契約書を取り交わす際のメールは、ビジネスの信頼を左右する大事な場面です。しかし「送付の仕方はこれで良いのか」「確認依頼の文面はどう書けば失礼にならないのか」と迷うことも多いですよね。この記事では契約書送付から確認依頼、やり取りの流れまで、実務で使えるメール例文を網羅的に紹介します。失敗を防ぐ注意点やPDF添付のマナーも解説するので、この記事を読めば契約業務を安心して進められますよ。
契約書のメール取り交わし方法と注意点を徹底解説
契約書は口頭ではなく必ず文書で取り交わすものですが、現代のビジネスではその多くがメール経由で送られます。郵送や対面でのやり取りと比べ、スピードや記録性に優れているからです。ただし、メールならではの注意点を押さえなければ、相手に不信感を与えたり、契約の進行が滞ってしまう恐れがあります。
契約書メール取り交わしの基本的な流れ
- 契約書を作成し、ドラフト（下書き）を送付する
- 相手に確認を依頼し、修正点や要望を受け取る
- 内容が確定したら、正式な契約書を送付する
- 紙契約なら押印・返送、電子契約ならシステム上で署名を完了する
この流れの中で、どの段階でも「確認依頼」や「送付」のメールが発生します。その文面次第で相手の対応スピードや印象が大きく変わりますよ。
契約書メールで失敗しないための注意点
- 件名は「契約書送付の件」など要点を明示する
- 添付ファイルは必ずPDFに変換し、パスワード設定を行う
- 誰宛てなのかを冒頭で明確にする
- 締切や期限を明示して相手の行動を促す
- 書類のバージョン管理を徹底する（最新版であることを記載する）
例えば、相手に「ご確認をお願いいたします」とだけ送ると、どのバージョンを見ればよいのか不明確で混乱が生じます。「契約書（最終版）を送付いたします。ご確認をお願いいたします」と具体的に書けば、スムーズに進みますよ。
契約書送付メール例文と正しい書き方
契約書を送付する場面は頻繁に訪れます。新規契約の締結、既存契約の更新、覚書のやり取りなど、どの場面でも送付メールのマナーは共通しています。ここでは典型的な例文を紹介します。
契約書送付の例文（取引先宛）
件名：契約書送付の件（〇〇株式会社 × △△株式会社）
本文：
〇〇株式会社
△△様
いつも大変お世話になっております。□□株式会社の▲▲です。
先日お打ち合わせいたしました件につきまして、契約書を送付申し上げます。
添付ファイルをご確認いただき、ご署名・ご捺印の上、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。
添付：契約書（最終版）.pdf
この例文では件名に「契約書送付」と明記し、相手が一目で重要文書と分かるようにしています。本文では「期限」を伝えているため、相手も行動に移しやすくなります。
社内関係者に送る契約書送付メール例文
件名：契約書ドラフト送付（ご確認依頼）
本文：
お疲れさまです。□□です。
新規プロジェクトに関する契約書ドラフトを送付いたします。
内容をご確認いただき、修正点やご意見があれば〇日までにお知らせください。
この場合は社内向けなので、簡潔かつフランクな表現でも問題ありません。ただし、期限や依頼内容は明確に伝える必要があります。
契約書確認依頼メール例文とビジネスでの注意点
契約書の確認依頼メールは、送付メール以上に重要です。確認を依頼することで初めて相手が動いてくれますし、依頼の仕方が不適切だと「急かされている」と感じさせてしまうこともあります。
契約書確認依頼メールの例文（外部宛）
件名：契約書ご確認のお願い（□□プロジェクト）
本文：
〇〇株式会社
△△様
平素よりお世話になっております。□□株式会社の▲▲です。
先日お送りいたしました契約書につきまして、ご確認をお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご確認の上、ご意見を頂戴できますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
添付：契約書（ドラフト版2）.pdf
ここで重要なのは「期限を示すこと」と「意見を求める姿勢」です。期限を提示しないと確認が後回しになりがちで、契約の進行が大幅に遅れる恐れがあります。
契約書確認依頼メールの例文（社内宛）
件名：契約書ドラフト確認依頼（至急）
本文：
お疲れさまです。□□です。
契約書ドラフト版を共有しますので、本日中に確認いただき、ご意見をお願いします。
明日のクライアント提出に間に合わせたいので、ご協力ください。
このように、社内では「至急」や「明日までに」など具体的に伝えることで、優先順位を共有できます。ただし、外部の相手に同じ表現を使うと強すぎる印象になるため注意が必要です。
契約書取り交わしのメール例文と実務での使い方
契約書の取り交わしは、ビジネスの信頼関係を形にする重要なプロセスです。紙媒体での押印から返送まで、あるいは電子契約サービスを利用して署名を完了する場合まで、方法はさまざまです。いずれの場合も、相手に失礼のないメール文面が必要です。ここでは実際に使える例文を紹介します。
紙の契約書を取り交わす場合の例文
