代わりに対応させていただきますのメール例文集!ビジネスシーン別の代理メールの送り方

2026年1月28日

代わりに対応させていただきますメールの例文集｜返信・社内・ビジネスシーン別の例文とマナーまとめ

急に同僚が体調を崩してしまったり、上司が長期の出張に出かけたりした際、代わりに取引先へ連絡しなければならない場面は意外と多いものです。そんな時、相手に不安を与えず、かつ失礼のないように「代わりに対応させていただきます」と伝えるには、どのような言葉を選べば良いのでしょうか。この記事では、ビジネスシーン別にそのまま使える代理メールの例文集と、相手に好印象を与えるためのマナーやコツを、プロの視点で徹底解説します。最後まで読むことで、急な代打（本来の担当者の役割を一時的に引き受けること）の場面でも焦らず、プロフェッショナルな対応ができるようになりますよ。

この記事で学べる内容のまとめは以下の通りです。

シーン	伝えるべき最優先事項	相手に与える印象
同僚の急な欠勤	担当者不在の理由と、自分の役割	組織としての対応が早いという安心感
上司の会議中・外出中	いつまで不在か、緊急時の連絡先	報連相が徹底されているという信頼感
休暇中の長期代理	どこまでの範囲を自分が担当するか	プロジェクトが停滞しないという継続性
退職に伴う引き継ぎ	後任としての挨拶と今後の進め方	スムーズな交代による期待感

代理メールで「代わりに対応させていただきます」と伝える際の結論と基本原則

ビジネスにおいて代理でメールを送る際、最も大切な結論は「相手に『担当者がいないから仕事が止まる』という不安を与えないこと」に尽きます。あなたが送る一通のメールが、会社全体の信頼を左右すると言っても過言ではありません。ここでは、どのような心構えでメールを作成し、どのような言葉を添えるのが正解なのか、基本的なルールを噛み砕いて解説しますね。

相手に安心感を与えるための「代理の立場」の明確化

代理で連絡をする際、最初に行うべきは「なぜ自分が連絡しているのか」をハッキリと伝えることです。名乗る前にこの理由が抜けてしまうと、受け取った側は「この人は誰？」「詐欺かな？」と混乱してしまいます。まずは「〇〇（本来の担当者）が不在のため、私、△△が代わりに対応させていただきます」という形を基本にしましょう。

具体的には、メールの冒頭で以下のような構成を意識してください。

本来の担当者との関係性（同じチームの〇〇です、など）を伝える。
担当者が現在どのような状況（外出中、休暇中など）かを簡潔に記す。
自分がどこまでの権限（内容の確認のみか、判断までできるのか）を持っているかを示す。

例えば、同僚の佐藤さんがお休みの場合、「佐藤が本日急用により不在にしておりますため、チームメンバーの私が代わりにご連絡いたしました」と添えるだけで、相手は「ああ、チームでバックアップ（支援体制のことです）ができているんだな」と納得してくれます。自分を卑下（ひげ：自分を低く見せること）しすぎる必要はありませんが、謙虚な姿勢で「代わりを務める」という意思を示すことが、好印象の秘訣ですよ。

もし、あなたがその案件の内容を100パーセント把握していなくても大丈夫です。「まずは内容を承り、佐藤が戻り次第共有いたします」と伝えるだけでも、相手にとっては大きな安心材料になります。ボールを止めてしまわないことが、代理メールにおける最大のミッション（使命）なのですよ。

担当者不在の理由をどこまで具体的に書くべきかという判断

よく悩むのが「担当者が休んでいる理由を正直に書くべきか」という点ですよね。ビジネスシーンでは、プライベートな事情を細かく書きすぎるのは避け、マナーに則った（のっとった：決まりに従った）表現を選ぶのがスマートです。

以下に、状況別の言い換え例をまとめました。

・風邪などの病欠の場合：「体調不良により」「急病により」・冠婚葬祭などの場合：「諸事情により」「急用により」・旅行などの有給休暇の場合：「休暇をいただいており」「不在にしており」・出張中の場合：「遠方へ出張中のため」

基本的には「不在にしております」という言葉が最も無難（ぶなん：間違いがないこと）です。もし相手と親しい間柄であれば「リフレッシュ休暇をいただいておりまして、来週には元気に戻ってまいります」と少し柔らかい表現にしてもいいかもしれませんね。しかし、社外の方へはあくまで「組織として対応している」というトーンを維持するのが、あなたのプロとしての評価を高めることになります。

