社員に定期代として通勤手当を支給しているのに、本人が定期券を買わず、出社日だけICカードで都度払いしていた。
給与計算後にそれが分かると、「これは不正受給なのか」「差額を返してもらってよいのか」「いきなり注意して揉めないか」と、人事や管理部は手が止まりますよね。

結論から言うと、定期を買わずに通勤しているだけで、すぐに不正と断定するのは危険です。会社の規程が「定期券代を支給する」となっているのか、「通勤に要する実費を支給する」となっているのか、また社員が申請した経路・金額・勤務実態とズレているのかで判断が変わります。

特にリモートワークや時差出勤が増えた会社では、毎日出社しない社員に定期代を満額支給しているケースもあります。ロロメディア編集部でも、通勤手当の相談を受けるときは、最初に「定期を買ったか」ではなく「会社が何を支給する規程にしているか」を確認します。ここを飛ばして社員を責めると、感情的な対立になりやすいです。

定期を買わずに通勤する社員は不正なのか

まず就業規則と通勤手当規程で判断する

給与明細では定期代相当額を支給しているのに、社員が実際には定期を買っていなかった。月末の経費確認でそれに気づいた人事担当者は、かなり焦るはずです。
ただ、この時点で「不正です」と決めつけるのは早いです。

通勤手当は、法律で会社に必ず支給が義務づけられているものではなく、会社が就業規則や賃金規程で支給条件を定めて運用する性質の手当です。厚生労働省のモデル就業規則でも、通勤手当は「通勤に要する実費に相当する額を支給する」という形で例示されています。

つまり、会社が何を約束しているかが出発点になります。
「定期券を購入した実費を支給する」と書いている会社なら、定期を買っていない社員に定期代を満額支給するのは規程とズレます。一方で、「合理的な通勤経路に基づく定期代相当額を支給する」としているだけなら、定期券を実際に買うことまで義務にしていない可能性があります。

確認すべき文言は、主に次の部分です。

確認する規程	見るべきポイント
就業規則	通勤手当の支給対象と上限
賃金規程	実費支給か定期代相当額か
通勤手当申請書	申請経路と実際の通勤経路
在宅勤務規程	出社日数が少ない場合の扱い
懲戒規程	虚偽申告や不正受給の扱い

ここを確認せずに「定期を買っていないから返金」と進めると、社員から「規程に定期購入義務とは書いていない」と反論されることがあります。まずは感情ではなく、規程ベースで判断しましょう。

不正とグレーの違いは「虚偽申告」と「実費超過」にある

定期を買っていない社員への対応で一番難しいのは、不正とまでは言い切れないケースです。
たとえば、社員は会社に届け出た経路で出社している。ただし、出社日が少ないため定期を買わず、毎回ICカードで通勤している。こうなると、虚偽申告とは言い切れません。

一方で、届け出た経路とは違う安い経路で通勤している、転居したのに届け出ていない、徒歩や自転車で通勤しているのに電車定期代を受け取っている場合は、問題のレベルが上がります。会社が「通勤に必要な実費」を支給すると定めている場合、実際より高い定期代を受け取っていれば、差額返還の対象になり得ます。

実務では、次のように切り分けると判断しやすいです。

状況	判断の方向性
申請経路で都度払い通勤している	規程次第ではグレー
出社日が少なく定期より都度払いが安い	在宅勤務規程との整合性を見る
申請より安い経路で通勤している	差額返還の検討対象
自転車通勤なのに電車代を受給	不正受給の可能性が高い
住所を遠く偽って申請	不正受給として厳正対応が必要

ここで大切なのは、定期券を買ったかどうかだけで判断しないことです。
社員が会社に何を申請し、会社は何を根拠に支給し、実際の通勤実態とどこが違うのか。この3点を整理すると、感情的な対応を避けられます。

会社が最初に確認すべき事実関係

本人に確認する前に支給根拠を整理する

「定期を買っていないらしい」と聞いた瞬間に、本人を呼び出したくなるかもしれません。
でも、準備なしに面談すると、こちらの質問が曖昧になり、社員側も防御的になります。

