お詫び状テンプレート（Word対応）｜お客様や取引先に失礼にならない謝罪文の作り方

2025年10月9日

クレーム対応や納期遅延、誤配送など、ビジネスの現場では「お詫び状」を書く機会が突然やってきます。
しかし、いざ書こうとすると「どんな言葉を使えば失礼にならないのか」「形式はどう整えればいいのか」と悩む方も多いですよね。
この記事では、**お客様対応・取引先・個人間などあらゆる場面で使えるお詫び状テンプレート（Word対応）**をもとに、誠意が伝わる謝罪文の書き方と無料で使えるフォーマットを詳しく紹介します。
読み終えるころには、どんな場面でも自信を持ってお詫び状を作成できるようになりますよ。

お詫び状テンプレートを使う前に押さえておきたい基本構成とマナー

お詫び状とは？ビジネスにおける役割を理解する

お詫び状とは、相手に対して自分や自社の非を認め、誠意をもって謝罪の気持ちを伝える文書のことです。
単に「申し訳ございません」と書くだけでなく、事実の説明・謝罪の表明・再発防止策・感謝までを一通の文書にまとめるのが特徴です。

ビジネスでは特に、以下のような目的で使われます。

クレーム対応でお客様の信頼を取り戻すため
納期遅延や誤出荷など取引先へのミスを正式に詫びるため
社内外で不快な思いをさせてしまった際に誠意を伝えるため

お詫び状の目的は「謝ること」そのものではなく、信頼を回復することにあります。
そのため、形式や言葉遣いを誤ると逆効果になってしまうこともあるのです。

お詫び状の基本構成と文書スタイル

お詫び状には、定型的な構成があります。
どんな業種でも使える基本構成は次のとおりです。

宛名：相手の会社名、役職、氏名を正式に記載します。
頭語と挨拶：「拝啓」「平素よりお引き立ていただき」など冒頭の礼儀表現を添えます。
お詫びの言葉：失礼やミスの内容を具体的に示し、誠意をこめて謝罪します。
原因の説明と今後の対応：なぜ起こったのか、再発防止の取り組みを明確にします。
締めの言葉：「今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」などで結びます。
日付・署名：作成日と署名・社名を入れ、正式文書として締めくくります。

Wordテンプレートを使うと、これらの要素があらかじめ配置されているため、短時間で整ったお詫び状を作成できます。
また、Wordなら社名ロゴや印影スペースの追加など、企業書式への統一も容易です。

お詫び状テンプレート（Word対応）の使い方と選び方

無料で使えるお詫び状テンプレートの探し方

「お詫び状テンプレート無料」や「お詫び状テンプレート Word」と検索すると、さまざまなサイトでビジネス用の文例が配布されています。
しかし、すべてが正しい文書マナーに基づいているわけではありません。
無料テンプレートを選ぶ際は、以下の3つの観点を確認しましょう。

ビジネス文書の形式になっているか（宛名・日付・署名の順序が整っている）
お客様向けか、社内・取引先向けかが明確か
Word形式（.docx）で編集ができるか

Word形式のテンプレートを選ぶことで、相手名や日付、内容を自由に修正できます。
また、社内で統一して使用すれば、謝罪文書の品質やトーンを揃えられるため、クレーム対応の標準化にも役立ちます。

お詫び状テンプレート（Word）を使う際の編集ポイント

Word形式のお詫び状テンプレートを使う際は、次の編集ルールを守ると、失礼のない文書になります。

**フォントは明朝体（10.5〜12pt）**で統一する
宛名や社名は正式名称を使い、略称を避ける
文中の「申し訳ございません」は2回までに留め、くどくならないようにする
誤字脱字がないか校正を徹底する

さらに、文末の署名部分には、個人名だけでなく会社名・部署名も記載すると、組織としての誠意が伝わりやすくなります。
テンプレートを使うことで、謝罪内容に集中しながらも文書体裁を崩さず仕上げられるのが大きなメリットです。

お客様対応で使えるお詫び状テンプレートと文例

お客様へのお詫び状の書き方と注意点

お客様宛てのお詫び状は、もっとも慎重に言葉を選ぶ必要があります。
特に「お詫び状テンプレートお客様」や「お詫び状お客様接客」と検索する方は、接客業・小売業・サービス業など、直接顧客対応に関わる立場の方が多いでしょう。

お客様に不快な思いをさせてしまった場合は、次の3ステップで構成します。

謝罪の言葉を最初に述べる
　「このたびは弊社の対応により、不快な思いをおかけし誠に申し訳ございません。」
原因を明確に説明する
　「当日は新人スタッフの応対が至らず、確認を怠ってしまいました。」
再発防止策を提示する
　「今後は接客マニュアルの見直しと研修を実施し、再発防止に努めてまいります。」

