Excelは基本関数20個を覚えるだけで、売上集計・データ検索・条件判定など多くの作業を自動化できます。
特に業務で頻繁に使う関数は限られており、それだけ理解しておけばほとんどの表計算に対応できます。
ここでは実務で使用頻度が高い関数を一覧表と具体的な入力例で整理しました。
コピーして使える式も紹介しているので、そのままExcelに入力すればすぐ使えます。
エクセル関数一覧表
まず覚えるべき基本的な関数は次の20個です。
この一覧を把握しておくと、Excel作業でどの関数を使えばよいか迷わなくなります。
| 用途 | 関数 | できること |
|---|---|---|
| 合計 | SUM | 数値を合計する |
| 平均 | AVERAGE | 平均値を出す |
| 最大 | MAX | 最大値を取得 |
| 最小 | MIN | 最小値を取得 |
| 数値カウント | COUNT | 数値セルを数える |
| データカウント | COUNTA | 空白以外を数える |
| 条件分岐 | IF | 条件に応じて結果を変える |
| 条件合計 | SUMIF | 条件に一致する合計 |
| 条件カウント | COUNTIF | 条件に一致する数 |
| 検索 | VLOOKUP | 縦方向検索 |
| 検索 | XLOOKUP | 柔軟な検索 |
| セル参照 | INDEX | 指定セルの値取得 |
| 文字結合 | CONCAT | 文字をつなぐ |
| 文字数 | LEN | 文字数を取得 |
| 日付 | TODAY | 今日の日付 |
| 日時 | NOW | 現在日時 |
| 四捨五入 | ROUND | 四捨五入 |
| 切り捨て | ROUNDDOWN | 数値を切り捨て |
| 切り上げ | ROUNDUP | 数値を切り上げ |
| エラー処理 | IFERROR | エラー表示を防ぐ |
まずこの20個を覚えてください。
Excelのほとんどの作業は、この中の関数の組み合わせで処理できます。
基本的な関数の使い方
関数はセルに「=」から入力します。
そのあとに関数名を書き、かっこ内にセル範囲を指定します。
この式はA1からA10の合計を計算します。
入力後にEnterを押せば結果が表示されます。
基本ルールは3つです。
・関数は必ず「=」から始める
・セル範囲は「A1:A10」で指定
・条件や追加設定はカンマで区切る
この入力方法さえ理解していれば、どの関数でも同じ要領で使えます。
Excelで合計や平均を計算する関数
数値計算はExcelの基本操作です。
売上管理や集計表では毎日使います。
SUM関数～合計をだす関数～
SUMは数値を合計する関数です。
売上や数量をまとめて計算するときはまずこの関数を使います。
A1からA10までの数値をすべて合計します。
ドラッグで範囲を指定すればすぐ入力できます。
離れたセルも計算可能です。
=SUM(A1,A5,A10)
複数のセルをカンマで区切るだけで合計できます。
売上表の集計では必須の関数です。
AVERAGE関数～平均値を計算する関数～
AVERAGEは平均値を計算します。
テストの平均点や売上平均の計算で使われます。
指定した範囲の平均値が表示されます。
SUMで合計し、AVERAGEで平均を見る使い方が一般的です。
データの傾向を把握する場合に便利です。
数値分析では必ず使われます。
MAX関数～最大値を取得する関数～
MAXは最大値を取得する関数です。
最も大きい数値を確認したいときに使います。
指定範囲の中で一番大きい数値が表示されます。
売上ランキングや最高点の確認で便利です。
データのピーク値を知りたいときに使います。
表の分析ではよく登場する関数です。
MIN関数～最小値を取得する関数～
MINは最小値を取得する関数です。
最も小さい数値を見つけたいときに使います。
最低点や最安価格を確認できます。
MAXとセットで使うケースが多い関数です。
データの幅を確認したいときに役立ちます。
数値のばらつきを把握できます。
Excelで条件を指定して計算する関数
条件付き計算は業務Excelでよく使われます。
部署別売上や合格判定などを自動化できます。
IF関数～条件によって表示を変える関数～
IFは条件によって表示を変える関数です。
評価表や判定処理で頻繁に使われます。
入力例
=IF(A1>=60,”合格”,”不合格”)
A1が60以上なら合格と表示されます。
それ以外は不合格になります。
複数条件も設定できます。
結果を自動判定できるため作業が減ります。
SUMIF関数～条件に一致するデータだけ合計する関数～
SUMIFは条件に一致するデータだけ合計します。
部署別売上などの集計で使われます。
入力例
=SUMIF(A1:A10,”営業”,B1:B10)
A列が営業のデータだけを対象に、B列の数値を合計します。
条件付き集計では非常に便利です。