まず人事側で確認するべきなのは、過去にどの内容で通勤手当を承認したかです。通勤経路、支給額、支給開始日、出社頻度、在宅勤務の有無、転居届の提出状況を確認します。給与システムだけでなく、申請書や承認メールも見てください。

特に見るべきなのは、会社が「定期券代」として払っているのか、「通勤手当」として定額支給しているのかです。名称は似ていますが、実務上の意味は違います。
定期券代購入実費を支給する運用なら、購入証明や領収書の確認が重要になります。一方で、定期代相当額を毎月支給する運用なら、定期券の購入自体を義務づけていたかが争点になります。

本人確認前に、最低限この情報をまとめておきます。

・承認済みの通勤経路
・支給している月額
・定期券購入証明の提出義務
・在宅勤務時の減額規定
・過去に同様の運用を認めた事例

この準備をしておくと、面談で「なぜ定期を買っていないのか」だけを聞くのではなく、「会社の申請内容と実態の確認」として進められます。社員を最初から疑う言い方を避けられるので、トラブルになりにくいです。

本人面談では責めるより実態確認を優先する

本人に確認するときは、最初の言い方がかなり重要です。
「定期を買っていませんよね？」と切り出すと、社員は責められていると感じます。事実確認の前に関係が悪くなるかもしれません。

実務では、「通勤手当の支給内容と実際の通勤状況に相違がないか確認しています」と伝えるほうが安全です。
この言い方なら、定期券の有無だけでなく、通勤経路や出社頻度も確認できます。

面談では、次の順番で聞くと整理しやすくなります。

確認項目	聞き方の例
現在の通勤経路	現在も申請どおりの経路で通勤していますか
定期券の購入有無	定期券は購入されていますか
購入していない理由	都度払いにしている理由を教えてください
出社頻度	月に何日程度出社していますか
変更申請の認識	経路や頻度が変わった場合の申請ルールは把握していますか

ここで社員が「出社日が少ないので定期を買っていません」と説明した場合、すぐ不正とは言い切れません。
一方で、「実は自転車で来ています」「引っ越しましたが申請していません」と分かった場合は、会社として返還や是正を検討する段階に入ります。

面談の記録は必ず残してください。
いつ、誰が、何を確認し、本人がどう説明したかをメモします。後から返還請求や注意指導をする場合、この記録がないと判断の根拠が弱くなります。

定期代を支給しているのに定期を買わない社員への対応

規程に購入義務がなければいきなり返金請求しない

「会社は定期代を払っているのだから、定期を買わないのはおかしい」と感じるのは自然です。
ただし、規程に定期券購入義務や購入証明の提出義務がない場合、いきなり過去分の返金を求めるのは慎重に進めるべきです。

通勤手当の支給方法は会社が決められますが、一度決めた支給ルールは就業規則や賃金規程に基づいて運用する必要があります。支給基準が「合理的な経路による定期代相当額」となっているだけなら、社員は「会社のルールどおり申請経路で通勤している」と考えている可能性があります。

この場合、まず行うべきは個別の懲戒や返金請求ではなく、運用の見直しです。
たとえば、在宅勤務が多い社員は実費精算へ切り替える、定期券購入を前提とする社員には購入証明を提出させる、出社日数が一定未満なら支給方法を変更する、といった形です。

いきなり返金を求める前に、次の順で対応します。

1. 規程に購入義務があるか確認する
2. 会社の過去運用と整合しているか見る
3. 本人の申請内容に虚偽があるか確認する
4. 今後の支給方法を明確に伝える
5. 必要に応じて規程を改定する

これなら、社員との対立を避けながら是正できます。
グレー案件では、過去の責任追及より、今後同じことが起きない仕組みづくりを優先するほうが現実的です。

実費支給規程なら差額返還を検討する

会社の規程に「通勤に要する実費を支給する」と書かれている場合は、判断が変わります。
実際の通勤費より多く受け取っていたなら、差額が問題になります。

たとえば、会社には月2万円の定期代を申請しているのに、実際には出社日だけ都度払いで月8,000円しか使っていない場合、差額1万2,000円が発生します。会社が実費支給を前提としているなら、この差額について返還を求める余地があります。