嘘をつく必要はありませんが、情報の取捨選択（しゅしゃせんたく：必要なものを選び、不要なものを捨てること）は重要です。相手が知りたいのは「いつ連絡がつくのか」「今の困りごとを誰が解決してくれるのか」であって、休みの理由ではありません。そこにフォーカスして文章を組み立てていくと、自然と洗練されたメールになりますよ。

対応の範囲と締め切りをセットで提示する重要性

代理でメールを送る際、相手が一番気にするのは「で、いつまでに返事がもらえるの？」という時間軸です。「代わりに対応します」と言うだけで終わらせず、具体的なアクションプラン（今後の行動予定のことです）を提示しましょう。

たとえば、以下のような一文を添えてみてください。

・「内容については私で確認し、本日17時までにご回答いたします」・「急ぎの判断が必要な場合は、私が上司と相談の上、折り返しご連絡いたします」・「詳細な技術的回答は、担当者が戻る週明けまでお待ちいただけますでしょうか」

このように「いつ」「誰が」「何をするか」を明確にすることで、相手は次のアクションを予定しやすくなります。これを専門用語でデッドライン（最終期限のことです）の共有と呼びますが、代理メールにおいてはこのデッドラインこそが信頼の架け橋になりますよ。

もし、すぐに答えが出せない場合でも「まずはメールを拝受（はいじゅ：受け取ること）したことをお伝えしたく、代理でご連絡いたしました」と一報入れるだけで、相手のイライラは劇的に軽減されます。無視されるのが一番辛いのは、プライベートもビジネスも同じですよね。迅速な「一次対応」を心がけることで、あなたの社内・社外での評価は間違いなく上がります。

「代わりに対応させていただきます」とは？使う場面とマナー

ビジネスにおける「代理対応」の基本

「代わりに対応させていただきます」は、主に自分以外の担当者が不在や多忙のときに、自分が代理でメールや業務を対応することを伝える表現です。

使用される主な場面：

担当者が休暇・出張・会議中のため、自分が返信する
上司に依頼されて代理でメールを送る
緊急で別の担当者が対応せざるを得ない場合

よくある誤解と注意点

一見すると便利で汎用的な表現に思えますが、使い方を誤ると相手に冷たい印象を与えてしまうことも。特に以下のような誤解を避けるためにも、正確で丁寧な表現を心がけましょう。

NG例：

×「代わりに返信しておきます」→上から目線に感じる可能性がある
×「○○がいないので私が対応します」→不在を強調しすぎて印象が悪くなる

ポイント：

相手に失礼のないよう、**「○○の不在により、代わりましてご連絡いたします」**などの言い回しを使う
代わりに対応する立場であることを明示し、過度な自己主張を避ける

返信時に使える「代わりに対応」メール例文

丁寧な言い回しが信頼につながる

「代わりに対応させていただきますメール返信」という検索がされているように、代理で返信する際にどう書くかに迷う方は非常に多いです。特に取引先や目上の相手への返信では、よりフォーマルで誠実な文面を意識しましょう。

例文①：担当者が一時的に不在のケース

件名：【ご連絡】○○の件について（○○に代わりまして）

○○株式会社　○○様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□と申します。

現在、担当の○○が出張中のため、私□□が代わりましてご連絡差し上げます。本件については、以下の通り確認いたしました。

（本文略）

何かご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。今後ともよろしくお願い申し上げます。

―――― 署名

例文②：「に代わって返信いたします」の丁寧な書き方

件名：【代理連絡】○○の件について

○○株式会社　○○様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

○○に代わりまして、ご連絡申し上げます。本件につきましては以下のとおりでございます。

（本文略）

取り急ぎご案内までとなりますが、何卒よろしくお願いいたします。

―――― 署名

上司や担当者の代理で社外へ送るメールで好印象を与えるコツ

上司の代わりに外部へメールを送る際は、同僚の時よりもさらに「言葉遣い」や「立場」に注意を払う必要があります。あなたが上司の「分身」として見られるため、あまりに幼い文章だと上司の顔に泥を塗ってしまう（名誉を傷つけてしまう）ことになりかねません。ここでは、上司を立てつつ、あなた自身の有能さをアピールできる高度な代理メール術をお伝えします。

上司の名前を立てつつ自分の立場を謙虚に伝える技術

上司の代理としてメールを送る際、最も重要なのは「上司の権威（けんい：その分野で認められた力）」を守ることです。「部長の代わりに私が送ります」とぶっきらぼうに書くのではなく、上司の意向を汲み取っていることを強調しましょう。

