退職を伝えるとき、多くの人が「どう切り出せばいいのか」「タイミングはいつがベストなのか」「角が立たない理由って何だろう」と悩みます。退職は人生の大きな節目であると同時に、上司やチームとの関係性にも大きな影響を与える場面です。この記事では、退職を伝える際のマナーや注意点、例文、メールでの伝え方、やってはいけないNG行動まで、具体的かつ実践的に解説していきます。
上司に退職を伝える前に準備すべきこと
退職の意思を伝える前に、準備すべきことがいくつかあります。まず大切なのは「転職先が決まってから退職を伝える」ことです。特に現職の待遇や環境が原因で辞めたいと感じている場合でも、勢いで伝えてしまうのはリスクが高く、内定が出た段階で行動に移すのが無難です。
また、引き継ぎ資料の作成や自分の業務の棚卸しも、伝える前から少しずつ始めておくと、退職を伝える際に「無責任に辞める人」という印象を避けることができます。
退職の伝え方の基本マナー
退職はあくまで“業務上の報告”でありながらも、“感情が関わる人間関係”の話でもあります。そのため、伝える言葉・タイミング・姿勢に気を配ることが信頼維持のカギとなります。
退職を伝えるタイミングは「早すぎず、遅すぎず」
一般的に、退職の1〜2ヶ月前に伝えるのがベストです。就業規則に定めがある場合はそれに従いましょう。「退職を伝えるのが早すぎる」と、社内での立場が微妙になったり、後任の調整がかえって複雑になることがあります。一方で直前に伝えると、業務への影響や上司との関係悪化を招く可能性があります。
退職の伝え方は対面が基本
退職を伝える際は、直属の上司に対して“口頭で直接”が原則です。できれば業務終了後や落ち着いたタイミングで、「少しお時間よろしいでしょうか」と声をかけ、個室や会議室など周囲の耳がない場所で切り出しましょう。
退職を伝える勇気が出ないときの対処法
「退職を切り出す勇気が出ない」という悩みは多くの人に共通します。特に、上司と良好な関係を築いてきた人や、職場に迷惑をかけたくないと感じている人ほど、伝えることにためらいが生じがちです。
しかし、退職は個人の権利であり、必要以上に罪悪感を感じる必要はありません。「自分の将来のための選択」と明確に自分に言い聞かせ、冷静に事実として伝えるスタンスを意識すると、過度な不安を軽減できます。
退職理由の伝え方と例文
上司から「なぜ辞めるの？」と聞かれることはほぼ確実です。だからこそ、事前に伝える理由を整理しておく必要があります。基本はネガティブな批判ではなく、ポジティブな展望を添えて伝えることがポイントです。
よくある退職理由の伝え方例文
「キャリアアップのために、新たな環境で挑戦したいと考えております」 「家庭の事情で、今の勤務体制を続けるのが難しくなりました」 「長期的に働く中で、自分の目指す方向性とずれを感じるようになりました」
社内の不満や人間関係の問題が理由だとしても、それをストレートに伝えると波風を立てやすいため、事実ベースでやんわりと伝える工夫が必要です。
メールで退職を伝えるのはNG？正しい使い方とは
「退職の伝え方 メール」で調べる人が多いように、メールで伝えてもいいのか悩む方も多いですが、基本的には“最初の伝達は口頭で行い、その後の記録としてメールを送る”のが正しい流れです。
メールだけで退職を伝えるのは誤解を招きやすく、ビジネスマナーとしても不適切です。ただし、出張や在宅勤務でなかなか対面できない場合に限り、丁寧な文面でメールを活用するのは例外的に許容されます。
上司への退職報告メール例文
件名：退職のご相談につきまして（◯◯より）
◯◯部 部長 ◯◯様
お疲れ様です。突然のご連絡で恐縮ですが、退職についてご相談させていただきたく、メールを差し上げました。
本来であれば直接お話しすべきところ、まずはメールにてご連絡申し上げます。ご都合の良いタイミングで、お時間をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
◯◯（氏名）
やってはいけない退職の伝え方とは？
以下のような伝え方は、信頼を失いかねないため注意が必要です。
- 感情的に「もう辞めます！」と爆発する
- 無断欠勤やLINEだけで伝える
- チームに先に言ってしまい、上司に後回しにする
- 引き継ぎや有給消化の相談を一切せずに退職希望を出す
こうした行動は“やってはいけない退職”の典型例です。円満退職を目指すなら、冷静かつ誠実な伝え方が欠かせません。
退職を伝えた後に気をつけたいこと
伝えた後こそ、プロフェッショナルな姿勢が問われます。業務の引き継ぎ資料の作成、同僚との情報共有、最終出社日の調整、有給休暇の扱いなど、やるべきことは少なくありません。
退職を伝えたことで気が緩んだり、手を抜いた印象を与えると「裏切られた」「信用していたのに」と評価が下がる恐れもあります。むしろ最後まで信頼される姿勢を貫くことで、今後のキャリアにもプラスになります。
まとめ：退職は“未来の自分”のために伝えるもの
退職を伝える行為は、決して相手を裏切るものではなく、「自分の人生を自分で選ぶ」という前向きな行動です。タイミング・言い方・理由の伝え方ひとつで、退職が“円満な区切り”になるか“気まずい別れ”になるかが大きく変わります。
上司への伝え方やマナーを押さえれば、転職先への印象もよく、キャリアの連続性も保たれます。ロロメディアでは、ビジネスパーソンの転機を支える実践情報を今後も発信していきます。