ただし、返還を求める場合でも、本人の故意性や規程の明確さを見ます。
規程が曖昧で、会社もこれまで購入確認をしていなかったなら、全額を一方的に返還させるのは揉めやすいです。

実務では、次のように段階を分けます。

状況	対応
規程が明確で本人が虚偽申請	差額返還と懲戒検討
規程は明確だが本人に悪意が薄い	差額返還と注意指導
規程が曖昧で会社も確認不足	今後の運用変更を優先
在宅勤務移行で実態が変化	支給方法の見直し

返還を求める場合は、対象期間と計算根拠を明確にします。
「多くもらっていた分を返してください」ではなく、「〇年〇月から〇年〇月まで、支給額〇円、実費相当額〇円、差額〇円」と示す必要があります。

リモートワークが多い社員の通勤手当をどう扱うか

出社日数が少ないなら定期代支給が合理的か見直す

週5出社を前提に定期代を支給していた会社で、社員が週1出社になった。
この状態で定期代を満額支給し続けると、「定期を買っていない社員」問題が起きやすくなります。

原因は社員の悪意ではなく、制度が働き方に合っていないことです。
定期券は毎日通勤する前提では合理的ですが、出社日数が少ない場合は、都度払いのほうが安くなることがあります。

この場合、会社は支給方法を見直すべきです。
たとえば、週3日以上出社する社員は定期代相当額、週2日以下の社員は実費精算にする。出社日数に応じて交通費精算へ切り替える。こうしたルールがないと、社員ごとの判断に任されてしまいます。

リモートワーク下では、次のような基準を作ると運用しやすいです。

出社頻度	支給方法の例
原則毎日出社	定期代相当額を支給
週3日以上出社	定期代または実費の安い方
週1〜2日出社	実費精算
月数回出社	出社日ごとの交通費精算
フルリモート	原則不支給、出社時のみ精算

この基準があれば、社員も判断しやすくなります。
「定期を買ったかどうか」を個別に追うより、出社頻度に応じて支給方法を分けるほうが公平です。

在宅勤務への移行時に案内していない会社側にもリスクがある

リモートワーク導入後に、通勤手当のルールを何も変えていない会社は注意が必要です。
社員からすると、「会社が今までどおり支給しているのだから問題ない」と受け取ることがあります。

たとえば、在宅勤務が始まった月に、社員が定期券を買わなくなった。会社は通勤手当をそのまま支給し続けた。半年後に人事が気づいて返還を求める。
この流れだと、社員は「会社から何も案内がなかった」と反発するかもしれません。

会社側は、働き方が変わったタイミングで通勤手当の扱いも案内するべきです。
出社日数が減る場合は実費精算にするのか、定期代支給を継続するのか、定期券購入証明を求めるのかを明文化します。

案内文では、次の内容を入れます。

・在宅勤務時の通勤手当の扱い
・出社日数が変わる場合の申請方法
・定期券を購入しない場合の取り扱い
・実費精算に切り替える条件
・虚偽申請があった場合の対応

ここを丁寧に案内しておけば、後から「知らなかった」という言い分を減らせます。
制度変更は、規程改定だけでなく、社員への周知までセットで考えましょう。

不正受給と判断しやすいケース

住所や通勤経路を偽っている場合

定期を買っていないだけならグレーでも、住所や通勤経路を偽っている場合は話が変わります。
実際より遠い住所を申請して高い通勤手当を受け取る、申請した電車経路ではなく安い経路で通勤する、転居後も前の高い定期代を受け取り続ける。これは不正受給と判断されやすいケースです。

特に住所の虚偽申告は悪質性が高く見られます。
会社は本人の申請を信じて通勤手当を支給しているため、その前提を偽っていたなら、会社に損害を与えたと評価される可能性があります。