件名：契約書取り交わしのお願い（□□プロジェクト）
本文：
〇〇株式会社
△△様
平素より大変お世話になっております。□□株式会社の▲▲です。
本件契約書を2部お送りいたしますので、ご確認の上ご署名・ご捺印いただき、1部をご返送くださいますようお願い申し上げます。
返送先は以下の住所となります。
（住所を記載）
お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。
この例文では「2部送付し1部返送」といった実務的な取り交わし方法を明確にしています。返送先住所を本文に記載するのも大切な配慮です。
電子契約サービスを利用する場合の例文
件名：契約書ご確認とご署名のお願い（電子契約）
本文：
〇〇株式会社
△△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の▲▲です。
本件契約につきまして、電子契約システムにて契約書をお送りしました。
ご登録のメールアドレス宛に署名依頼が届いておりますので、ご確認のうえ署名をお願いいたします。
ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
このように電子契約では「システムから届く署名依頼」を案内し、相手が迷わないよう導くことがポイントです。
ビジネスメールで契約書を送付するときのマナー
契約書は法的拘束力を持つ文書です。メールの送付にあたっては、普段の業務連絡よりも一段階丁寧に対応することが求められます。
契約書送付時に守るべき基本マナー
- 件名は「契約書送付の件」など具体的にする
- 本文で「契約書を添付しました」と明示する
- 添付ファイルは必ずPDF形式に変換する
- 添付ファイルには分かりやすい名前をつける（例：契約書_□□社_最終版.pdf）
- セキュリティのためにパスワードを別メールで送信する
例えば「契約書.pdf」とだけ名付けたファイルでは、複数案件を抱える相手にとって混乱のもとになります。「プロジェクト名」「相手先名」「版数」などを入れれば、相手はすぐに内容を把握できますよ。
ビジネスメールでの注意点
契約書送付のメールは、感情を挟まず、淡々と正確に書くのが基本です。ただし、最後に「今後ともよろしくお願いいたします」といった一文を添えることで、やわらかい印象になります。無機質になりすぎないよう、バランスを意識しましょう。
契約書メールのやり取りを効率化する方法
契約書のやり取りは、一度で完了することは少なく、確認や修正が何度も発生します。そのため、業務効率を意識した工夫が欠かせません。
契約書やり取りを効率化するコツ
- バージョン番号を明記する（例：ドラフト1、ドラフト2、最終版）
- 修正箇所を本文に要約する
- 期限を明示して相手の対応を促す
- チーム内で共有するフォルダを使い、最新版を確認できるようにする
例えば「契約書を再送します」とだけ書くと、どこが変わったのか相手は探すのに時間がかかります。「第3条の納期部分を修正しました」と添えるだけで、確認作業のスピードがぐっと上がります。
契約書PDFの扱い方で気をつけたいポイント
契約書をPDFでやり取りするのは一般的ですが、以下の点に注意が必要です。
- 編集できない状態で送る（Wordファイルのまま送らない）
- セキュリティ設定をして、第三者に開かれないようにする
- 電子署名機能を活用して、紙の押印を不要にする
特に社外とやり取りする場合、Word形式で送ってしまうと改ざんのリスクがあります。必ずPDFに変換し、必要ならパスワードを設定して安全性を高めましょう。
契約書メールをPDFで送る際の実務ルール
PDFで契約書を送るのは便利ですが、ファイル管理やセキュリティに気を配らなければトラブルの原因になります。
契約書PDFを送る際の基本ルール
- ファイル名に「契約書」「社名」「日付」を含める
- 添付ファイルの容量はできるだけ軽くする（10MB以下が目安）
- パスワードを別メールで送信し、同じ件名を使って関連付ける
こうした工夫をすることで、相手がファイルを探しやすくなり、やり取りがスムーズになります。
実務でありがちなトラブルと防止策
- 誤送信：送信前に必ず宛先と添付をダブルチェックする
- 最新版の混乱：ファイル名に「最終版」と記載し、過去版は別フォルダに整理する
- 開けないトラブル：パスワード付きPDFを送る際は、パスワードを誤送しないよう注意
実際に現場で多いのは「最新版がどれか分からなくなる」というケースです。こうした混乱を防ぐには、メールだけでなく共有クラウドを併用し「最新版は常にここにある」と関係者が把握できるようにすると安心ですよ。
まとめ
契約書の取り交わしで使うメールは、シンプルながらも相手に配慮が求められる重要なビジネススキルです。送付・確認依頼・取り交わし・PDF送信のそれぞれに適した文面を知っておくことで、契約業務が格段にスムーズになります。
今回紹介した例文や注意点を活用すれば、相手に安心感を与えながら効率よく契約を進められるはずです。契約は信頼の証。その信頼を形にするためにも、ぜひメールの一文にまで気を配っていきましょう。
