退職代行を使われたらどう対応すべき?やってはいけない対応から体制整備のポイントまで

2025年5月2日

突然、社員本人ではなく“退職代行業者”から「退職の連絡」が届いたら、企業としてどう対応すればいいのか。
感情的になったり、法的にグレーな対応をとってしまうと、訴訟リスクや企業イメージの悪化にもつながりかねません。
本記事では、退職代行を使われた際に会社が取るべき対応、やってはいけないNG行動、さらに防止のための体制整備まで網羅的に解説します。

退職代行を使われた企業が最初に確認すべきこと

本人の退職意思が明確かを確認する

退職代行を通じて連絡があった場合でも、退職の意思が本人によるものであれば原則として法的に有効です。
民法627条では「雇用契約は、期間の定めがない場合、2週間の予告で解約できる」とされており、本人の意思表示が明確であれば退職を拒むことはできません。

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代理人の正当性を確認する

退職代行業者が弁護士でない場合、代理交渉（有給の取得交渉や損害賠償など）には法的権限がないため、
あくまで「本人の伝言係」に過ぎないケースが多いです。

ただし、伝えられた退職の意思が本人のものであれば、会社側が拒否することはできません。

退職代行への対応で絶対にやってはいけないNG行動

1. 無視する・放置する

退職代行の連絡を「ふざけてる」「無視しておけば戻ってくる」と考えて放置するのは危険です。

労働基準法違反とみなされる可能性
社会保険・給与の手続き遅延によるトラブル
SNSや口コミで企業名が広まり炎上するリスク

2. 「本人が来なければ無効」と言う

退職はあくまで意思表示です。出社の有無は関係ありません。
「退職は本人が直接申し出ないと無効」とする対応は、違法対応にあたる可能性があります。

※キーワード対策：「退職代行 NG対応」

3. 引き止め・脅迫・損害賠償請求を持ち出す

たとえ急な退職で業務に支障が出るとしても、社員に責任を問う姿勢は逆効果です。

「訴えるぞ」「損害賠償を請求する」などの発言はパワハラ認定リスク
SNSやメディアに拡散されやすく、企業ブランドに致命傷を与えることも

退職代行への正しい対応フロー【実務編】

ステップ①：業者からの連絡内容を記録

送信元（業者名、連絡先）
本人の名前、退職希望日
委任状や代理権の有無（弁護士名義か否か）

記録を残すことで、万が一トラブルが発生した場合の法的証拠になります。

ステップ②：必要書類を整備し、郵送で対応

離職票、雇用保険被保険者証、源泉徴収票などを本人住所に送付
貸与物の返却依頼は丁寧に文書で行う（脅迫口調NG）

ステップ③：就業規則に基づいた手続き処理

退職日を就業規則に従って設定し、勤怠・社会保険・給与処理を行います。
無断欠勤ではなく「退職」として正規処理するのが基本です。

【制度整備編】退職代行を“使わせない”ための職場づくり

本質は「制度」ではなく「信頼関係」

退職代行が使われる背景には、上司への不信感・職場の閉鎖性・パワハラ気質などが影響しています。

定期的な1on1面談の導入
引き止め文化を見直す
退職の申し出ができる心理的安全性の確保

※キーワード対策：「退職代行使わせない」

「退職の意思表示」に関する社内ガイドラインを整備

禁止はできなくても、手続きを明確化することで抑止効果は見込めます。

就業規則例文：

「退職を希望する場合は、原則として直属の上司または人事担当者へ、口頭または書面にて通知するものとする。代理人を通じる場合は、本人の意思であることを証明する書面の提出を求めることがある。」

※キーワード対策：「退職代行就業規則」「退職代行禁止契約書」

退職代行が続出する企業に共通する“組織課題”

1. コミュニケーション不足

上司との会話がなく、辞意を伝えにくい
ミスを責められる職場環境
人間関係の悪化を放置している

2. キャリア不透明性

評価制度がブラックボックス化
将来像が描けない
成果と報酬が一致しない

法的に抑えておくべき注意点まとめ

観点	会社側の対応ルール
退職の意思表示	本人の代理人からでも法的に有効（民法627条）
無視・拒否	違法リスクあり。速やかな対応が求められる
退職日は？	基本的に申し出から2週間後（または就業規則に基づく）
書類の返送	本人宛に速やかに郵送。返送拒否はNG
有給取得	弁護士でない業者による請求は断っても問題なし