メールを書いていて「表題の件」という言葉を見かけたことがある人は多いでしょう。
ただ、いざ自分で使おうとすると「この使い方で合っているのか」「目上に送っても大丈夫なのか」と迷うことがよくあります。
実際のビジネスメールでは、使い方を少し間違えるだけで文章が事務的に見えたり、伝わりにくくなったりします。逆にポイントを押さえておくと、メールの導入がとてもスムーズになります。
「表題の件」は難しい表現ではありません。
件名と本文の関係を理解すれば、誰でも自然に使えます。
を実務目線で整理します。急いでメールを書きたいときにも、すぐ使える内容にまとめています。
表題の件の意味
「表題の件」とは、メールの件名に書いてある内容を指す言葉です。
つまり本文の最初で「件名に書いた内容について話します」と示す役割があります。
例えば次のメールです。
この文章の意味は「件名の資料送付について連絡します」ということになります。
整理すると次の通りです。
| 言葉 | 意味 |
|---|---|
| 表題 | メールの件名 |
| 件 | その内容 |
つまり「表題の件」は
件名の内容を指す短い表現です。
件名と本文が同じテーマのときだけ使う、これが基本ルールになります。
メールで使う表題の件の正しい使い方
メールを書いていると「本文の最初に何を書けばいいのか」で止まることがあります。そんなときに使われるのが「表題の件」です。
基本の書き方はシンプルです。
または
件名と本文が同じ内容のとき、この一文を入れるだけで文章が自然につながります。
例を見てみましょう。
この形なら、読み手はすぐ内容を理解できます。
表題の件メール例文
メールを書くときに迷うのは「実際の文章」ですよね。ここではそのまま使える例文を紹介します。
表題の件につきましてご連絡いたします（例文）
表題の件につきましてご報告いたします（例文）
表題の件についてご確認ください（例文）
表題の件は目上に使える？
メールを書くとき「目上の人に使ってもいいのか」と悩む人が多い表現です。結論として、表題の件は目上の人にも使えます。
ただし社外メールでは少し事務的に見えることがあります。取引先へのメールでは、もう少し柔らかい書き方にする方が読みやすい場合もあります。
例えば次の書き方です。
または
このように内容を直接書くと、読み手は一瞬で内容を理解できます。最近のビジネスメールでは、この書き方の方がよく使われています。
表題の件は失礼？
メールを書いていると「表題の件は失礼ではないか」と気になる人もいるでしょう。結論として、失礼な表現ではありません。
ただし次の場面では使わない方がいいことがあります。
これらのメールでは、件名の内容をそのまま書く方が丁寧です。
例えば次の書き方です。
お問い合わせいただいた件についてご連絡いたします。
この形なら文章の意図がすぐ伝わります。相手にも丁寧な印象になります。
表題の件の言い換え
同じメールで何度も「表題の件」を使うと文章が単調になります。そんなときは次の言い方に変えると自然です。
| 言い換え | 使う場面 |
|---|---|
| 件名の件 | 社外メール |
| 〇〇の件 | 内容を明確にしたいとき |
| 先日ご相談いただいた件 | 継続案件 |
| 下記の件 | 本文で説明する場合 |
例えば次のように書けます。
先日ご相談いただいた件についてご連絡いたします。
実務では「〇〇の件」と書いた方が読みやすいケースも多いので、状況に合わせて使い分けるのがポイントです。
表題の件を使うときの注意点
表題の件は便利ですが、使い方を間違えると読み手が混乱します。実務では次の3つだけ意識してください。
件名と本文の内容を一致させる
件名と本文が違う内容だと意味が通じません。
例
この書き方だと読み手は混乱します。表題の件を使うときは、必ず件名と本文を同じ内容にします。
重要なメールでは内容を書く
重要なメールで「表題の件」を使うと、内容が曖昧になります。
よりも
この方が分かりやすいです。忙しい相手ほど、具体的な件名を好みます。
件名が長いときだけ使う
最近のビジネスメールでは、件名の内容をそのまま書くケースが増えています。
例えば
この書き方の方が読みやすい場合もあります。表題の件は、件名が長いときだけ使うと文章がすっきりします。
まとめ
表題の件は、メールの件名に書いた内容を指すビジネス表現です。件名と本文をつなぐ役割があります。
覚えておくポイントは次の3つです。
最近のビジネスメールでは
〇〇の件について
と具体的に書く方が読みやすい場合も多くなっています。
メールで大事なのは、相手がすぐ理解できることです。表題の件を使うか、内容を書くか。迷ったときは「相手が一番読みやすい形」を選ぶと自然なビジネスメールになります。