ただし、処分を決める前には証拠を集めます。
住民票や賃貸契約書をいきなり要求する前に、まずは転居届、通勤経路申請、給与支給履歴、本人の説明を整理してください。

確認すべき項目は次の通りです。

確認項目	見る内容
住所変更届	転居日と届出日
通勤経路申請	申請経路と金額
実際の通勤方法	本人説明や入退館履歴
支給履歴	過払い期間と金額
規程	変更時の届出義務

このようなケースでは、差額返還だけでなく、懲戒処分の検討も必要になります。
ただし、いきなり解雇など重い処分に進むのではなく、故意性、金額、期間、過去の注意歴、会社規程の明確さを総合的に見て判断してください。

自転車や徒歩通勤なのに電車定期代を受け取っている場合

会社には電車通勤として申請しているのに、実際は自転車や徒歩で通勤している。
これは定期を買っていない問題の中でも、不正性が高くなりやすいケースです。

なぜなら、通勤手当の前提となる交通手段そのものが違うからです。
公共交通機関を利用する前提で支給しているのに、実際には費用が発生していない、またはまったく違う費用しか発生していない場合、会社は本来不要な手当を支払っていたことになります。

ただし、ここでも確認が必要です。
たまたま数日だけ自転車で来ていたのか、継続的に自転車通勤していたのかで対応は変わります。台風や電車遅延で一時的に別ルートを使っただけなら、不正とは言いにくいでしょう。

会社としては、継続性を確認します。
いつから、どの頻度で、どの方法で通勤していたのか。本人が会社へ申告すべきと認識していたのか。上司が黙認していなかったか。ここまで確認してから対応を決めます。

不正の可能性が高い場合でも、面談では冷静に進めてください。
「不正ですよね」と詰めるより、「申請内容と実際の通勤方法に違いがあるため、事実確認を行っています」と伝えるほうが安全です。

差額返還を求めるときの実務対応

返還額は感覚ではなく計算根拠を示す

社員に返還を求める場面で、「定期を買っていなかったなら返してください」とだけ言うと揉めます。
本人から見れば、どの期間の、いくらを、なぜ返すのかが分からないからです。

返還を求めるなら、必ず計算根拠を作ります。
支給済みの通勤手当、実際に認められる交通費、差額、対象期間を表で整理してください。

たとえば、次のような形です。

対象月	支給済み通勤手当	実費相当額	差額
4月	20,000円	8,000円	12,000円
5月	20,000円	10,000円	10,000円
6月	20,000円	7,000円	13,000円
合計	60,000円	25,000円	35,000円

この表があると、社員も内容を確認できます。
会社側の説明も感情論ではなく、事実ベースになります。

ただし、給与から一方的に控除するのは慎重に扱う必要があります。
賃金からの控除は労働法上の制約があるため、返還方法は本人の同意を取り、必要に応じて専門家へ確認してください。

返還合意書や確認書を残す

返還を口頭で合意しても、後から「そんな説明は受けていない」となることがあります。
特に金額が大きい場合は、返還合意書や確認書を残すべきです。

確認書には、対象期間、過払い額、返還方法、今後の通勤手当の扱いを記載します。
難しい法律文書にする必要はありませんが、双方が内容を確認した証跡は必要です。

文面の例は次のような形です。

「私は、〇年〇月から〇年〇月までの通勤手当について、申請内容と実際の通勤実態に相違があり、会社から過払いとなった金額〇円を返還することを確認しました。」

このように書けば、何について合意したのかが明確になります。
返還方法を分割にする場合は、毎月いくら返すのか、いつまでに完了するのかも書きます。

返還対応は、会社の怒りをぶつける場ではありません。
目的は過払いを正し、再発を防ぐことです。記録を残しながら、落ち着いて進めましょう。

懲戒処分を検討するときの注意点

いきなり解雇ではなく段階的に判断する

通勤手当の不正受給が分かると、会社としては強く対応したくなります。
ただし、解雇など重い処分は慎重に判断する必要があります。

通勤手当の不正受給は、会社に損害を与える行為として懲戒処分の対象になり得ます。ただ、届け出た経路以外の安い方法で通勤していたケースなどでは、重すぎる処分が争われるリスクも指摘されています。