例えば、以下のようなフレーズを組み込んでみてください。

・「部長の〇〇より、取り急ぎお返事するよう指示を受けましたため、私が代筆させていただきます」

・「本来であれば〇〇より直接ご連絡差し上げるべきところ、あいにく出張中のため、不肖（ふしょう：未熟なという意味です）ながら私が代わりを務めさせていただきます」

・「〇〇も今回の件を非常に重要視しておりまして、私からも随時報告を入れております」

このように、「上司からの指示であること」と「自分が責任を持って橋渡しをすること」をセットで伝えると、相手は「上司が不在でも自分のことを気にかけてくれているんだな」と感じてくれます。自分はあくまでサポート役であるという「謙虚さ」を見せつつ、実務はテキパキとこなす。このギャップが、相手に「この部下なら任せられる」という安心感（あんしんかん）を与えるのですよ。

また、上司がその場にいなくても「〇〇もこのように申しておりました」と上司の言葉を引用することで、メールに重みが加わります。代理メールは、あなたと相手だけでなく、背後にいる上司も含めた三者の信頼関係を構築する場だということを忘れないでくださいね。

「本来の担当者」へのリスペクト（敬意）を忘れない文面作り

あなたがどれだけ優秀であっても、代理メールの中で本来の担当者を差し置いて（さしおいて：飛ばして）自分が主役になってはいけません。相手はあくまで本来の担当者との信頼関係で仕事をしています。その関係性を壊さないような配慮が必要です。

本来の担当者のこれまでの実績や関係性を肯定する。
「〇〇からも聞いておりますが」といった、情報共有の確かさを伝える。
最後に「〇〇が戻り次第、改めて挨拶させます」と主役の座を戻す。

例えば、新しい担当者に代わるまでの「一時的な代理」の場合、「〇〇様と佐藤が築いてこられた信頼関係を損なわぬよう、私も精一杯努めさせていただきます」といった一文を添えるのが、非常に日本的な、かつ洗練されたマナー（礼儀）ですよ。こうした情緒的な（じょうちょてきな：感情に訴えかける）配慮ができる人は、ビジネスパーソンとして非常に高く評価されます。

同僚や上司に対しても、「相手の方が〇〇さんのことをとても信頼されていて、私が代理で送る際も気を引き締めました」と後で報告してみてください。これを専門用語でウィンザー効果（第三者からの褒め言葉の方が信憑性が高まるという心理効果です）と呼びますが、上司からの信頼を勝ち取る絶好のチャンスにもなるのですよ。

相手へのリスペクトは、巡り巡って（めぐりめぐって：色々なところを通って最後には）自分に返ってきます。代理メールを単なる「作業」ではなく「心遣いの表現」として捉え直してみましょう。

「上司に頼まれてメール例文」に対応する書き方

社内で上司や同僚から「この件、代わりに返信しておいて」と頼まれたときも、ただ「代わりに返信します」と書くのではなく、誰に依頼されて行っているかを明記することがポイントです。

例文③：上司に頼まれた代理メール

件名：【代理連絡】○○について

○○株式会社　○○様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

○○部長より依頼を受け、代わりにご連絡差し上げております。以下の件につきまして、○○部長のご指示に基づき、確認いたしました。

（本文略）

詳細につきましては、後ほど部長より改めてご連絡差し上げる予定です。取り急ぎのご案内となりますが、よろしくお願い申し上げます。

―――― 署名

社内メールでのややカジュアルな表現も可能

「代わりに対応させていただきますメール社内」など、相手が社内の同僚であれば、もう少し柔らかくカジュアルな表現でも構いません。

例文④：社内向けメール

件名：○○の対応について（代行）

○○さん

お疲れさまです。□□です。

本日○○さんが会議のため不在でしたので、代わりに○○課の○○さん宛てに返答しておきました。返信内容は以下のとおりです。

（本文略）

念のため、ご確認いただければ幸いです。

―――― 署名

緊急度に応じた連絡手段の提案と誘導のコツ

メールは便利なツールですが、緊急時には間に合わないこともありますよね。代理メールを送る際は、「もし本当にお急ぎなら、こうしてください」というエスケープルート（回避策）を提示してあげることが、真のホスピタリティ（もてなしの心）です。

状況	提案すべき代替案	文面のイメージ
超緊急（当日中）	あなた自身の携帯番号	「お急ぎの場合は、私の携帯 090-xxxx-xxxx まで直接お電話ください」
中緊急（翌日中）	社内の別担当者や上司	「私で判断できかねる場合は、副部長の〇〇に相談の上、折り返します」
通常（数日以内）	チャットや次回MTG	「詳細については、明後日の定例会議にて佐藤より回答いたします」

