人事異動、退職、育休や産休、部署異動など、日々の業務の中で「引き継ぎ」が必要になる場面は思った以上に多くあります。しかし、いざ引き継ぎ書を作ろうと思っても、「何を書けばいいのか分からない」「書き方が分からない」という声も少なくありません。曖昧な引き継ぎは、業務の停滞やミス、クレームの元にもなりかねません。
そこでこの記事では、誰でも簡単に使える無料の引き継ぎ書テンプレート（Excel・Word形式）とともに、「どんな内容をどう書けば良いのか？」という具体的な書き方のコツや例文を丁寧にご紹介します。初心者でもすぐに実務に活用できるよう、見やすさと実用性にこだわって解説しています。
業務引継書とは？なぜ必要なのか
業務引継書とは、担当業務を次の人に引き継ぐ際に、その内容・手順・注意点を分かりやすくまとめた文書のことです。新しい担当者がスムーズに業務を始められるようにする“橋渡し”の役割を果たします。
特に現代のビジネス環境では、スピードと柔軟性が求められ、異動や退職のたびに業務を“ゼロから把握”するのでは生産性が著しく低下します。そんなとき、引き継ぎ書があることで、前任者の知識やノウハウを引き継ぐことができ、業務の継続性が担保されます。
また、引き継ぎ書は“業務の見える化”にもつながります。属人化していた仕事が文書化されることで、チームや上司も業務の全体像を把握できるようになります。これは働き方改革やテレワーク推進の流れにも合致しており、今後ますます重要度が高まるでしょう。
さらに、引き継ぎ書は「自分の仕事の棚卸し」にもなります。担当業務を文書に起こすことで、無駄な作業の発見や、業務フローの改善点にも気づけることがあります。まさに、自分と組織の成長を促すツールなのです。
引き継ぎ書の構成と書き方のコツ
引き継ぎ書に入れるべき項目
引き継ぎ書を作成する際は、以下のような構成に沿って情報を整理するとスムーズです。
- 作成者・日付・担当部署：誰がいつ作成したか明記します。
- 業務の全体概要：業務の目的、背景、ゴールを簡潔にまとめましょう。
- 業務一覧と詳細内容：どんな業務があるのかを一覧にし、それぞれの手順や頻度、使用ツールなどを詳細に記載します。
- 関係者・連携先情報：社内外で関係する人物や部署、その連絡先や役割をリスト化します。
- 注意点・トラブル事例：過去に発生したトラブルや注意事項、暗黙知なども書いておくと非常に親切です。
- 未完了タスク・今後の予定：引き継ぎ時点で進行中のタスクや、今後予定されている業務を時系列で示しましょう。
- 参考資料や添付ファイルの場所：操作マニュアルやフォルダのパス、共有ドライブのリンクなどを記載します。
書き方のポイント
- 難しい言葉は避け、誰にでもわかる表現で
- 箇条書きや表を活用して、視覚的に整理する
- 実際に作業する人の立場で書く（説明口調でなく実務的に）
- 「〜するとよい」ではなく、「〜してください」「〜します」と断言する文章が親切
- 曖昧な表現（例：臨機応変に）を避け、具体的な対応方法を記載する
これらを意識するだけで、引き継ぎ書の“読みやすさ”と“使いやすさ”は格段に上がります。
引き継ぎ書の具体例【職種別サンプル】
例①：営業事務の引き継ぎ書
■業務名：受注処理・請求書発行業務
■目的：受注情報をシステムに入力し、正確な請求書を発行する
■頻度：毎日10～15件
■使用システム：販売管理ソフト「弥生販売」
■手順：①受注メール確認→②システム入力→③請求書PDF作成→④担当営業へ送付
■注意点：同一顧客の重複請求に注意／月末締めは営業部とダブルチェック
例②：人事担当の引き継ぎ書
■業務名：新卒採用面接のスケジュール調整
■目的：学生・面接官の希望日程を調整し、面接設定を行う
■使用ツール：Googleカレンダー、採用管理システム「HRMOS」
■ポイント：メール返信の文面テンプレあり／オンライン面接はZoom URLを前日送信
無料で使える引き継ぎ書テンプレート集
Excel形式のテンプレート（無料）
- 業務の一覧表やチェックリストに最適
- タスク管理やスケジュール進行を視覚化できる
- フィルターや並べ替えなどの操作がしやすい
👉 無料ダウンロードはこちら（Excel）
Word形式のテンプレート（無料）
- マニュアル形式で丁寧に説明したい場合に便利
- 写真や図表を貼り付けやすい
- 社内イントラネットや印刷物で共有しやすい
👉 無料ダウンロードはこちら（Word）
引き継ぎを成功させるための実践アドバイス
- 引き継ぎ期間をしっかり確保する（最低でも2週間）
- OJT（実地での引き継ぎ）を併用する
- 引き継ぎ内容の確認ミーティングを設ける
- 質問や不明点を共有する場を設ける
- 定期的に引き継ぎ書を更新・見直す
よくある質問（FAQ）
Q. 引き継ぎ書は手書きでも良い？
A. 手書きでも可能ですが、ExcelやWordの方が修正・共有に便利です。
Q. 公務員でもこのテンプレートは使えますか？
A. はい、基本構成は共通しており、公務員の業務にも応用可能です。
Q. テンプレートは社外向けでも使えますか？
A. 内容を調整すれば、外部委託や取引先向けの引き継ぎ資料としても活用できます。
まとめ：丁寧な引き継ぎが、次の信頼を生む
引き継ぎ書は、あなたが築き上げてきた仕事を、次の誰かへバトンとして渡すための大切なツールです。
相手が迷わず、安心して仕事を始められるようにすることは、結果として組織全体の生産性向上にもつながります。テンプレートを活用して、自分自身にも、後任者にも、チームにも“やさしい引き継ぎ”を実現してみてください。
執筆：ロロント株式会社｜WEBマーケティング・業務効率化支援のプロフェッショナル
