退去の連絡は、文章自体は短く見えます。でも、いざ管理会社や大家さんにメールを送ろうとすると、「退去日ってどう書けばいい？」「解約日はいつになる？」「メールだけで退去連絡になるの？」と手が止まりますよね。引っ越し日が決まり、仕事の合間に急いで連絡しようとしているのに、契約書を開いた瞬間に確認事項が増えて、そこで作業が止まる。かなり焦る場面です。

退去連絡で一番大事なのは、きれいな文章を書くことではありません。物件名、部屋番号、契約者名、退去希望日、立会い希望日、転居先、敷金返金口座など、管理会社が手続きを進めるための情報を漏れなく送ることです。メールが丁寧でも、退去日が書かれていなければ再確認になります。

特に賃貸住宅では、契約書に「解約予告は1か月前まで」などのルールが書かれていることが多く、オフィスや店舗では3か月前、6か月前といった長めの予告期間が設定されている場合もあります。退去連絡は、引っ越し準備の最初にやるべき実務です。後回しにすると、余分な家賃や手続き遅れにつながります。

退去連絡メールは解約意思と退去希望日を最初に伝える

退去連絡メールで最初に書くべきことは、「退去したい」という意思と「いつ退去したいのか」です。理由を長く書く必要はありません。管理会社や大家さんが最初に確認したいのは、契約者が本当に解約する意思を持っているか、そして希望日が契約上問題ないかです。

たとえば、メールの冒頭に「引っ越しを予定しておりますので、ご相談させてください」と書くと、まだ解約が確定していない相談なのか、正式な退去通知なのかが伝わりにくくなります。退去の意思が決まっているなら、「賃貸借契約を解約し、退去を希望いたします」と明確に書きましょう。

ロロメディア編集部でも、事務所移転の準備で退去連絡文を確認したことがあります。そのときに迷ったのが、「退去日」「明渡し日」「解約日」の違いでした。言葉が似ているので、メールでは管理会社が確認しやすいように「退去希望日」として書き、正式な解約日は契約書と管理会社の案内に合わせるのが安全です。

退去連絡メールに必ず入れる項目

退去連絡は、丁寧な挨拶よりも情報の抜け漏れ防止が重要です。管理会社側は、あなたのメールを見て契約情報を照合し、解約書類、退去立会い、鍵返却、敷金精算の案内を進めます。

最低限、次の項目は入れておきましょう。

・物件名
・部屋番号
・契約者名
・連絡先電話番号
・退去希望日
・退去立会い希望日時
・転居先住所
・敷金返金口座
・解約書類の送付方法の確認

この項目を本文に自然に入れるだけで、やり取りはかなり減ります。特に物件名と部屋番号は必須です。管理会社は複数物件を扱っているため、名前だけではすぐ特定できない場合があります。

退去連絡メールは、相手に探させない文章にすることが大切です。メール件名にも「〇〇マンション〇号室 退去連絡」と入れると、管理会社内で処理されやすくなります。

メールだけで退去連絡が完了するとは限らない

退去連絡はメールで送れますが、メールだけで正式な解約受付になるとは限りません。契約書で「解約通知書の提出が必要」「指定フォームから申請」「書面で通知」と定められている場合があるからです。

ここを見落とすと危険です。たとえば、メールで退去希望日を送ったつもりでも、管理会社から「解約通知書の受領日が正式な受付日です」と言われることがあります。その場合、解約日が後ろ倒しになり、余分な家賃が発生する可能性もあります。

メールでは、本文の最後に「正式な解約手続きに必要な書類や申請方法がございましたら、ご案内ください」と入れておくと安心です。これだけで、メール送信後に何をすればよいか確認できます。

賃貸住宅の退去連絡メール例文

ここからは、実際に使える退去連絡メールを場面別に紹介します。まずは一般的な賃貸マンションやアパートの退去連絡です。

引っ越し日が決まった直後は、電気・ガス・水道、引っ越し業者、役所の手続きなどで頭がいっぱいになります。その中で退去連絡を後回しにすると、解約予告期間を過ぎてしまうことがあります。まずは管理会社へ一報を入れて、正式な手続き方法を確認しましょう。

管理会社へ送る基本の退去連絡メール

件名：〇〇マンション〇号室 退去のご連絡

〇〇管理会社
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇マンション〇号室に入居しております、〇〇〇〇です。