このように、謝罪・原因・対策の3点を明確にすることが、信頼を取り戻すお詫び状の基本です。

お客様へのお詫び状例文（接客対応）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは、弊社店舗におけるスタッフの不適切な対応により、不快な思いをおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
当日のご指摘を受け、社内で事実関係を確認したところ、担当スタッフの説明不足と配慮の欠如が原因でございました。
今後は全スタッフに対し、再発防止のための接客研修を徹底し、このようなことのないよう改善に努めてまいります。

改めて、深くお詫び申し上げるとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

敬具
令和7年3月10日
株式会社ロロント
カスタマーサービス部　担当：山口真理

この例文では、原因を明確にしつつ、今後の対応を示している点がポイントです。
「誠意を示す文面」と「業務改善への姿勢」の両方が伝わることで、相手に信頼を回復してもらいやすくなります。

不快な思いをさせたお客様に対するお詫び文の表現ポイント

「お詫び状不快な思い」で検索する方は、謝罪の言葉選びに迷うことが多いです。
「不快」「ご迷惑」「ご不便」といった言葉は使い方を誤ると冷たく聞こえることがあります。
以下のような表現を使うと、柔らかく誠意が伝わりやすくなります。

「不快な思いをおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。」
「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。」
「ご不快な思いを招きましたことを、深く反省しております。」

これらの表現に「今後このようなことがないよう努めてまいります。」を添えることで、責任感と改善意識が伝わる文面になります。

心のこもったお詫び状を書くための文例とコツ

心のこもった謝罪文を書くための3つのステップ

「心のこもった謝罪文例文」で検索されるのは、テンプレートのままでは冷たく感じるという悩みが背景にあります。
形式だけの文面ではなく、読んだ相手の心に届く「温度感」を出すためには、次の3ステップが効果的です。

相手の立場に立った言葉選びをする
　「ご迷惑」よりも「お手数をおかけしました」「お時間を頂戴しました」など、相手の行動を尊重する表現を使う。
自分の気持ちを一文添える
　「自分自身、深く反省しております」「重く受け止めております」といった一文を加えると誠実さが増します。
再発防止より“改善”を強調する
　「このようなことが二度と起きないように」よりも「より良いサービスをお届けできるように努めます」と、前向きに締めくくる。

謝罪の場面は「信頼を取り戻すきっかけ」でもあります。
相手の心に届く文面を心がけるだけで、印象は大きく変わりますよ。

個人で使えるお詫び状の例文と使い方

ビジネス以外にも、個人の場面でお詫び状を使うケースは少なくありません。
たとえば、遅刻・欠席・贈り物の手違い・連絡の遅延など、相手に迷惑をかけた時です。
以下は「お詫び状個人例文」として使えるフォーマットです。

拝啓　春寒の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたびは、私の不注意によりお約束の時間に遅れてしまい、ご迷惑をおかけいたしました。
せっかくの貴重なお時間をいただいていたにもかかわらず、ご不快な思いをさせてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
今後は時間に余裕を持って行動し、このようなことがないよう十分に注意いたします。

まずは書中にてお詫び申し上げます。

敬具
令和7年4月2日
東京都中野区〇〇
佐藤美咲

個人のお詫び状では、形式よりも誠実さと簡潔さが重視されます。
特にWordで作成する場合は、印刷して手書き署名を加えるとより丁寧な印象になります。

取引先・社外向けお詫び状テンプレートの活用方法

ビジネスで失敗しないお詫び状テンプレート（取引先向け）

取引先へのお詫びは、社の信用に関わる重要な文書です。
たとえば、納期遅延や数量ミス、見積りの誤送付など、企業間取引では小さなミスが信頼を揺るがすこともあります。

Wordテンプレートを活用して、以下の構成を押さえましょう。

冒頭で「深くお詫び申し上げます」を述べる
事実を明確に記載する（誤納品、納期遅延など）
今後の対応策を具体的に示す
締めで「引き続きのご指導ご鞭撻」をお願いする

文面の例は次のとおりです。

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の納品遅延により多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
原因は製造工程での確認ミスによるものであり、社内体制の見直しと再発防止策をすでに講じております。
今後はスケジュール管理を徹底し、同様の事態が起こらぬよう全社一丸で取り組んでまいります。

今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。

敬具
令和7年3月25日
株式会社ロロント
営業部　部長　高橋健太