忙しい日常の中で、どうしても電話に出られない瞬間は誰にでもあります。しかし、ビジネスや就職活動の場面では、電話を逃してしまった後の対応が、その後の信頼関係や印象に大きく影響します。「すぐにお詫びのメールを送りたいけれど、何を書けば失礼にならない？」「LINEで返信してもいいの？」と迷うことも多いはず。この記事では、電話に出られなかったときの適切なメール・LINEでの対応方法を、就活・ビジネス・上司対応などのシーン別に、例文つきでわかりやすく解説します。ビジネスマナーに不安がある方でも安心して使えるよう、初心者目線で丁寧に説明していきます。
電話に出られなかったときにすべき基本対応
なぜすぐの対応が重要なのか
電話を逃したこと自体よりも、その後の対応スピードや誠実さの方が、相手の印象を左右します。特に就職活動中や社外とのやり取りでは、「なぜ出られなかったのか」「今どういう状況か」を簡潔に伝えることが信頼回復につながります。たとえば、採用担当者や上司はあなたが連絡を無視したのではないかと不安に思うかもしれません。しかし、すぐに謝罪と状況説明をメールで行えば、その印象を大きく変えることができます。
基本マナーと流れ
- 気づいた時点でなるべく早くメールかLINEで連絡する（理想は30分以内）
- お詫びの言葉、理由、今後の対応（折り返し可能な時間）を伝える
- 件名や署名など、最低限のビジネスマナーを守る
この3つを意識するだけで、「丁寧な人だな」と感じてもらえる可能性が高まります。
件名の付け方例
- 【お詫び】先ほどのお電話について
- 【折り返しのご連絡】お電話ありがとうございました
- 【ご連絡】電話に出られず申し訳ありません
件名を工夫することで、相手はメールの内容をすぐに把握できます。特に件数の多いビジネスメールでは、要件がひと目で伝わるかどうかが重要です。
ビジネスで使える電話折り返しメールの例文
社内連絡のケース（上司・同僚）
社内での電話対応でも、上司や他部署の人からの電話に出られなかった場合は、きちんとメールでフォローしましょう。ビジネスマナーとして、気軽なやりとりでも基本は丁寧に伝えることが求められます。
例文①：社内の上司に対して
件名：先ほどのお電話について
〇〇部 部長 〇〇様
お疲れさまです。営業部の□□です。
先ほどはお電話をいただきありがとうございました。 あいにく会議中のため電話に出ることができず、申し訳ありません。 現在は外出中ですが、〇時以降であれば折り返しご連絡差し上げることが可能です。
ご都合の良い時間がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――― □□（氏名）／営業部 内線：1234
例文②：同僚や他部署宛て
〇〇さん
お疲れさまです。△△です。
さきほどはお電話いただきありがとうございました。 あいにく手が離せず出られませんでした。
いまは対応可能ですので、再度ご連絡いただけるか、 あるいはこちらから折り返しいたします。
よろしくお願いいたします！
社外の取引先への対応と例文
取引先や外部のお客様への返信は、言葉選びに十分な注意が必要です。カジュアルすぎると失礼にあたり、逆に堅すぎても冷たい印象を与えてしまうことがあります。適度な丁寧さと柔らかさのバランスを意識しましょう。
例文①：返信不要の確認メール希望
件名：お電話に出られず失礼いたしました
〇〇株式会社 営業部 〇〇様
いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
本日はお電話をいただきながら、あいにく所用中により出ることができず、大変失礼いたしました。
恐れ入りますが、ご用件をメールでお知らせいただけますと幸いです。 なお、〇〇時以降であれば、こちらから改めてご連絡させていただくことも可能です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例文②：折り返し希望の場合
件名：【ご連絡】先ほどのお電話について
〇〇株式会社 営業部 〇〇様
お世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
先ほどはお電話をいただき誠にありがとうございました。 あいにく商談中で対応できず、大変失礼いたしました。
現在は通話可能でございますので、こちらから折り返しさせていただければと存じます。 お手数ですが、ご都合のよい時間帯をお知らせいただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
上司からの電話に出られなかった場合のメール例
上司への対応では、普段の関係性に関わらず、常に丁寧な姿勢を示すのが基本です。言い訳よりも謝罪と報告、今後の対応を明確に伝えることが重要です。
例文
件名：お電話に出られず申し訳ありません
〇〇部 部長 〇〇様
お疲れさまです。〇〇部の□□です。
先ほどはお電話をいただいておりましたが、会議中により応答できず大変申し訳ございませんでした。
現在は通話可能な状態でございます。 折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？ ご都合のよろしい時間帯があればお教えいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
就活中に電話に出られなかった時の対応と例文
就活中の電話対応は非常に大切です。企業側はあなたの反応や対応の早さを見ています。「電話に出れなかった メールが来た」という状況は焦りがちですが、まずは丁寧に返信をすることが第一です。
例文①：企業からのメールへの返信
件名：お電話に出られず失礼いたしました
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学の□□と申します。
本日はご連絡をいただきながら、不在にしており申し訳ありませんでした。 現在、〇時以降でしたら通話可能です。
ご都合のよろしい時間帯がございましたら、再度ご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文②：自発的にお詫びメールを送る
件名：【お詫びとご連絡】本日のお電話について
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。 〇〇大学の□□でございます。
本日はお電話をいただいたにもかかわらず、講義中で対応できず大変失礼いたしました。 〇時以降は折り返し可能です。
もしご都合が合いましたら、こちらからお電話させていただければと思います。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
お詫びを伝えるメールの表現集
以下のようなフレーズを状況や相手に応じて組み合わせると、自然で丁寧な印象を与えることができます。
- ご連絡いただいたのに応答できず、申し訳ありませんでした。
- 電話に気づかず、大変失礼いたしました。
- あいにく離席しており、対応できませんでした。
- 折り返しご連絡差し上げてもよろしいでしょうか。
- ご都合のよい時間帯をご教示いただけますと幸いです。
メール以外の連絡手段を使うべき？LINEはOK？
「電話出れなかった時 ライン」という検索がされているように、LINEでの連絡も気になるところです。
ビジネスではメールが基本
上司や取引先など、フォーマルな関係の相手には必ずメールを使いましょう。LINEはあくまで親しい関係に限られます。
LINEでの連絡例（知人・同僚向け）
- 「さっきは出られずごめん！いま大丈夫だからまたかけるね！」
- 「ちょうど会議中だった！後で折り返すよー」
ただし、これらも最低限の敬語や気遣いを添えると好印象です。
電話に出られなかったときの返信を丁寧にするコツ
- 謝罪の言葉を最初にしっかり伝える
- 状況説明を簡潔に添える（言い訳にならないように）
- 折り返しの提案や相手の都合を伺う言葉を添える
- なるべく早く対応する（30分以内が理想）
- 件名・署名などの基本マナーも忘れずに
このようなポイントを意識することで、信頼回復につながるだけでなく、相手とのコミュニケーションもスムーズになります。
まとめ
電話に出られなかったときの対応は、その後の関係性を左右する大事なビジネスマナーのひとつです。特に就活や上司・社外とのやり取りにおいては、「すぐに・丁寧に・誠実に」対応することが信頼の鍵となります。
この記事で紹介した例文やポイントを参考に、状況に合わせた連絡方法を選び、相手に不快感を与えないスマートな対応を心がけましょう。短い一通のメールが、あなたの評価を高めるきっかけにもなります。
