契約を終了したい時、「口頭で伝えただけ」ではトラブルのもとになりかねません。
そんな時に役立つのが「解約通知書」です。
しかし、いざ作ろうとすると「賃貸や駐車場の解約ってどう書けばいいの？」「Wordで使えるテンプレートがほしい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、**賃貸・駐車場・業務契約などあらゆる場面で使える解約通知書テンプレート（Word・PDF対応）**を無料で紹介しながら、正しい書き方・提出方法・失敗しないコツまで詳しく解説します。
読み終えるころには、ビジネスでも個人契約でも迷わず解約手続きができるようになりますよ。
解約通知書とは何かを正しく理解する
解約通知書の基本的な目的と役割
「解約通知書」とは、契約を正式に終了させたい意思を相手に伝えるための文書です。
契約解除を口頭やメールで済ませる人もいますが、後々「言った・言わない」のトラブルになることが多く、法的な証拠として残すために書面提出が重要です。
主な目的は以下の3つです。
- 契約終了の意思を明確に伝える
- 契約終了日や条件を記録に残す
- 双方がトラブルなく関係を終了できるようにする
たとえば、賃貸契約を解約する際に「いつ退去するか」「敷金の精算はどうするか」を明確にしておくことで、退去時の混乱を防げます。
また、業務委託契約や取引契約でも、解約通知書を正式に提出しておくことで、後から契約義務を問われるリスクを避けられるのです。
契約解除・解約通知書・解約合意書の違い
似た言葉に「契約解除通知」「解約合意書」がありますが、それぞれ役割が異なります。
| 文書名 | 主な目的 | 当事者の関与 | 提出のタイミング |
|---|---|---|---|
| 解約通知書 | 契約を終了する意思を一方的に通知する | 一方が作成し、相手に提出 | 契約終了を決めた時点 |
| 契約解除通知 | 契約違反などが理由で契約を解除する | 一方的な通告 | トラブル発生時 |
| 解約合意書 | 双方の合意で契約を終了する | 双方が署名・押印 | 円満解約の際 |
つまり、「解約通知書」は片方が出す書面であり、「解約合意書」は双方の確認文書という位置づけです。
企業や管理会社では、後者を併用してトラブル回避を徹底しているケースも多いですよ。
賃貸契約で使える解約通知書テンプレートと書き方
賃貸解約通知書の提出が必要な理由
賃貸契約を終了する場合、ほとんどの契約書には「解約予告期間」が定められています。
一般的には退去日の1カ月前までに解約通知書を提出することが義務付けられており、これを怠ると翌月分の家賃が発生してしまうこともあります。
たとえば、以下のような場面で解約通知書が求められます。
- マンションやアパートを退去するとき
- 駐車場契約を終了したいとき
- 事務所や店舗を閉鎖する際の契約終了
「口頭で伝えたから大丈夫」と思っていても、書面がないと証拠が残らず、退去日や精算条件でトラブルになるケースが多発しています。
Word形式のテンプレートを使って正しく作成し、書面で残すことが安心への第一歩です。
賃貸解約通知書の基本構成
「賃貸 解約通知書 テンプレート Word」で検索すると、さまざまな書式が出てきますが、基本構成は共通しています。
主な項目は以下の通りです。
- タイトル：「解約通知書」
- 宛名：管理会社名、オーナー名など正式名称で記載
- 本文：物件名、住所、契約日、解約希望日、理由など
- 署名・押印：契約者の氏名・住所・連絡先
テンプレートを利用する際は、物件情報や日付をしっかり書き換えましょう。
また、Wordで作成しておけば、PDFに変換してメール添付することも可能です。
紙で提出する場合は、印刷して押印し、控えを必ず手元に残しておくことをおすすめします。
賃貸解約通知書の文例
解約通知書
〇〇不動産株式会社 御中
私は、貴社との間で締結した下記物件の賃貸借契約を、令和7年4月30日をもって解約いたします。
つきましては、契約書に定める規定に従い、退去手続きをお願い申し上げます。
【物件情報】
所在地：東京都世田谷区〇〇〇〇
建物名：ロロントハイツ201号室
契約日：令和5年5月1日
退去希望日：令和7年4月30日
なお、敷金の精算および原状回復に関しては、契約書の条項に従い誠実に対応いたします。
令和7年3月10日
住所：東京都世田谷区〇〇〇〇
氏名：山田 太郎 印
このように、形式はシンプルでも内容が具体的であれば十分に有効です。
Wordで作成後、PDFにして送ることで、印刷・郵送の手間を省くこともできます。
駐車場の契約終了に使える解約通知書テンプレート
駐車場解約通知書を提出する際の注意点
「駐車場解約通知書 テンプレート」と検索する人の多くは、月極駐車場を解約したい個人契約者や企業担当者です。
駐車場契約も賃貸契約の一種であり、事前通知が求められるのが一般的です。
特に注意すべきなのは以下の3点です。
- 契約書に書かれた「解約予告期間」を守る（1カ月前が多い）
- 料金日割り精算の有無を確認する
- 鍵・カードなどを返却するタイミングを明確にする
これらを明確にすることで、トラブルや追加請求を防ぐことができます。
法人契約の場合、経理処理にも関わるため、書面での通知と控え保管は必須です。
駐車場解約通知書のテンプレート例
駐車場解約通知書
〇〇パーキング管理会社 御中
