システム障害のお詫びメール完全ガイド｜お知らせ文・案内文・復旧報告の例文集

2025年9月18日

システム障害は、企業にとって避けて通れないリスクのひとつです。障害そのものは防ぎきれない場合がありますが、発生後の対応次第で顧客や取引先からの信頼が大きく変わります。特に「お詫びメール」「お知らせ文」「復旧報告」は、誠意を示すうえで欠かせない手段です。本記事では、システム障害時の正しいお詫びメールの書き方から、実際に使える例文集、案内文や復旧報告までを詳しく解説します。読めば、万一のトラブル時にも落ち着いて対応できる準備が整いますよ。

システム障害のお詫びお知らせを出すときの基本ルール

お知らせを出すタイミングと優先順位

システム障害は、情報を出すのが遅れると不安や不満が増幅してしまいます。お知らせを出す最適なタイミングは「障害を確認した直後」です。まだ原因が判明していなくても、利用者に「現在確認中」と伝えるだけで安心感を与えられます。
特に大規模サービスや金融・EC関連では、顧客対応部門よりも先に公式アナウンスが必要です。発表の優先順位をあらかじめ決めておくと混乱を防げます。

お知らせ文に盛り込むべき要素

利用者向けに出すシステム障害のお知らせには、以下の要素が欠かせません。

障害の発生日時と現象
影響範囲（どのサービスや機能が対象か）
現在の状況（調査中、復旧中、暫定対応中など）
今後の対応予定（復旧見込みや続報の時間）
利用者へのお詫び

簡潔にまとめつつも、利用者が知りたい情報を漏らさないことが信頼維持のカギです。

実際のお知らせ例文

【システム障害発生のお知らせ】

平素より当サービスをご利用いただき誠にありがとうございます。
現在、当社の決済システムにおいて障害が発生しており、一部のお客様にてご利用いただけない状況が続いております。
発生日時：〇月〇日 10時頃
影響範囲：クレジットカードによる決済機能

現在、原因を調査し復旧作業を行っております。復旧の見込みが立ち次第、改めてご案内申し上げます。

ご利用の皆様には多大なご不便とご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。

システム障害お知らせ例文で伝え方を学ぶ

利用者向けのお知らせ例文

「システム障害お知らせ例文」で検索される方の多くは、顧客向けに安心感を与える文面を探しています。利用者向けのお知らせは、以下のように誠意と具体性を両立させることが大切です。

【お知らせ】システム不具合発生について

平素より当サービスをご利用いただきありがとうございます。
本日〇月〇日、当社サーバーに不具合が発生し、一部サービスがご利用いただけない状態となっております。
現在、技術担当チームが復旧に向け作業を行っております。進捗については公式サイトにて随時ご案内いたします。

ご利用中のお客様には多大なご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。

復旧作業に尽力していることを明記すると、ユーザーの不安を和らげられます。

社内向けの案内文例

社内向けの「システム障害案内文」では、各部署が顧客対応できるよう情報を端的にまとめる必要があります。

【社内共有】システム障害発生について

〇月〇日10時頃より、基幹システムに障害が発生しています。
影響範囲：受注管理システム全般
現在：ログイン不可の状態、復旧作業中

顧客から問い合わせがあった場合は「現在調査中で復旧に努めている」とご案内ください。詳細が判明次第、改めてご連絡いたします。

社内文書では「外部への回答フロー」を必ず記載し、現場が迷わないようにすることが重要です。

システム障害のお詫び文書を作成する方法

お詫び文書の基本的な構成

「システム障害お詫び文書」は、取引先や株主など外部の関係者に正式に送付するケースが多いです。フォーマルな文体で、以下の構成を守ると誠意が伝わります。

冒頭のお詫び
障害の概要説明
発生原因の簡潔な説明
再発防止策の提示
改めてのお詫び

文書では事実を淡々と記載しつつも、誠意が伝わる言葉を盛り込むことが大切です。

お詫び文書の例文

拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

このたび、当社システムにおいて障害が発生し、貴社に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

発生日時：〇月〇日
障害内容：受発注システムの一部機能停止
原因：サーバー設定の不具合

現在は復旧済みであり、再発防止のため監視体制を強化しております。

改めまして、ご不便とご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

敬具

フォーマルな書き方にすることで、相手に「きちんと対応している」と印象付けられます。

システム障害のお詫びメールの書き方と実例

基本のお詫びメール構成

「システム障害お詫びメール」では、スピードと誠意が最重要です。構成のポイントは以下です。

件名に「システム障害のお詫び」を入れる
冒頭で迷惑をかけたことを謝罪する
障害内容と影響範囲を簡潔に説明する
復旧状況や今後の見通しを示す
最後に改めてお詫びを述べる

この流れを守るだけで、伝わりやすく誠実な印象になります。

実際のお詫びメール例文

件名：【重要】システム障害発生のお詫び

○○株式会社　△△様

平素より当サービスをご利用いただきありがとうございます。
このたび、当社システムにおいて障害が発生し、△△様をはじめご利用のお客様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
現在は復旧済みですが、再発防止に向け監視体制を強化しております。

このたびの不具合によりご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

システム不具合お詫びメールへの返信マナー

返信が必要かどうか

「システム不具合お詫びメール返信」で検索する方の多くは、受け取った側がどう対応すべきか迷っています。お詫びメールに返信は必須ではありませんが、取引先や重要な関係先から受けた場合は返信するのが望ましいです。

返信例文

ご連絡ありがとうございます。
障害は既に復旧済みとのことで安心いたしました。迅速なご対応に感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

相手の対応を評価し感謝を伝えることで、良好な関係を維持できます。

システム不具合復旧メールで信頼を回復する

復旧メールの役割

「システム不具合復旧メール」は、障害が解消されたことを知らせるためだけでなく、信頼回復のための重要なコミュニケーションでもあります。復旧報告は「復旧したこと」＋「再発防止策」を明記するのが鉄則です。

復旧報告メール例文

件名：【復旧報告】システム障害解消のお知らせ

平素より当サービスをご利用いただきありがとうございます。
本日発生しておりましたシステム障害について、〇時〇分に復旧が完了しましたことをご報告申し上げます。
今回の原因はサーバーの設定不具合であり、再発防止のため監視体制を強化いたしました。

このたびは多大なご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。