実務では、次の要素を見ます。

判断要素	確認内容
金額	差額が少額か高額か
期間	数日か数年か
故意性	知っていて申告しなかったか
規程	届出義務や不正時の処分が明記されているか
過去対応	同様事例でどう処分したか
本人対応	説明、謝罪、返還意思があるか

この要素を見ずに重い処分をすると、後で処分の相当性が問題になります。
まずは注意指導、けん責、差額返還、再発防止誓約など、段階的な対応を検討してください。

悪質な虚偽申告や長期間の不正であれば厳正対応が必要ですが、規程が曖昧で社員も理解していなかった場合は、制度整備を優先するほうが現実的です。

懲戒処分には就業規則上の根拠が必要

会社が懲戒処分をするには、就業規則に根拠が必要です。
「会社として許せないから処分する」だけでは危険です。

通勤手当に関する不正を懲戒対象にしたいなら、就業規則や賃金規程に、虚偽申請、変更届未提出、不正受給、過払い分の返還について明記しておく必要があります。
また、就業規則は作るだけでなく、社員に周知されていることも重要です。厚生労働省のモデル就業規則解説でも、就業規則は労働者へ周知する必要があると示されています。

懲戒を検討する前に、次の確認をしてください。

・就業規則に懲戒事由があるか
・通勤手当規程に届出義務があるか
・社員へ規程が周知されていたか
・本人に弁明の機会を与えたか
・過去の処分事例と比べて重すぎないか

本人に事情を聞かずに処分を決めるのは避けましょう。
弁明の機会を与え、事実確認をしたうえで、処分の必要性と重さを判断します。

今後のトラブルを防ぐ通勤手当規程の作り方

定期券購入型か実費精算型かを明確にする

通勤手当のグレー問題は、規程が曖昧な会社ほど起きます。
「通勤手当を支給する」とだけ書いていて、定期代なのか実費なのか分からない状態では、社員も会社も判断できません。

まず決めるべきは、支給方法です。
毎日出社を前提に定期代相当額を支給するのか、出社日ごとに実費精算するのか、出社頻度に応じて切り替えるのかを明文化します。

規程には、次のような項目を入れると実務で使いやすくなります。

規程項目	書く内容
支給対象	どの社員に支給するか
支給基準	定期代相当額か実費か
経路基準	合理的かつ経済的な経路
変更届	住所・経路・勤務形態変更時の届出義務
証明書類	定期券コピーや利用明細の提出有無
在宅勤務時	出社日数が少ない場合の扱い
不正時	差額返還や懲戒の可能性

ここまで書いておくと、定期を買わない社員への対応もブレにくくなります。
大切なのは、社員を縛ることではなく、会社と社員の認識をそろえることです。

定期券の購入証明を求めるなら運用もセットで設計する

定期券購入を前提に通勤手当を支給するなら、購入証明を求める運用が必要です。
ただし、証明書類を求めるなら、人事側の確認業務も増えます。

定期券のコピー、ICカードの定期券情報、購入履歴、領収書など、何を証明書類として認めるのかを決めてください。
提出頻度も大切です。毎月提出なのか、半年ごとなのか、更新時だけなのかで運用負荷が変わります。

実務では、次のような運用が現実的です。

・新規申請時に定期券購入証明を提出
・更新時に購入証明を再提出
・在宅勤務が一定以上なら実費精算へ切り替え
・経路変更や転居時は速やかに申請
・未提出の場合は支給停止または実費精算に変更

証明を求めるだけで、確認しない運用は意味がありません。
提出された証明書類を誰が、いつ、どこに保管するのかまで決めておきましょう。

社員へ注意するときの伝え方

初回は「不正」ではなく「規程との相違」として伝える

グレー案件で最初から「不正受給です」と言うと、社員は強く反発します。
実際、規程が曖昧な場合や在宅勤務による変化が背景にある場合は、不正と断定できないこともあります。

初回面談では、「通勤手当の申請内容と実際の通勤状況に相違があるため確認しています」と伝えます。
この表現なら、会社として問題視していることは伝わりつつ、決めつけにはなりません。