手作業の計算が不要になります。
集計表の作成が一気に楽になります。
COUNTIF関数～条件に一致するデータ数を数える関数～
COUNTIFは条件に一致するデータ数を数えます。
アンケート集計などでよく使われます。
入力例
=COUNTIF(A1:A10,”東京”)
東京というデータが何個あるか表示されます。
回答数の集計などに便利です。
データ分析では頻繁に使われます。
シンプルですが非常に強力な関数です。
Excelでデータ検索する関数
検索関数を覚えるとExcel作業が大幅に効率化します。
VLOOKUP関数～IDから情報を取得する関数～
VLOOKUPは縦方向の検索関数です。
IDから顧客情報を取得する場面でよく使われます。
入力例
=VLOOKUP(A2,A1:C10,2,FALSE)
A2の値を検索し、表の2列目のデータを表示します。
顧客データや商品表で便利です。
ただし検索は左から右方向です。
そのため列構造に注意してください。
XLOOKUP関数～VLOOKUPより柔軟度の高い関数～
XLOOKUPは新しい検索関数です。
VLOOKUPより柔軟に検索できます。
入力例
=XLOOKUP(A2,A1:A10,B1:B10)
A2を検索し、B列の対応データを取得します。
左右どちらの列でも検索できます。
最近のExcelでは主流になっています。
検索処理がシンプルになります。
INDEX関数～指定した位置のデータを取得する関数～
INDEXは指定した位置のデータを取得します。
行と列を指定するだけで値を取り出せます。
入力例
=INDEX(A1:C10,3,2)
3行2列のデータを取得します。
MATCH関数と組み合わせて検索にも使われます。
表の中から値を取得する場合に便利です。
高度なデータ処理でよく使われます。
Excelで文字を扱う関数
文字データの整理にも関数は役立ちます。
CONCAT関数～文字を結合する関数～
CONCATは文字を結合する関数です。
名前や住所の結合でよく使われます。
入力例
=CONCAT(A1,B1)
A1とB1の文字がつながります。
スペースを入れる場合は次のように書きます。
=CONCAT(A1,” “,B1)
名と姓を結合するときに便利です。
住所データの整理でも使われます。
LEN関数～文字数を取得する関数～
LENは文字数を取得します。
入力チェックや文字制限で使われます。
入力例
=LEN(A1)
セルの文字数が表示されます。
フォーム入力チェックにも使われます。
データ整理では役立つ関数です。
文字情報を管理しやすくなります。
Excelで日付を扱う関数
日付関数はスケジュール管理で役立ちます。
TODAY関数～今日の日付を表示する関数
TODAYは今日の日付を表示します。
入力例
=TODAY()
Excelを開くたびに日付が更新されます。
納期管理や日数計算に便利です。
作業表に入れておくと管理しやすくなります。
日付更新の手間がなくなります。
NOW関数～現在日時を表示する関数～
NOWは現在日時を表示します。
入力例
=NOW()
日付と時間が表示されます。
作業ログや更新時間の記録で使われます。
リアルタイムで時間を取得できます。
管理表でよく利用されます。
Excelで数値を調整する関数
計算結果を調整する関数も覚えておくと便利です。
ROUND関数～四捨五入する関数～
ROUNDは四捨五入です。
入力例
=ROUND(A1,2)
小数点2桁に四捨五入します。
請求書や計算表でよく使われます。
計算結果を整えるときに便利です。
表示をきれいにできます。
ROUNDDOWN関数～数値を切り捨てる関数～
ROUNDDOWNは数値を切り捨てます。
入力例
=ROUNDDOWN(A1,0)
整数部分だけ残します。
税計算などで使われます。
数値を安全側に調整できます。
料金計算でよく使われます。
ROUNDUP関数～数値を切り上げる関数～
ROUNDUPは数値を切り上げます。
入力例
=ROUNDUP(A1,0)
整数へ切り上げます。
送料計算などで使われます。
少数を含む数値処理で便利です。
計算ルールに合わせて調整できます。
IFERROR関数～エラー表示を防ぐ関数～
IFERRORはエラー表示を防ぎます。
計算式でエラーが出たときの対策です。
入力例
=IFERROR(A1/B1,””)
エラーの場合は空白になります。
検索関数と組み合わせて使われます。
表を見やすくするために重要です。
エラー表示を防げます。
まとめ
Excelは基本関数20個を覚えるだけで業務効率が大きく変わります。
特に使用頻度が高いのは次の関数です。
・SUM
・IF
・VLOOKUP
・XLOOKUP
・COUNTIF
まずこの5つを使えるようになると、売上集計・検索・条件判定など多くの作業を自動化できます。
その後、文字処理や日付関数を覚えるとExcelのほとんどの業務に対応できるようになります。
