会議の議事録を任されたものの、「どう書けばいいのか分からない」「スピードについていけない」と悩む人は多いでしょう。しかし、議事録が上手い人には共通の特徴があり、それを真似することで誰でも効率的に議事録を作成できるようになります。
本記事では、議事録が上手い人の特徴や、すぐに実践できるコツ、初心者向けのフォーマット、素早くメモを取る方法について詳しく解説します。議事録作成に苦手意識がある方でも、ポイントを押さえればすぐにスキルアップできます。
議事録が上手い人の特徴
議事録が上手い人にはいくつかの共通点があります。これらの特徴を知り、実践することで、より効率的に議事録を作成できるようになります。
1. 要点を簡潔にまとめる力がある
会議の内容をそのまま書き写すのではなく、重要なポイントを抜き出し、簡潔にまとめることができる人は議事録作成が得意です。例えば、「○○について議論された」ではなく、「○○の導入可否について議論し、結論としてA案を採用することが決定」など、具体的な情報を端的にまとめることが求められます。
また、話し合いの流れを理解し、結論や決定事項を整理できる力も重要です。上手い人は、会話の要点を素早くキャッチし、後から見ても分かりやすい文章にまとめます。
2. 聞きながら整理する力がある
上手い人は会話を聞きながら、どの情報が重要で、どのように整理すれば分かりやすいかを瞬時に判断しています。たとえば、会話の流れを俯瞰して「結論 → 理由 → 次のアクション」の形でまとめると、読み手にとって理解しやすくなります。
具体的には、以下のように記録すると分かりやすくなります。
悪い例:
- Aさん：「○○についてどう思いますか？」
- Bさん：「以前試したことがありますが、効果が薄かったですね。」
- Cさん：「それなら○○を改善して再チャレンジしましょう。」
良い例:
- ○○の導入は以前試したが効果が薄かったため、改善案を検討し、再チャレンジする方針が決定。
このように、会話のポイントを要約することで、簡潔で分かりやすい議事録が作れます。
3. タイピングが早い
会議の内容をリアルタイムで記録するためには、ある程度のタイピングスキルが必要です。ブラインドタッチができると、よりスムーズにメモを取ることができます。また、ショートカットキーを活用することで、より素早く議事録を作成できます。
例えば、以下のようなショートカットを活用すると便利です。
- Ctrl + B: 重要な箇所を太字にする（Googleドキュメント）
- Ctrl + Shift + V: 貼り付け時に書式をクリアする
- Ctrl + Z: 操作を元に戻す
4. 事前準備ができている
会議のアジェンダや過去の議事録を事前に確認し、話の流れを予測できる人は、スムーズに議事録を作成できます。特に過去の決定事項を把握しておくことで、同じ議論を繰り返さずに効率的な記録が可能になります。
すぐに実践できる議事録作成のコツ
1. 事前にフォーマットを用意する
あらかじめ議事録のフォーマットを用意しておくと、会議中に迷わず記録できます。例えば、以下のようなフォーマットが一般的です。
議事録フォーマット例:
- タイトル: ○○会議議事録
- 日時: 2024年○月○日
- 場所: 会議室A
- 参加者: ○○、○○、○○
- 議題:
- ○○について
- ○○の進捗確認
- ○○の決定事項
- 決定事項:
- ○○を来週までに完了させる
- ○○の担当者は○○
2. 要点のみをメモする
すべての発言を記録するのではなく、決定事項やアクションアイテムに集中しましょう。
例えば、 悪い例: 「○○についてどう思いますか？」「○○は以前試しましたが、うまくいきませんでした」「では○○を試してみますか？」
良い例: 「○○の導入を検討し、次回会議までに試験運用を行うことが決定。」
まとめ
議事録が上手い人の特徴を理解し、適切なコツを身につけることで、誰でも効率よく議事録を作成できるようになります。事前準備をしっかり行い、必要な情報を整理しながら記録することが重要です。
また、フォーマットを活用することで、スムーズに議事録を作成できます。本記事を参考に、実践しながらスキルを高めていきましょう。