このように、相手の「困り度合い」に合わせて選択肢を提示できると、非常に気が利く（きがきく）人だと思われます。特に社外の方は、担当者がいない時に誰に連絡していいか分からず不安なものです。その不安の受け皿（うけざら）として、あなたが立候補してあげるわけですね。

ただし、自分の携帯番号を教える際は、会社の規定（きてい）に従ってくださいね。もし個人の携帯を使いたくない場合は、「会社の代表電話にお電話いただき、内線〇〇の△△を呼び出してください」と伝えるのが賢いやり方ですよ。相手の時間を無駄にさせない工夫が、最終的な満足度（まんぞくど）に直結します。

同僚が休みや外出の際に使える「代わりに対応させていただきます」の例文集

それでは、具体的なシチュエーションに合わせた例文を見ていきましょう。まずは、最も頻繁に発生する「同僚の不在」をカバーする際のメール術です。同じチームの仲間を助ける際、どのような言葉を添えれば、相手（クライアント）に「このチームは素晴らしいな」と思ってもらえるのでしょうか。いくつかのパターンを用意しましたので、状況に合わせて調整してみてくださいね。

急な体調不良や欠勤による代理対応のメールテンプレート

朝、同僚から「熱が出て休む」と連絡が来た時、真っ先に行うべきは、その日の重要な予定を確認して代理メールを送ることです。ここでは「誠実さ」と「スピード」を最優先にした文面を紹介します。

【件名】【代任のご連絡】株式会社〇〇案件の件（〇〇の代理：△△より）

【本文】株式会社〇〇〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社ロロントの△△（自分の名前）でございます。

本来の担当である弊社佐藤でございますが、本日急病により不在にしております。佐藤宛てに頂戴しておりましたメールを拝受いたしましたので、取り急ぎ、同じチームの私が代わりに対応させていただきます。

お問い合わせいただいた資料の修正の件、内容を拝見いたしました。本日中には修正版をお送りできる予定でございます。

佐藤不在の間、ご不便をおかけしてしまい申し訳ございません。何かお急ぎのことがございましたら、私、△△まで直接ご連絡いただけますと幸いです。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

このメールのポイントは、件名に「代理」であることを明記し、かつ誰が送っているかを一目で分かるようにしている点です。忙しい相手は、件名だけを見て「あ、佐藤さんが休みで△△さんがやってくれるんだな」と判断できるため、メールを開く前のストレスが軽減されます。

また、「佐藤宛てに頂戴しておりましたメールを拝受いたしました」という一言は、情報の共有がしっかりなされていることを示しています。これはクライアントにとって非常に大きな安心感（あんしんかん）に繋がりますよ。

もし、あなたが内容を把握しきれていない場合は、「詳細は佐藤の復帰後に改めて確認いたしますが、まずは私が内容を承りました」と一言添えるだけでも十分です。大切なのは、相手を放置しない（ほううちしない）という姿勢です。

外出中や会議中で連絡が取れない時の折り返し代理メール

「担当者は会社にいるけれど、今は手が離せない」という短期間の不在の場合、相手を長時間待たせるのは失礼にあたります。そんな時に、サッと一次対応（いちたいおう：最初に行う対応のことです）を済ませるための例文です。

【件名】【折り返しのご連絡】お電話のお礼と状況のご報告（〇〇の代理：△△）

【本文】株式会社〇〇〇〇様

お疲れ様です。株式会社ロロントの△△です。

先ほどはお電話を頂戴したとのこと、誠にありがとうございます。担当の佐藤は現在、重要な会議に出席しており、16時頃まで連絡が取れない状況でございます。

お急ぎのご用件かと存じましたので、取り急ぎ私が代わりにご連絡いたしました。もし私でお答えできる内容であれば、今すぐ対応させていただきます。佐藤からの直接の折り返しがよろしい場合は、会議終了次第、早急に連絡させるよう申し伝えます。

いかがいたしましょうか。

この文面のミソ（重要な点という意味です）は、「私でお答えできる内容であれば」という提案をしていることです。相手が「ただのスケジュール確認」などの簡単な用件であれば、その場で解決してあげることができます。これが、ビジネスにおける「機動力（きどうりょく）」ですね。

また、「会議終了次第、早急に連絡させる」という強い言葉を使うことで、相手に「大切にされている」という感覚を持ってもらえます。代理としての役割は、単なる伝言板ではなく、相手の問題を解決しようとするパートナー（協力者）であるべきなのですよ。