このたび転居に伴い、賃貸借契約を解約し、下記日程で退去を希望いたします。

物件名：〇〇マンション
部屋番号：〇号室
契約者名：〇〇〇〇
退去希望日：〇年〇月〇日
退去立会い希望日：〇年〇月〇日 午前または午後
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

正式な解約手続きに必要な書類や、退去日までに対応すべき事項がございましたら、ご案内いただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

この例文は、最も使いやすい基本形です。ポイントは、退去希望日をはっきり書きながら、正式な手続き方法の案内を求めていることです。メールだけで完結させようとせず、管理会社の手順に合わせる余地を残しています。

大家さんへ直接送る退去連絡メール

大家さんへ直接連絡する場合は、管理会社宛より少し柔らかく書いて問題ありません。ただし、口頭だけで終わらせるのは避けましょう。後から日付確認ができるよう、メールや書面で残すことが大切です。

件名：退去のご連絡 〇〇アパート〇号室

〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇アパート〇号室に入居しております、〇〇〇〇です。

このたび転居することになりましたので、〇年〇月〇日を退去希望日として、賃貸借契約の解約をお願いしたくご連絡いたしました。

退去までに必要な手続き、鍵の返却方法、退去立会いの日程についてご案内いただけますと幸いです。
退去立会いは、〇年〇月〇日または〇月〇日であれば調整可能です。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

大家さん相手の場合でも、感情的な理由や細かい引っ越し事情を書く必要はありません。退去意思、希望日、立会い候補、この3つを伝えれば十分です。

オフィス移転時の退去連絡メール例文

オフィスの退去連絡は、住居より慎重に進める必要があります。なぜなら、解約予告期間が長いことが多く、原状回復工事、看板撤去、電話回線、郵便物、登記変更など、関係する手続きが多いからです。

移転先の契約が決まり、社内では新オフィスのレイアウトや引っ越し日程で盛り上がっている。その一方で、旧オフィスの退去連絡が遅れると、数か月分の賃料が余計に発生することがあります。法人契約では、このミスがかなり痛いです。

オフィス管理会社へ送る退去連絡メール

件名：賃貸借契約解約のご連絡 〇〇ビル〇階

〇〇株式会社
〇〇ビル管理ご担当者様

いつもお世話になっております。
〇〇ビル〇階を賃借しております、〇〇株式会社の〇〇です。

このたび弊社事務所移転に伴い、現在の賃貸借契約を解約したくご連絡いたしました。

物件名：〇〇ビル
区画：〇階〇号室
契約者名：〇〇株式会社
退去希望日：〇年〇月〇日
明渡し希望日：〇年〇月〇日
担当者名：〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

契約書上の解約予告期間、解約通知書の提出方法、原状回復工事の指定業者、鍵やセキュリティカードの返却方法についてご案内いただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

オフィス退去では、「退去日」だけでなく「明渡し日」も確認されることがあります。実際に荷物を出す日と、原状回復工事が終わって鍵を返す日が違う場合があるからです。メールでは希望日として書き、正式な扱いは管理会社に確認しましょう。

オフィス移転を取引先へ知らせるメール例文

オフィス移転では、貸主への退去連絡だけでなく、取引先への案内も必要です。これは退去連絡というより、移転通知ですね。

件名：事務所移転のご案内

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

このたび弊社は、業務拡大に伴い、〇年〇月〇日より下記住所へ事務所を移転することとなりました。

新住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇県〇〇市〇〇
業務開始日：〇年〇月〇日
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：変更なし

移転に伴い、一時的に郵送物の到着確認にお時間をいただく場合がございます。請求書や重要書類をご送付いただく際は、〇月〇日以降、新住所宛にお送りいただけますと幸いです。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

取引先向けメールでは、相手が困らない情報を先に書きます。新住所、業務開始日、電話番号変更の有無、郵送物の扱い。この4つがあれば、実務上の混乱を防げます。

退去連絡メールを送る前に契約書で確認すべきポイント

退去連絡を書く前に、必ず契約書を確認してください。メール文だけ整えても、契約条件と合っていなければ意味がありません。

特に解約予告期間は重要です。住居では1か月前が多いものの、契約によって違います。オフィスや店舗では3か月前、6か月前が設定されていることもあります。契約書の「解約」「中途解約」「明渡し」「原状回復」の条項を確認しましょう。

解約予告期間を確認する

解約予告期間とは、退去する何日前までに貸主へ通知しなければならないかを定めた期間です。たとえば「1か月前までに通知」とあれば、退去希望日の1か月以上前に連絡する必要があります。

