ビジネスメールでは、誰かが不在の際に代理で対応する機会が意外と多いものです。たとえば、上司が会議中、同僚が休暇中など、担当者が不在のタイミングで「代わりに対応させていただきます」といったメールを送ることになりますが、実際にそのメールを書くとなると、「どのように表現すれば丁寧で失礼がないか」「相手に違和感を与えない書き方とは？」など、悩む方も多いでしょう。
本記事では、「代わりに対応させていただきます メール 返信」や「に代わって返信いたします メール」「不在のため代わりに メール ビジネス」など、実際に検索されているキーワードをふまえて、社内・社外・上司の代理・不在時対応など、シーン別の使い方や例文、注意点を詳しく解説していきます。すぐにコピペして使える丁寧なメール文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
「代わりに対応させていただきます」とは？使う場面とマナー
ビジネスにおける「代理対応」の基本
「代わりに対応させていただきます」は、主に自分以外の担当者が不在や多忙のときに、自分が代理でメールや業務を対応することを伝える表現です。
使用される主な場面：
- 担当者が休暇・出張・会議中のため、自分が返信する
- 上司に依頼されて代理でメールを送る
- 緊急で別の担当者が対応せざるを得ない場合
よくある誤解と注意点
一見すると便利で汎用的な表現に思えますが、使い方を誤ると相手に冷たい印象を与えてしまうことも。特に以下のような誤解を避けるためにも、正確で丁寧な表現を心がけましょう。
NG例：
- ×「代わりに返信しておきます」→上から目線に感じる可能性がある
- ×「○○がいないので私が対応します」→不在を強調しすぎて印象が悪くなる
ポイント：
- 相手に失礼のないよう、**「○○の不在により、代わりましてご連絡いたします」**などの言い回しを使う
- 代わりに対応する立場であることを明示し、過度な自己主張を避ける
返信時に使える「代わりに対応」メール例文
丁寧な言い回しが信頼につながる
「代わりに対応させていただきます メール 返信」という検索がされているように、代理で返信する際にどう書くかに迷う方は非常に多いです。特に取引先や目上の相手への返信では、よりフォーマルで誠実な文面を意識しましょう。
例文①：担当者が一時的に不在のケース
件名：【ご連絡】○○の件について（○○に代わりまして）
○○株式会社 ○○様
いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□と申します。
現在、担当の○○が出張中のため、私□□が代わりましてご連絡差し上げます。 本件については、以下の通り確認いたしました。
（本文略）
何かご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 今後ともよろしくお願い申し上げます。
―――― 署名
例文②：「に代わって返信いたします」の丁寧な書き方
件名：【代理連絡】○○の件について
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。 株式会社△△の□□です。
○○に代わりまして、ご連絡申し上げます。 本件につきましては以下のとおりでございます。
（本文略）
取り急ぎご案内までとなりますが、何卒よろしくお願いいたします。
―――― 署名
上司や社内の人に代わって返信・対応する場合
「上司に頼まれて メール 例文」に対応する書き方
社内で上司や同僚から「この件、代わりに返信しておいて」と頼まれたときも、ただ「代わりに返信します」と書くのではなく、誰に依頼されて行っているかを明記することがポイントです。
例文③：上司に頼まれた代理メール
件名：【代理連絡】○○について
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。 株式会社△△の□□です。
○○部長より依頼を受け、代わりにご連絡差し上げております。 以下の件につきまして、○○部長のご指示に基づき、確認いたしました。
（本文略）
詳細につきましては、後ほど部長より改めてご連絡差し上げる予定です。 取り急ぎのご案内となりますが、よろしくお願い申し上げます。
―――― 署名
社内メールでのややカジュアルな表現も可能
「代わりに対応させていただきます メール 社内」など、相手が社内の同僚であれば、もう少し柔らかくカジュアルな表現でも構いません。
例文④：社内向けメール
件名：○○の対応について（代行）
○○さん
お疲れさまです。□□です。
本日○○さんが会議のため不在でしたので、代わりに○○課の○○さん宛てに返答しておきました。 返信内容は以下のとおりです。
（本文略）
念のため、ご確認いただければ幸いです。
―――― 署名
担当者不在時に「代わりの者」「別の担当者」が対応するパターン
「代わりの者が対応します メール」や「別の担当者が対応します メール 返信」への応答
代理対応が別の担当者である場合、自分が担当しない内容でも相手に不安を与えないように情報提供を丁寧に行うことが重要です。
例文⑤：担当者交代を伝える
件名：【ご案内】担当変更のお知らせ
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。 株式会社△△の□□です。
このたび担当の○○が休職中につき、今後の対応は私□□が引き継がせていただきます。 業務の流れや過去のご相談内容についてはすでに確認しておりますので、ご安心ください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
―――― 署名
例文⑥：他の担当者へバトンタッチする場合
件名：○○の件について（今後のご対応者ご案内）
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。 株式会社△△の□□です。
本件につきましては、今後○○（新担当者）が対応させていただくこととなりました。 以下、新担当者の連絡先をご案内いたします。
氏名：○○（新担当者） 連絡先：xxx@xxx.co.jp
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
―――― 署名
不在時の自動返信やクッション表現も有効
「不在のため代わりに メール ビジネス」で想定される連絡方法
自動返信やテンプレートによる対応も、ビジネスマナーとして有効です。特に長期休暇中や決まった不在がある場合は、クッション言葉＋代替担当の連絡先を明示するようにしましょう。
例文⑦：自動返信メール
件名：不在のお知らせ
○○様
お世話になっております。 株式会社△△の□□です。
誠に恐れ入りますが、○月○日～○月○日まで不在にしております。 上記期間中のご連絡につきましては、代わりに○○が対応させていただきます。
ご連絡先：xxx@xxx.co.jp
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――― 署名
まとめ
「代わりに対応させていただきます」という表現は、一見便利でも、言葉選びや文脈によって印象が大きく左右される繊細なフレーズです。この記事で紹介したように、「に代わって返信いたします」「別の担当者が対応します」「上司に頼まれて」といった関連表現を適切に使い分けることで、相手に安心感や信頼感を与えることができます。
ポイントは、状況の共有・丁寧な口調・クッション言葉の3つ。ビジネスメールは“人との関係を築くツール”でもあるため、一文一文に配慮を持って対応していきましょう。この記事の例文を参考に、あなたの職場でも安心して代理対応ができるようになれば幸いです。