同僚に「代わりにメールしといたよ」と報告した際、こんなに丁寧な対応をしてくれていたら、戻ってきた同僚もあなたに深く感謝するはずです。チーム全体の雰囲気も良くなり、まさに一石二鳥（いっせきにちょう）の対応と言えます。

休暇中のメール返信を代行する場合の丁寧な言い回し

夏休みや年末年始など、あらかじめ分かっている不在の際は、事前に「不在のお知らせ」が相手に行っているはずですが、それでもメールが届くことがあります。そんな時に、休暇を楽しんでいる同僚の代わりに送る、少しゆとりを持たせた例文です。

【件名】メール拝受のご連絡（休暇中の佐藤に代わりまして △△より）

【本文】株式会社〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社ロロントの△△です。

弊社佐藤宛てにご連絡をいただき、誠にありがとうございます。あいにく佐藤は本日より3日間、リフレッシュ休暇をいただいております。休暇期間中はメールの確認が遅れる可能性がございますため、同じプロジェクトを担当しております私が、取り急ぎ内容を確認させていただきました。

内容を拝見したところ、急ぎの確認事項が含まれているようですので、私の方で関係部署へ確認を進めておきます。来週月曜日に佐藤が戻り次第、最終的な回答をさせていただきます。

お急ぎのところ恐縮ですが、何卒ご容赦（ごようしゃ：許していただくこと）いただけますでしょうか。引き続き、よろしくお願いいたします。

休暇中の代理メールでは、「リフレッシュ休暇」という言葉をあえて使うことで、会社が社員の健康を大切にしている健全なイメージを伝えることができます。また、「関係部署へ確認を進めておく」という一文は、担当者がいなくてもプロジェクトが止まっていないことを示す、最高の安心材料になります。

このメールを送っておけば、戻ってきた同僚は「ゼロ」からではなく「50パーセント」進んだ状態から仕事を再開できます。これが本当の意味での「引き継ぎ」であり「代理対応」なのですね。

休暇明けの月曜日に、佐藤さんがスムーズに仕事に戻れるようにレールを敷いてあげる。そんな優しさのある代理メールは、相手にも同僚にも必ず伝わりますよ。

担当者不在時に「代わりの者」「別の担当者」が対応するパターン

「代わりの者が対応しますメール」や「別の担当者が対応しますメール返信」への応答

代理対応が別の担当者である場合、自分が担当しない内容でも相手に不安を与えないように情報提供を丁寧に行うことが重要です。

例文⑤：担当者交代を伝える

件名：【ご案内】担当変更のお知らせ

○○株式会社　○○様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

このたび担当の○○が休職中につき、今後の対応は私□□が引き継がせていただきます。業務の流れや過去のご相談内容についてはすでに確認しておりますので、ご安心ください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

―――― 署名

例文⑥：他の担当者へバトンタッチする場合

件名：○○の件について（今後のご対応者ご案内）

○○株式会社　○○様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

本件につきましては、今後○○（新担当者）が対応させていただくこととなりました。以下、新担当者の連絡先をご案内いたします。

氏名：○○（新担当者）連絡先：xxx@xxx.co.jp

引き続き何卒よろしくお願いいたします。

―――― 署名

不在時の自動返信やクッション表現も有効

「不在のため代わりにメールビジネス」で想定される連絡方法

自動返信やテンプレートによる対応も、ビジネスマナーとして有効です。特に長期休暇中や決まった不在がある場合は、クッション言葉＋代替担当の連絡先を明示するようにしましょう。

例文⑦：自動返信メール

件名：不在のお知らせ

○○様

お世話になっております。株式会社△△の□□です。

誠に恐れ入りますが、○月○日～○月○日まで不在にしております。上記期間中のご連絡につきましては、代わりに○○が対応させていただきます。

ご連絡先：xxx@xxx.co.jp

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

―――― 署名

代理メールで失敗しないための件名の書き方と構成のポイント

メールの「顔」と言える件名は、代理メールにおいて最も工夫が必要な部分です。相手の受信ボックスには毎日何十通、何百通ものメールが届きます。その中で、一目で「あ、これは代理の人が送ってくれた重要なメールだ」と分からせるためのテクニックを深掘りしていきましょう。

一目で「代理」と分かる件名の作り方とバリエーション

代理メールの件名で絶対に避けるべきなのは、本来の担当者がいつも使っている件名をそのままコピーすることです。それだと、相手は「あ、担当者から返信が来た」と思って開き、中を見て「えっ、別の人？」と落差（らくさ）を感じてしまいます。