ここを見落とすと、引っ越し済みなのに旧居の家賃が発生することがあります。月末退去のつもりでメールしたのに、通知日が遅く、翌月分まで請求される。こういうケースは実務で起きます。

メールを送る前に、契約書で次の項目を確認してください。

・解約予告期間
・通知方法
・解約通知書の提出要否
・退去日と明渡し日の扱い
・日割り家賃の有無
・原状回復の範囲
・敷金や保証金の精算方法

この確認をしてからメールを書くと、管理会社とのやり取りがスムーズになります。わからない場合は、メール本文で「契約書を確認しておりますが、正式な解約日についてご確認いただけますでしょうか」と聞けば大丈夫です。

メール送信日が解約受付日になるか確認する

退去連絡で揉めやすいのが、「いつ通知した扱いになるか」です。

メール送信日なのか、管理会社の確認日なのか、解約通知書の到着日なのか。これは契約や管理会社の運用によって違います。

たとえば、今日メールを送っても、正式な解約通知書を郵送し、その到着日を受付日とする管理会社もあります。その場合、メールだけで安心していると予告期間がずれる可能性があります。

メール本文には、「本メールをもって解約の意思をお伝えいたします。正式な受付に別途書類が必要な場合は、提出方法をご案内ください」と入れておくと、認識違いを減らせます。

退去立会いの日程調整メール例文

退去連絡の次に必要になるのが、退去立会いの日程調整です。退去立会いとは、管理会社や貸主側と一緒に室内の状態を確認することです。

ここで焦る人が多いです。引っ越し当日は荷物搬出、掃除、鍵返却、ガス閉栓などが重なります。その合間に立会い時間がずれると、次の予定まで崩れてしまう。だから立会い候補日は、複数出しておくのが実務的です。

退去立会い希望日を送るメール例文

件名：退去立会い日程のご相談 〇〇マンション〇号室

〇〇管理会社
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。

退去立会いの日程について、下記候補で調整をお願いできますでしょうか。

第一希望：〇年〇月〇日 10時から12時
第二希望：〇年〇月〇日 14時から17時
第三希望：〇年〇月〇日 終日調整可能

引っ越し作業は〇月〇日午前中に完了予定です。立会い前までに室内の荷物をすべて搬出し、簡易清掃を済ませておきます。

ご都合のよい日時をご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

このメールでは、候補日だけでなく、荷物搬出予定も書いています。管理会社側は「本当に室内確認できる状態か」を気にするため、搬出完了予定を伝えておくと親切です。

立会い日を変更したいときのメール例文

件名：退去立会い日程変更のお願い

〇〇管理会社
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。

〇月〇日に予定しておりました退去立会いについて、引っ越し作業の時間変更により、日程の再調整をお願いできますでしょうか。

恐れ入りますが、下記日程で再調整可能かご確認いただけますと幸いです。

第一希望：〇年〇月〇日 15時以降
第二希望：〇年〇月〇日 午前中
第三希望：〇年〇月〇日 13時から16時

直前のご相談となり恐れ入ります。
何卒よろしくお願いいたします。

立会い変更は、早めに連絡するほど印象がよいです。前日や当日変更になる場合は、メールだけでなく電話も併用しましょう。メールは記録に残すため、電話後に「先ほどお電話でご相談した件です」と送ると安全です。

退去理由はメールにどこまで書くべきか

退去連絡メールに、退去理由を細かく書く必要はありません。転勤、結婚、同棲、家賃負担、騒音、近隣トラブルなど、理由は人それぞれですが、基本的には「転居に伴い」「事務所移転に伴い」で十分です。

ただし、退去理由が管理会社への相談や交渉に関係する場合は別です。設備不良や騒音などで退去する場合でも、退去連絡メールでは感情的に書きすぎないほうがよいでしょう。

個人的な事情は短く書けばよい

たとえば、住居なら次の程度で問題ありません。

「このたび転居に伴い、賃貸借契約を解約したくご連絡いたしました。」

これで十分です。

退去連絡は、理由を説明する場ではなく、手続きを進めるための連絡です。長く書きすぎると、要件がぼやけます。

もちろん、大家さんと直接やり取りしていて関係性が近い場合は、「これまで大変お世話になりました」と添えると自然です。ただし、本文の中心はあくまで退去日と手続き確認にしましょう。

