ビジネスシーンでは、急な体調不良で休まざるを得ないことがあります。その際、上司や同僚に適切なメールを送ることで、円滑な業務進行をサポートできます。しかし、どのように伝えるべきか、どの程度詳しく書くべきか悩む人も多いでしょう。本記事では、体調不良時のビジネスメールの書き方や、適切な返信方法について例文を交えて詳しく解説します。上司・同僚・取引先へのメールのマナーや、体調を気遣うメールの返信のポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

体調不良時のメールを送る際の基本マナー

連絡のタイミング

体調不良で仕事を休む場合、できるだけ早めに報告しましょう。特に業務に支障が出る可能性がある場合は、早めの連絡が重要です。

• 朝の出社前（始業前）：当日の業務に影響が出る可能性がある場合は、出社時間前に上司に連絡しましょう。
• 業務時間内：急な体調不良で退社が必要になった場合は、直属の上司や同僚に報告をし、可能なら業務の引き継ぎについても伝えます。
• 翌日以降も影響がある場合：回復に時間がかかる場合は、翌日以降の予定についても伝えておくと良いでしょう。

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体調不良時のメールの書き方

1. 件名を明確にする

体調不良に関するメールの件名は、簡潔で分かりやすくするのが基本です。

• 「【欠勤連絡】本日の出社について（○○）」
• 「【急ぎ】体調不良のため本日の業務について」
• 「【お詫び】本日の打ち合わせについて（体調不良のため）」

2. 簡潔に要点を伝える

• 体調不良のため出社が難しいこと
• 業務の引き継ぎについて（可能なら代替案を提示）
• 返信を求めない内容にする（相手に負担をかけない）

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体調不良時のメール例文（上司・同僚・取引先別）

上司への体調不良のメール例文

件名：本日の業務について（体調不良のため）

本文：

○○部長

お疲れ様です。○○（自分の名前）です。

本日、体調不良により出社が難しい状況です。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

業務の引き継ぎが必要な場合は、○○さん（同僚）に依頼済みです。

ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

同僚への体調不良のメール例文

件名：本日の業務について

○○さん

お疲れ様です。

本日、体調不良のためお休みをいただくことになりました。
急ぎの案件があれば、メールでご連絡いただければ対応いたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

取引先への体調不良のメール例文

件名：お打ち合わせの日程変更について（体調不良のため）

○○株式会社
○○様

お世話になっております。

本日予定しておりました打ち合わせですが、体調不良のため、日程の変更をお願いしたくご連絡いたしました。

ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

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体調不良時のメール返信の基本マナー

返信のタイミング

体調不良で仕事を休む場合や業務が滞る可能性がある場合、できるだけ早く返信することが重要です。特に上司や取引先からのメールに対しては、簡潔でも良いので返信をして、状況を伝えましょう。

体調が悪く、すぐに返信できない場合でも、最低限「申し訳ありませんが、体調不良のため○○時までに対応いたします」などの一報を入れておくと、相手に不要な心配をかけずに済みます。

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ビジネスメールにおける体調不良時の適切な言葉遣い

体調不良で休む場合、上司や同僚、取引先など、相手によって適切な表現が異なります。特にビジネスの場では、相手に失礼のないように慎重に言葉を選ぶ必要があります。

• 上司宛てのメール：
  • 「誠に申し訳ございませんが、本日は体調不良のため欠勤いたします。」
  • 「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」
• 同僚宛てのメール：
  • 「今日は体調が優れず、お休みをいただきます。」
  • 「業務で何か必要なことがあれば、連絡をお願いします。」
• 取引先宛てのメール：
  • 「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、本日は体調不良のためお打ち合わせを延期させていただけますでしょうか。」

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体調を気遣うメールのポイントと例文

体調を気遣う際のポイント

相手が体調を崩している場合、ビジネスメールで気遣いの言葉を適切に伝えることが大切です。ポイントは以下の通りです。

• 簡潔に気遣いの言葉を添える
• 必要以上に踏み込まず、返信を強要しない
• お見舞いの言葉を含める

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体調気遣うメールの返信例文

上司からの体調気遣いメールへの返信

件名：ご配慮ありがとうございます

本文：

○○部長

お疲れ様です。

お気遣いいただき、ありがとうございます。
おかげさまで、少しずつ回復しております。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、引き続きよろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

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まとめ

体調不良時のメール返信では、適切な敬語を使い、状況を簡潔に伝えることが重要です。また、体調を気遣うメールやお礼の返信においても、シンプルかつ丁寧な表現が求められます。本記事を参考に、適切なメール対応を心がけましょう。