おすすめの件名パターンをいくつか紹介しますね。

・【代理のご連絡】株式会社〇〇様案件の件（佐藤に代わり△△より）・【至急：一次回答】本日のお打ち合わせについて（〇〇不在のため代理：△△）・休暇中の佐藤に代わりご連絡いたしました：株式会社ロロント △△

ポイントは、件名の冒頭に【】（隅付き括弧）を使って、メールの性質を際立たせる（きわだたせる）ことです。また、自分の名前を件名に入れることで、返信する際に宛先（あてさき）を間違えずに済むというメリットもあります。相手の手間を1秒でも減らしてあげる。これがビジネスメールの究極の優しさですよ。

特に、スマホでメールをチェックしている相手にとっては、件名の最初の10文字程度で内容を把握させる必要があります。「代理の連絡です」と最初に持ってくることで、開封率（かいふくりつ）と安心感は格段にアップします。

同僚と一緒に「どの件名が一番分かりやすいかな？」と話し合ってみるのも面白いかもしれませんね。件名一つで、その人の「仕事の解像度（かいぞうど：物事をどれだけ細かく捉えているかという意味です）」が分かってしまうものです。

本文の冒頭で伝えるべき3つの必須情報

メールを開いた瞬間に、相手が探している情報は決まっています。代理メールにおいては、以下の3つを最初の3行以内に盛り込むのが、読みやすい構成の黄金比（おうごんひ：最も美しいとされる比率のことです）です。

誰の代理か： 「佐藤の代理でございます」
なぜ代理か： 「佐藤が急病で不在のため」
何をするのか： 「お急ぎかと存じ、取り急ぎ私が内容を確認いたしました」

この3点セットが揃っていれば、相手は安心して読み進めることができます。逆に、時候の挨拶（じこうのあいさつ：拝啓、陽春の候……など）を長々と書いてしまうと、肝心の「代理であること」が埋もれてしまい、相手をヤキモキさせてしまいます。

代理メールは「実務（じつむ）」のメールです。形式的な美しさよりも、情報の正確さと速さを重視しましょう。もちろん、丁寧な言葉遣いは崩してはいけませんが、結論を先送りにしない（けつろんをさきおくりにしない）姿勢が、プロフェッショナルな印象（いんしょう）を与えます。

また、本文の最後には必ず「担当者が戻り次第、改めて連絡させます」というクロージング（締めくくり）を入れましょう。これで、あなたの代理としての役割が一旦完了（いったんかんりょう）したことが明確になります。

CCやBCCの活用方法と本来の担当者への共有ルール

代理でメールを送ったことを、本来の担当者にどう伝えるかも重要です。ここを疎かに（おろそかに：適当に）すると、後で「聞いてないよ！」とトラブルになりかねません。

・本来の担当者をCC（シーシー：参照のことです）に入れるのが基本。・担当者がメールを見られない環境（入院中など）なら、上司をCCに入れる。・「〇〇（担当者名）をCCに入れております。内容については〇〇とも共有済みです」と本文に添える。

CCに入れることで、本来の担当者が復帰した際、自分の受信トレイでこれまでのやり取りの流れ（スレッド）を一目で確認できるようになります。これが、スムーズなバトンタッチを可能にするのですね。

もし、相手に「担当者が休んでいることを知られたくない（あまりないケースですが）」という特殊な事情がある場合は、BCC（ビーシーシー：他の受信者から見えないように送る機能です）を使って担当者や上司に共有するのも一つの手です。しかし、基本はオープンなコミュニケーションが信頼（しんらい）を呼びます。

代理メールを送った後は、別途チャットや付箋（ふせん）などで「〇〇様へ代理メール済みです。詳細はCCを見てください」と一言残しておくと、同僚への完璧なサポートになりますよ。こうした「見えない気遣い」ができる人は、チームに欠かせない存在として重宝（ちょうほう）されます。

言葉選びで差がつく！「代理」と「代行」の使い分けとマナー

代理メールを書いていると、「代理」という言葉を使うべきか、「代行（だいこう）」という言葉を使うべきか、迷うことはありませんか。実はこの二つ、似ているようでいて、ビジネス上のニュアンス（言葉の微妙な響き）や法的な意味合いが少し異なります。正しい知識を身につけて、より精度の高いメール作成を目指しましょう。

「代理」と「代行」の決定的な違いとシーン別の選び方

結論から言うと、メールで「代わりに対応します」と伝える際は、ほとんどの場合「代理」を使うのが正解です。

・代理（だいり）： 本人に代わって意思決定や判断を行い、その結果が本人に帰属すること。・代行（だいこう）： 本人の代わりに「作業」や「事務」を行うこと。判断は含まれないことが多い。