伝え方の例は次の通りです。

「現在、通勤手当の支給内容と実際の通勤状況について確認しています。申請上は定期代相当額を支給していますが、定期券を購入されていないと伺ったため、実際の通勤方法と出社頻度を確認させてください。」

この言い方なら、社員も説明しやすくなります。
最初から詰問すると、本当の事情が聞けなくなることがあります。

面談後は、今後の対応を明確に伝えます。
実費精算へ変更するのか、定期券購入証明を提出してもらうのか、差額返還を協議するのかを曖昧にしないでください。

注意文書には今後のルールを必ず書く

口頭注意だけで終わらせると、再発したときに「前回はそこまで言われていない」となることがあります。
軽い事案でも、注意内容はメールや文書で残したほうが安全です。

注意文書には、過去の問題だけでなく、今後どうすべきかを書きます。
社員にとっても、次から何を守ればよいか分かる状態にすることが大切です。

文面例は次の通りです。

「今後、通勤経路、交通手段、出社頻度、住所に変更がある場合は、速やかに会社へ届け出てください。定期券を購入しない場合や実費精算へ切り替える必要がある場合は、事前に人事部へ申請してください。」

このように、行動ルールまで書くと再発防止につながります。
単に「注意します」ではなく、次に何をするかまで落とし込むのが実務です。

会社側が避けるべきNG対応

証拠なしに不正受給と決めつける

社員が定期を買っていないと聞くと、つい「不正ではないか」と考えてしまいます。
しかし、証拠がない段階で不正受給と決めつけるのは危険です。

特に、周囲の社員からの噂だけで本人を責めるのは避けてください。
「〇〇さんが自転車で来ているらしい」「定期を買っていないらしい」という情報だけでは、会社として処分する根拠にはなりません。

まずは客観的な情報を確認します。
申請書、給与支給履歴、本人説明、出社頻度、通勤経路、必要に応じた証明書類を確認したうえで判断します。

証拠が弱いまま処分に進むと、社員とのトラブルが大きくなります。
グレー対応では、早く結論を出すより、正しく確認することを優先してください。

社員ごとに対応を変える

同じようなケースなのに、ある社員には返還を求め、別の社員には何も言わない。
この状態は不公平感を生みます。

通勤手当の対応では、一貫性が重要です。
特に、懲戒や返還を伴う場合は、過去の類似事例と比べて重すぎないか確認してください。

社員ごとに対応が変わると、「あの人は許されたのに自分だけ処分された」と不満が出ます。
会社としては、判断基準を整理し、同じ基準で対応する必要があります。

そのためにも、今回のケースだけを処理して終わらせないことです。
発覚した事案をきっかけに、通勤手当規程と運用ルールを見直しましょう。

まとめ

定期を買わずに通勤する社員がいても、それだけで直ちに不正受給と断定するのは危険です。
まず確認すべきなのは、会社の就業規則や通勤手当規程が「定期券購入実費」を支給する内容なのか、「定期代相当額」を支給する内容なのかです。

不正性が高くなるのは、住所を偽る、申請と違う安い経路で通勤する、自転車や徒歩通勤なのに電車定期代を受け取る、転居後も高い通勤手当を受け続けるようなケースです。
一方で、在宅勤務が増えて定期を買わなくなっただけなら、会社の制度が働き方に合っていない可能性もあります。

会社としては、本人面談で実態を確認し、必要に応じて差額返還、注意指導、支給方法の変更を検討します。返還を求める場合は、対象期間と計算根拠を明確にし、口頭だけで済ませず記録を残してください。

最も大切なのは、今後のルールを明文化することです。
定期券購入を義務にするのか、出社日数に応じて実費精算にするのか、住所や経路変更時の届出義務をどう扱うのかを規程に落とし込みましょう。

グレー対応は、社員を責めるより先に制度を整えることが重要です。
会社と社員の双方が迷わないルールを作ることが、通勤手当トラブルを防ぐ一番現実的な方法です。