貴社との間で締結した下記駐車場の賃貸借契約につきまして、令和7年5月31日をもって解約いたします。
契約条件に基づき、退去日までに駐車スペースを原状回復し、鍵を返却いたします。
【駐車場情報】
所在地：東京都渋谷区〇〇〇〇
駐車場名：ロロントパーキング第3
契約番号：A-12345
契約日：令和6年6月1日
解約希望日：令和7年5月31日
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
令和7年4月10日
住所：東京都渋谷区〇〇〇〇
氏名：株式会社ロロント
担当者名：佐藤 悠介 印
このように、駐車場の解約通知書では「鍵返却」「原状回復」「契約番号」など、物件よりも契約内容に関する記載が重要です。
Wordテンプレートを使えば、複数の駐車場契約でも簡単に書式を統一できます。
駐車場解約時のトラブルを防ぐコツ
駐車場の解約では、「月途中で退去した場合の家賃精算」や「解約日を過ぎた延長使用」がトラブルの原因になりがちです。
次の点に注意しましょう。
- 解約日は「月末」を指定するのが無難
- 鍵やリモコンを返却した日を明記しておく
- 退去立ち会いがある場合は担当者名を記録
このように事前に書面化しておくことで、口頭では残せない事実関係を明確にできるため、トラブル防止につながります。
解約合意書テンプレートの使い方と活用シーン
解約通知書と併用する「解約合意書」の役割
解約通知書が「一方的な通知文」であるのに対し、「解約合意書」は双方の合意によって契約を円満に終了させる書類です。
ビジネス契約では特に、この2つをセットで扱うケースが多いです。
たとえば次のようなシーンで使われます。
- 業務委託契約を双方合意で終了する場合
- システム開発・広告運用など継続契約を途中終了する場合
- 販売代理店契約を再締結せずに終える場合
合意書には「契約解除日」「未払い精算の有無」「秘密保持義務の継続」などの項目を入れておくことで、後のトラブルを未然に防げます。
解約合意書テンプレート（文例）
解約合意書
株式会社ロロント（以下「甲」という）と株式会社サンプル（以下「乙」という）は、令和6年5月1日付で締結した業務委託契約を、令和7年5月31日をもって合意により終了することに合意した。
- 甲および乙は、本契約に関し、相互に債権債務のないことを確認する。
- 双方は、契約終了後も守秘義務を負い、第三者に情報を開示しない。
- 契約終了に際し、いずれの当事者も損害賠償等の請求を行わない。
- 本合意書は、甲乙両名が署名・押印のうえ、各1通を保有する。
令和7年4月1日
甲：株式会社ロロント 代表取締役 高橋 健太 印
乙：株式会社サンプル 代表取締役 山田 花子 印
このように、合意書形式にすることで、後から「やめた・やめていない」といった認識のズレを防げます。
Wordテンプレートとして保存しておけば、今後の契約にもすぐに再利用できます。
契約解除の申し入れ文例と送付マナー
契約解除を申し入れる時の書き方の基本
「契約解除 申し入れ 文例」で検索する方の多くは、相手との関係を悪化させずに解約を伝えたいと考えています。
書面での申し入れには、感情的にならず、法的な文脈で冷静に記載することが大切です。
基本構成は以下のとおりです。
- 契約の特定（契約名・締結日）
- 契約解除の理由（具体的に）
- 契約解除日（いつ終了させるか）
- 今後の対応・精算方法
例文としては以下のように記載します。
契約解除の申し入れ
貴社との間で令和6年7月1日に締結いたしました業務委託契約につきまして、
契約条項第10条に基づき、令和7年6月30日をもって解除の申し入れをいたします。
今後の業務に支障のないよう、引き継ぎおよび精算処理を誠実に対応させていただきます。
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
送付方法は「書留郵便」または「内容証明郵便」が推奨されます。
これにより、相手に通知が届いたことが法的に証明されるため、後から「届いていない」と言われる心配がなくなります。
Word・PDFで使える無料解約通知書テンプレートまとめ
Word形式のテンプレートは編集に便利で、賃貸・駐車場・契約業務などあらゆるシーンで活用できます。
PDF形式は改ざん防止や正式提出に向いています。
両方を組み合わせて使うのが最も効率的です。
おすすめの使い分け方は以下の通りです。
- Word形式：編集・社内回覧・フォーマット共有用
- PDF形式：提出・郵送・保管用
また、賃貸や駐車場契約の場合は、退去日や返却物を追記する欄を設けるなど、自分用にカスタマイズできるテンプレートが理想です。
まとめ：解約通知書は信頼を保つための「正式なけじめ」
解約通知書は、単に契約を終わらせるための書類ではなく、相手との信頼を守るための正式なけじめです。
WordやPDFのテンプレートを上手に活用すれば、手間をかけずに正しい形式の文書を作成できます。
この記事で紹介したポイントをおさらいしましょう。
- 賃貸や駐車場では「退去日の1カ月前通知」が基本
- Wordテンプレートで形式を整え、PDFで提出する
- 双方合意が必要な場合は「解約合意書」を併用する
- 契約解除の申し入れは内容証明で送付すると確実
一通の解約通知書で、契約の終わりを円満に、そして誠実に伝えることができます。
トラブルのない契約終了は、次の信頼関係の第一歩にもつながりますよ。