たとえば、メールで取引先からの質問に答えたり、スケジュールの調整をしたりするのは、あなたの判断が入るため「代理」としての活動です。一方で、上司が決めた内容をただ入力して送るだけ、といった機械的な作業なら「代行」に近いと言えます。

しかし、ビジネスメールにおいては「代理」という言葉の方が、「責任を持って対応している」という印象を相手に与えます。「代行」と書くと、どこか「ただやらされているだけ」「言われたことしかやらない」というニュアンスが混じってしまうことがあるのですね。

同僚に「代わりに送っておいて」と頼まれた際も、「私が代理でご連絡いたします」と書くほうが、相手（取引先）はあなたを「信頼できる窓口」として扱ってくれます。専門用語の使い分け一つで、あなたの仕事に対する姿勢が透けて見える（すけてみえる）のですよ。

「拝受」や「申し伝えます」などの代理特有の敬語表現

代理メールでは、自分を低く、上司や担当者を立てるための特殊な敬語の組み合わせが必要になります。これを使いこなせると、「おっ、この若手はマナーができているな」と取引先の年配の方などからも高く評価（ひょうか）されますよ。

よく使う表現を整理してみましょう。

「拝受いたしました」： 相手からのメールを「自分が」受け取った時に使います。「佐藤宛てのメールを拝受しました」と書きます。
「申し伝えます」： 担当者に内容を伝えます、という時に使います。「佐藤が戻り次第、必ず申し伝えます」は鉄板（てっぱん：間違いがない）フレーズです。
「ご容赦ください」： 担当者がいなくて不便をかけることを謝る時に使います。「不慣れな者が代理を務めますこと、何卒ご容赦ください」と添えると非常に丁寧です。

特に「申し伝えます」は、本来の担当者を敬語（尊敬語）で呼ぶのではなく、身内として扱う謙譲語（けんじょうご）のグループに属します。社外の人に対して「佐藤さんに伝えます」と言うのはNG（ダメ）ですよ。呼び捨て（または役職名のみ）にして、「佐藤に申し伝えます」と言うのが正しいビジネススキル（能力）です。

こうした細かい敬語のルールは、最初は難しく感じるかもしれません。でも、一つひとつ「相手に敬意を払うため」という目的を意識すれば、自然と身についていきますよ。困った時は、同僚のメールを参考にしたり、この記事の例文を何度も読み返してみてくださいね。

二人称や三人称の使い分けで混乱を防ぐテクニック

代理メールは、登場人物が「自分」「相手」「本来の担当者」の三人になるため、主語（しゅご：誰が、ということ）を明確にしないと文章がこんがらがってしまいます。

混乱を防ぐための書き方のコツです。・「私（△△）」ができること。・「佐藤（担当者）」がすること。・「貴社（相手）」にお願いしたいこと。

これを意識して、「私は資料を確認しましたが、最終的な判断は佐藤が行います。貴社におかれましては、月曜までお待ちいただけますでしょうか」といった具合に、一文一文の主語をハッキリさせましょう。

文章が長くなりそうな時は、思い切って箇条書き（かじがき）にするのも良い方法ですよ。「現在の状況：私で確認済み」「今後の予定：佐藤が〇日に回答」このように整理されていれば、主語の間違いによるトラブル（誤解）を防ぐことができます。情報の正確さを守ることは、代理人の最も大切な義務（ぎむ）の一つですね。

対応を引き継ぐ際や本来の担当者が復帰した時のフォローメール

「代わりに対応しました」で終わらせてしまうのは、少しもったいないですよ。代理対応の本当の完了（かんりょう）は、本来の担当者にバトンを綺麗に返し、相手（取引先）に「無事に引き継がれました」と伝えるところにあります。この「出口の処理」を丁寧に行うことで、あなたの仕事の完成度は120パーセントになります。

代理対応が終わった際の完了報告メールの書き方

無事に対応を終え、本来の担当者が戻ってくる準備が整ったら、相手に対して最後の一押し（ひとおし）のメールを送りましょう。これは「今まで私が窓口でしたが、次からは元通りになります」という宣言（せんげん）です。

【例文】株式会社〇〇〇〇様

お世話になっております。株式会社ロロントの△△です。昨日、佐藤に代わりまして対応させていただいた件、無事に〇〇様のご希望通りに手配が完了いたしました。

本日より佐藤が復帰いたしましたので、以後の詳細な進捗につきましては、改めて佐藤よりご連絡差し上げます。

佐藤の不在中、温かいご対応をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。また何かございましたら、いつでもお声がけください。