トラブル退去でも冷静に書く

騒音や設備不良が原因で退去する場合、メールに不満を書きたくなるかもしれません。ですが、退去連絡の段階で感情的な文面を送ると、その後の立会いや精算がやりにくくなります。

たとえば、こう書きます。

「このたび転居に伴い、〇年〇月〇日を退去希望日として解約手続きを進めたくご連絡いたしました。なお、入居中にご相談していた設備不具合の件について、退去時精算に関係する確認事項がございましたら、あわせてご案内いただけますと幸いです。」

これなら、トラブルに触れながらも冷静です。感情ではなく、確認事項として残すのがポイントになります。

敷金・保証金の返金先を伝えるメール例文

退去時には、敷金や保証金の精算があります。返金がある場合、振込先口座の確認が必要です。

ただし、退去連絡の最初のメールで口座情報まで送るべきかは、管理会社の運用によります。個人情報を含むため、指定フォームや解約通知書で提出するケースもあります。

メールで送る場合は、相手が正式に求めてから送るほうが安全です。

敷金返金口座を送るメール例文

件名：敷金返金口座のご連絡 〇〇マンション〇号室

〇〇管理会社
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の〇〇です。

退去後の敷金精算に伴う返金口座について、下記のとおりご連絡いたします。

銀行名：〇〇銀行
支店名：〇〇支店
口座種別：普通
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：〇〇〇〇

必要書類や追加で確認すべき事項がございましたら、ご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

この文面はシンプルですが、十分です。口座名義は契約者名と同じか、異なる場合は理由を確認されることがあります。

敷金精算の明細を依頼するメール例文

退去後、敷金から原状回復費用が差し引かれることがあります。このとき、金額だけ知らされると不安になりますよね。国土交通省の原状回復ガイドラインでは、通常損耗や経年変化は賃料に含まれるものとされ、借主負担は通常の使用を超える損耗や毀損が中心とされています。

精算内容に不明点がある場合は、感情的に反論する前に明細を依頼しましょう。

件名：退去精算明細のご確認について

〇〇管理会社
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇マンション〇号室を退去しました〇〇です。

退去精算についてご連絡いただきありがとうございます。
内容を確認したく、原状回復費用の内訳がわかる明細をご共有いただけますでしょうか。

特に、修繕箇所、費用項目、借主負担となる理由について確認できれば幸いです。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

このメールでは、いきなり「納得できません」と書いていません。まず明細を求めています。精算トラブルでは、記録と内訳の確認が大切です。

退去連絡後にやるべき手続き

退去連絡を送ったら終わりではありません。むしろ、そこからやることが増えます。

引っ越し直前になると、段ボール、電気、ガス、水道、ネット回線、郵便転送、住民票、火災保険、鍵返却などが一気に来ます。仕事の締切が重なっていると、ひとつ抜けるだけで当日かなり焦ります。

退去連絡後は、手続きを一覧化して順番に潰すのが一番安全です。

ライフラインと住所変更を進める

住居退去では、電気、ガス、水道、インターネットの停止手続きが必要です。特にガスは閉栓立会いが必要な場合があります。退去立会いと同じ日に詰め込みすぎると、時間が読めなくなります。

郵便物の転送手続きも早めに行いましょう。クレジットカード、銀行、保険、勤務先、通販サイトなど、住所変更が必要な先は意外と多いです。

オフィス移転の場合は、登記、税務署、社会保険、取引先、請求書送付先、Webサイト、Googleビジネスプロフィール、名刺、メール署名まで影響します。退去メールとは別に、移転対応のタスク表を作ることをおすすめします。

室内写真を退去前に撮影する

退去前には、室内の写真を撮っておきましょう。

国民生活センターも、退去時には貸主側と一緒に写真やメモで記録を残しながら現状確認することを勧めています。特に原状回復費用で揉めやすいのは、傷や汚れが「入居時からあったものか」「退去時に発生したものか」が曖昧になるケースです。

撮るべき場所は、床、壁、天井、キッチン、浴室、トイレ、窓まわり、玄関、収納、エアコン、設備類です。傷や汚れがある場合は、全体写真と接写の両方を残します。

写真は、退去後の自分を守る記録です。面倒でも、立会い前に撮っておくと安心ですよ。

退去連絡でよくある失敗と防ぎ方

退去連絡で多い失敗は、文章が下手なことではありません。ほとんどは、タイミングと情報不足です。

「メールしたつもりだった」「解約通知書が必要だと知らなかった」「立会い日を決めていなかった」「敷金返金先を送っていなかった」。こうした小さな抜けが、後から家賃や精算の問題になります。

