ビジネスの現場では、どうしても「催促」や「お断り」など、気まずさを感じるメールを送らなければならない場面があります。依頼したことをキャンセルしたり、相手の対応に再確認を促したりする際には、相手の気分を害さずに、丁寧かつ誠実な表現で伝えることが重要です。本記事では、気まずい内容でも円滑にやり取りができるような、ビジネスメールの文例をシーン別に紹介します。
目次
気まずいメールの代表例とは？
送信に気を遣う主なケース
- 催促やリマインドメール
- やんわり断るメール
- お詫びや対応できない旨の連絡
- 一度お願いしたことを撤回する連絡
気まずさを和らげるポイント
- 一言「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッションを添える
- 結論をはっきり伝えるが、表現は柔らかく
- 相手の立場を尊重し、共感を示す文を含める
催促・リマインドのメール例文
柔らかい催促メール（納期・返信確認）
お世話になっております。
以前ご依頼させていただきました件について、進捗状況をお伺いできればと存じます。
ご多忙中とは存じますが、差し支えなければご確認のほどお願いいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。期日を過ぎたときのリマインド
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇月〇日までにご回答をお願いしておりました件について、念のためご連絡差し上げました。
お忙しいところ恐縮ですが、状況をご共有いただけますと幸いです。やんわり断るときのメール文例
お断りメール 例文（サービス・依頼など）
〇〇様
このたびはご提案をいただき、誠にありがとうございます。
慎重に社内で検討いたしました結果、今回は見送らせていただくこととなりました。
貴重なお時間を頂戴し申し訳ございませんが、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。仕事 断るメール例文（協力依頼・参加依頼など）
〇〇様
お声がけいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ですが、現在の業務状況を鑑みて、今回は参加を見送らせていただければと存じます。
また機会がありましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。対応できない場合のメール表現とお詫び
対応できない メール 例文
〇〇様
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
申し訳ございませんが、現時点では当方では対応いたしかねる内容となっております。
ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承いただきますようお願いいたします。対応できない お詫び メール
ご相談いただいた件について、可能な限り調整を試みましたが、社内リソースの都合により今回は対応が難しい状況です。
誠に心苦しい限りですが、ご理解のほどお願い申し上げます。お願いしていたことを断るメールの例
無しでお願いします メール（お願いの撤回）
〇〇様
先日お願いしておりました件について、検討を重ねた結果、今回は見送らせていただくこととなりました。
ご準備いただいていたところ誠に恐縮ではございますが、ご了承いただけますと幸いです。こちらからお願いしておきながら断る メール
〇〇様
このたびはこちらからお願いしておりました件について、誠に恐縮ですが、状況が変わり取り下げさせていただくこととなりました。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。お詫びの一言を加えるだけで変わる印象
基本のクッション表現
- ご迷惑をおかけして申し訳ございません
- お手間をおかけして恐縮ですが
- お詫び申し上げますとともに、今後とも何卒よろしくお願いいたします
気まずいメールを“感じよく”送る3つの工夫
- 一文目に配慮を示す言葉を必ず入れる
- 例：「恐れ入りますが」「ご多忙のところ恐縮ですが」など
- 言い換えで角を立てない
- 「できません」→「対応が難しい状況です」
- 「やめます」→「今回は見送らせていただきます」
- 結びに感謝・今後へのつながりを添える
- 「またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします」
- 「今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます」
まとめ
気まずい相手や内容にメールを送るときこそ、言葉選びが関係を左右します。 「催促」「お断り」「お詫び」など書きにくい内容でも、クッション言葉・柔らかい表現・お詫びや感謝を組み合わせることで、相手に嫌な印象を与えずに伝えることができます。
今回の例文をベースに、自分の状況に合わせてカスタマイズすることで、どんな場面でもスムーズなメール対応が可能になります。
