ。

災害時の緊急連絡に役立つチャットツールでの短い気遣い表現

最近のビジネス現場では、メールよりもSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールが主流になっている会社も多いですよね。チャットはメールよりもリアルタイム性が高く、短い言葉でテンポよくやり取りできるのが特徴です。しかし、その手軽さゆえに、ついつい配慮を欠いたメッセージを送ってしまうこともあります。台風のような緊急時に、チャットならではのスピード感を活かしつつ、しっかりと気遣いを届ける方法を考えてみましょう。

SlackやTeamsで使えるスタンプ併用の短い声掛け

チャットツールには「スタンプ（リアクション）」という便利な機能があります。これを使うことで、文字だけでは伝わりにくい感情を補ったり、返信の手間を省いたりすることができるのですよ。台風の最中、文字を打つのも大変な状況では、このスタンプを賢く使うことが気遣いになります。

例えば、誰かが「無事に帰宅しました」と投稿した時に、ただ「了解」と打つのではなく、安心している顔の絵文字や、拍手のスタンプを送ってみてください。それだけで「よかったね」という温かいニュアンスが伝わります。また、自分から声をかける際も、以下のような短いメッセージにスタンプを添えるのがおすすめです。

・例文「台風の影響、皆さん大丈夫ですか？落ち着いたらでいいので、スタンプで状況教えてください！」「明日は無理せず在宅にしましょう🏠（←家の絵文字）」「こちらは無事です！風がすごいので皆さん気をつけて🙏」

チャットでは長文よりも、こうした「短く、回数の多い」コミュニケーションの方が、お互いの生存確認になり、孤独感を和らげることができます。災害時は、誰かと繋がっているという感覚自体が、大きな心の支えになるのですよ。

ただし、取引先との共有チャンネルなどでは、スタンプの使いすぎには注意が必要ですね。相手の会社の文化に合わせて、失礼にならない範囲で適度に活用しましょう。

既読のみでOKな状況を作るための返信不要メッセージ

チャットツールには「既読」がわかる機能がありますが、それでも相手は「何か返さなきゃ」と思ってしまうものです。特に、停電でスマホのバッテリーを節約したい時や、避難準備で忙しい時に、返信を強いるのは避けるべきですね。こちらからメッセージを送る際は、明示的に「返信しなくていいですよ」というルールを提示してあげましょう。

・例文「台風の状況を案じております。このメッセージには返信不要です。既読マークがつくだけで安心しますので、お手すきの際にご確認くださいね。」「全員の無事を確認したいので、無事な方はこのメッセージに👌スタンプだけ押してください！返信は不要です。」「明日の打ち合わせについては、追ってこちらから詳細を送ります。今夜は安全確保を最優先にしてください。おやすみなさい。」

このように、「スタンプだけでいい」「既読だけでいい」と具体的なアクションを指定してあげることで、相手の負担を最小限に抑えつつ、必要な情報をやり取りできます。これは、ITツールを使いこなす現代のビジネスパーソンにとって、非常に高度なマナーの一つなのですよ。

相手を楽にしてあげること。それが、テクノロジーを使った真のホスピタリティ（もてなしの心）なのですね。