ここでは、実務で避けたい失敗を具体的に整理します。

退去希望日だけ送って正式手続きを確認しない

「〇月〇日に退去します。よろしくお願いします。」だけ送るのは危険です。

管理会社から返信があればよいですが、正式な解約書類が必要な場合、メールだけでは受付にならないことがあります。返信を待たずに引っ越し準備を進めると、解約日がずれる可能性があります。

防ぐには、本文に必ず「正式な解約手続きに必要な書類や提出方法をご案内ください」と入れることです。これで相手も次の案内をしやすくなります。

解約予告期間を過ぎてから連絡する

引っ越し先が決まってから退去連絡をする人は多いです。ただ、入居開始日と退去日がきれいに重なるとは限りません。

新居の契約開始が決まったあと、旧居の解約連絡をしたら予告期間に間に合わず、二重家賃が長くなる。これはかなり痛いです。

防ぐには、引っ越しを検討し始めた時点で契約書を確認することです。退去日が未定でも、解約予告期間だけは先に見ておきましょう。

口頭連絡だけで済ませる

大家さんに電話で伝えたから大丈夫、と思うのも危険です。

口頭連絡は記録が残りません。あとから「何日に連絡したか」「退去日はいつと伝えたか」が曖昧になります。

電話した場合でも、メールで記録を残しましょう。

「先ほどお電話でご相談した退去の件につきまして、改めてメールにてご連絡いたします。〇年〇月〇日を退去希望日として、解約手続きを進めたく存じます。」

この一文で、記録が残ります。仕事でも賃貸でも、重要な連絡は文章に残すのが基本です。

退去連絡メールの件名と締め方

退去連絡メールでは、件名も重要です。管理会社は毎日多くの問い合わせを受けています。件名が「退去について」だけだと、物件や部屋番号がすぐわかりません。

件名には、物件名、部屋番号、用件を入れましょう。

退去連絡で使える件名

件名は短く、検索しやすい形がよいです。

・〇〇マンション〇号室 退去のご連絡
・賃貸借契約解約のお願い 〇〇アパート〇号室
・退去立会い日程のご相談 〇〇マンション〇号室
・敷金精算についてのご確認 〇〇マンション〇号室
・〇〇ビル〇階 賃貸借契約解約のご連絡

件名に部屋番号を入れるだけで、管理会社の確認が早くなります。法人なら会社名も入れると親切です。

締め方は次の案内を求める形にする

退去メールの最後は、「よろしくお願いします」だけで終わらせないほうがいいです。相手に何をしてほしいのかを明確にしましょう。

たとえば、次のように締めます。

「正式な解約手続きに必要な書類や、退去日までに対応すべき事項がございましたら、ご案内いただけますと幸いです。」

この文なら、管理会社が次に案内すべき内容がわかります。

退去連絡は、相手との共同作業です。自分が送って終わりではなく、相手から案内をもらい、手続きを進める前提で書くとスムーズになります。

まとめ｜退去連絡メールは早めに送り、正式手続きまで確認する

退去連絡メールでは、退去意思、物件名、部屋番号、契約者名、退去希望日、連絡先を最初に伝えることが大切です。丁寧な文章よりも、管理会社が手続きを進められる情報を漏れなく書くことを優先しましょう。

ただし、メールだけで正式な解約受付になるとは限りません。契約書に解約通知書の提出、指定フォーム申請、書面通知などが定められている場合があります。退去メールの最後には、必ず正式手続きの案内を求める一文を入れてください。

賃貸住宅では解約予告期間、立会い日程、敷金精算、原状回復の確認が重要です。オフィス移転では、さらに原状回復工事、明渡し日、鍵やセキュリティカード、登記や取引先案内まで関係します。

退去連絡は、引っ越し作業の始まりです。後回しにすると、二重家賃や立会い調整、精算トラブルにつながります。引っ越し日がぼんやり見えた段階で、まず契約書を開き、解約予告期間を確認する。退去日が決まったら、すぐメールを送る。この順番で進めれば、かなり安心です。

参考記事：

・国土交通省：原状回復をめぐるトラブルとガイドラインについて
・国民生活センター：賃貸住宅の原状回復トラブル
・国民生活センター：賃貸住宅の原状回復トラブルにご注意
・国土交通省：原状回復をめぐるトラブルとガイドライン再改訂版