このメールを送ることで、相手は「あ、これでもうこの案件はいつもの佐藤さんに任せて大丈夫なんだな」と切り替えることができます。また、「不在中の温かい対応への感謝」を伝えることで、相手も「良いことをした」という清々しい（すがすがしい）気持ちになれます。

代理を務めたあなたへの信頼も、これで不動のもの（揺るぎないもの）になりますよ。「やりっぱなし」にしない誠実（せいじつ）さが、長期的なビジネスパートナーとしての価値を決めるのです。

本来の担当者が送る「代理のお礼」と「復帰の挨拶」メール

逆に、あなたが休んでいて誰かに代理をしてもらった場合、復帰した直後に送るべきメールも知っておきましょう。これを担当者が送ることで、チーム全体の評価が爆上がりします。

【例文】株式会社〇〇〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社ロロントの佐藤です。数日間、休暇をいただきご不便をおかけいたしました。

不在の間、弊社の△△が代理で対応させていただきましたが、その後のお加減や進捗はいかがでしょうか。 △△より、〇〇様には多大なるご協力をいただいたと聞いております。迅速なご対応をいただき、誠にありがとうございました。

本日より私が担当に戻りますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。本件につきまして、改めて追加のご要望などございましたら、何なりとお申し付けください。

このメールのポイントは、代理をしてくれた「△△（同僚）」を立てていることです。「△△から聞いております」という言葉は、チーム内での情報共有が完璧であることを示します。また、同僚を褒める（ほめる）ことで、取引先に対して「私たちの会社は、誰が担当しても優秀なメンバーが揃っています」というブランディング（ブランド価値を高めること）ができるのですよ。

同僚があなたのために頑張ってくれた「貯金」を、このメールでさらに大きく育てていきましょう。お互いに「戻ってきた時の挨拶」を徹底しているチームは、取引先から見て非常に魅力的に映ります（うつります）。

代理メールから本担当へのスムーズな情報共有シートの作成

メールだけでなく、物理的にどのように情報を渡すかという点についても少し触れておきますね。口頭（こうとう：言葉で言うこと）だけの引き継ぎは、聞き間違いや忘れの原因になります。簡単な「引き継ぎメモ」を添えてメールを返しましょう。

メモに含めるべき項目：・相手の反応（喜んでいた、困っていた、など）・未解決の課題や、次にすべきこと・相手から預かった資料やデータの場所

これをメールのCC（参照）機能と組み合わせて運用（うんよう：使うこと）することで、漏れのない引き継ぎが可能になります。デジタルの便利さと、アナログの丁寧さを組み合わせる。これが、2026年のビジネスシーンで求められる「ハイブリッドな仕事術」ですよ。

同僚が戻ってきた時に「メールのCCを見ておいてね、大事なところにはマーカー引いといたから」と言えるとかっこいいですよね。あなたのその一工夫（ひとくふう）が、チームの生産性（せいさんせい）を大きく向上させるのですよ。

代理メールでよくある質問と不測の事態への対処法

最後に、代理メールを送る際に多くの人が直面する不安や、困った時のQ&A（よくある質問と回答）をまとめました。理論（りろん）は分かっても、いざとなると迷うのが人間ですよね。現場でよく起きるトラブルを想定（そうてい）して、今のうちに心の準備をしておきましょう。

「私では判断できません」と言いにくい時の断り方

取引先から「急ぎでこの条件で契約したい、君が決めてくれ」と迫られた時、代理の立場としては非常に困りますよね。安請け合い（やすうけあい：深く考えずに引き受けること）をして後でトラブルになるのは絶対に避けなければなりません。

そんな時は、以下の「魔法のフレーズ」を使いましょう。

「貴重なご提案をいただきありがとうございます。誠に恐縮ながら、本件は佐藤がお客様と長年築いてきた方針に関わる重要な判断を伴います。独断で（どくだんで：自分勝手な判断で）進めることは、かえって〇〇様にご迷惑をおかけすることになりかねませんので、佐藤が戻り次第、最優先で検討の上、ご回答させてください。」

このように、「相手のためを思って、あえて今は判断しない」という論理（ロジック）で伝えるのがコツです。「私は新人だから分かりません」と言うよりも、ずっとプロフェッショナルで、かつ相手を尊重（そんちょう）している感じが伝わりますよね。

判断を保留（ほりゅう：一時的に止めること）することは、決して逃げではありません。それは、仕事の品質を守るための「誠実な決断」なのですよ。同僚にも「ここまでは答えたけど、この先は佐藤さんの判断に任せたよ」と明確な境界線（きょうかいせん）を伝えておきましょう。