ネット通販や業務取引で「届いた商品が違った」「サイズが合わなかった」という経験は誰にでもあります。そんなとき、感情的にならず冷静に伝えることが、スムーズな交換対応への第一歩です。本記事では、不良品やサイズ違いの商品を交換希望する際のビジネスメール例文、書き方のマナー、相手を不快にさせない伝え方のコツまでを徹底解説します。読むだけで、すぐに使える実践的なメール文が身につきますよ。
交換希望メールを送る前に確認しておくべき基本マナー
交換希望のメールを送る前に、まず確認しておきたいのが**「何を・どのように伝えるか」**という基本の構成です。
ビジネスの場では、感情よりも「事実」と「意図」を明確に伝えることが求められます。
メールを送る前に確認すべき3つのポイント
- 返品・交換ポリシーを確認する
まず、公式サイトや納品書に記載された「返品・交換に関する規定」を確認しましょう。特に通販サイトやメーカーでは、「到着後〇日以内」「未使用品のみ」など条件が細かく設定されています。これを確認せずにメールを送ると、「規約に沿っていない」と断られるケースもあります。 - 状況を正確に把握する
「どの商品が」「どのような状態で」「いつ届いたか」を整理します。たとえば、「注文番号」「商品名」「不具合の内容」「写真添付の有無」などをメモしておくと、メール文もスムーズに作成できます。 - 冷静で礼儀正しいトーンにする
不良品が届いたときほど感情的になりがちですが、相手も人間です。
「怒り」よりも「正確な報告」「丁寧な依頼」を意識するだけで、対応スピードや印象が格段に変わります。
メール構成の基本
交換希望メールは、以下の流れで構成すると伝わりやすくなります。
- 宛先・挨拶
- 状況説明（注文内容・不良の内容・商品情報）
- 交換希望の意思
- 写真や証拠データの提示（必要に応じて）
- 締めの挨拶・今後の対応依頼
次章からは、この流れをもとに、実際のメール文例を紹介していきます。
不良品交換希望メールの書き方と例文（顧客側）
不良品が届いた場合は、感情的な文面にならないように気をつけることが大切です。
相手企業が誠実に対応できるよう、**「事実＋希望＋感謝」**の順で伝えるのが鉄則です。
不良品交換希望メールの基本構成
以下の5ステップで書くと、読みやすく誤解のないメールになります。
- 挨拶文（導入）
- 不良の内容を具体的に説明
- 交換希望の旨を伝える
- 添付情報（注文番号や画像など）を提示
- 締めの挨拶で丁寧に結ぶ
不良品交換希望メールの例文
件名：不良品の交換について（注文番号：#12345）
株式会社ロロント カスタマーサポート御中
お世話になっております。〇〇（自分の名前）と申します。
先日注文いたしました「ロロメディアUSBマイク（注文番号#12345）」が、本日届きました。しかし、開封後に確認したところ、マイク部分に大きな傷があり、正常に動作しない状態でした。
つきましては、同一商品の交換を希望しております。状況の写真を添付いたしましたので、ご確認のうえ対応方法をご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（氏名）
電話番号：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@example.com
この文面のポイントは、感情的な表現を避け、具体的な事実を淡々と伝えることです。
「壊れていた」「困っています」などの主観的な言葉を減らし、「傷がある」「動作しない」など客観的に伝える表現を使いましょう。
添付ファイルの注意点
- 添付ファイル名は「不良品写真_注文番号12345.jpg」のように分かりやすくする。
- 添付する写真は、商品全体と不具合部分の両方を撮影する。
- ファイルサイズが大きすぎる場合は、圧縮するか共有リンクを使う。
メールは短くても、誠実さと明確さが伝わる文面に仕上げることが大切です。
サイズ交換希望メールの書き方と例文
ネット通販などでサイズ違いが起きた場合も、慌てず冷静に対応することが大切です。
特に衣類や靴などは、購入者側の確認ミスである場合も多いため、責任の所在をあいまいにしない伝え方が求められます。
サイズ交換希望メールの構成ポイント
- 丁寧な挨拶文を入れる
- 商品の注文情報を明記
- サイズ違いの理由を簡潔に説明
- 希望するサイズを明示する
- 返送・交換の手順を確認する
サイズ交換希望メールの例文（通販向け）
件名：サイズ交換のお願い（注文番号：#98765）
株式会社ロロント カスタマーセンター御中
いつもお世話になっております。〇〇（氏名）と申します。
先日、貴社オンラインストアにて「ロロント スーツジャケットMサイズ（注文番号#98765）」を購入いたしました。商品を試着したところ、サイズが合わず、Lサイズへの交換を希望しております。
未使用の状態で保管しておりますので、返送方法と交換の流れをお伺いできますでしょうか。お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（氏名）
電話番号：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：xxxx@example.com
このように、交換希望のメールでは**「希望するサイズ」と「商品の状態」**を明確に書くことが大切です。
また、「返品したい」よりも「交換を希望します」と伝えることで、相手に前向きな印象を与えます。
サイズ交換を依頼する際の注意点
- 未使用であることを必ず明記する（特に衣類や靴）
- 交換送料の負担者を確認する（自己都合の場合は自己負担になることが多い）
- 期限を過ぎていないか確認（多くのECサイトでは7日以内が多い）
このように、正確かつ冷静なメール文を書くことで、相手企業もスムーズに対応できます。
商品交換依頼メールの書き方と注意点（業務・法人対応）
業務上の取引やBtoB（企業間取引）における交換依頼メールでは、よりフォーマルな文面と正確な記録が求められます。
法人間のメールでは「顧客」としての立場だけでなく、「取引先」としての信頼も関係するため、形式の整った依頼文が必須です。
商品交換依頼メールの構成
- 件名に「交換依頼」「商品不良」などを明確に入れる
- 会社名・部署名・担当者名を明記
- 不良や誤納内容を詳細に説明
- 交換希望の理由を具体的に伝える
- 期限・方法・対応の確認を依頼する
商品交換依頼メール例文（法人対応）
件名：【交換依頼】納品商品の不良に関するご連絡（納品番号：R-20241203）
株式会社〇〇商事
営業部 〇〇様平素より大変お世話になっております。株式会社ロロントの新田でございます。
12月3日に納品いただいた「〇〇型デジタル端末（型番：XX-300）」の一部商品に、動作不良が確認されました。
該当数量は3台で、電源を入れても起動しない状態です。つきましては、早急に代替品との交換をお願いしたく存じます。
状況を撮影した画像を添付しておりますので、ご確認のうえご対応をお願いいたします。ご多忙のところ恐縮ですが、12月6日（金）までにご返答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社ロロント
マーケティング部 新田恵美
電話：03-xxxx-xxxx
メール：xxxx@loront.co.jp
法人対応メールでの注意点
- 期限を明確にすることで業務が滞らないようにする
- 証拠（写真・検証ログ・納品書）を添付する
- 「至急」など強い言葉を使う場合は、敬語で和らげる
法人間では、トラブルが記録として残ることを前提に、冷静かつ客観的な書き方を徹底することが求められます。
通販や個人取引での返品・交換希望メール例文（メルカリ・EC対応）
近年はメルカリなどの個人取引でも「返品・交換を希望したい」という場面が増えています。
ただし、個人間では店舗保証がないため、言葉選びに特に気をつける必要があります。
メルカリ・個人取引での例文
お世話になっております。〇〇です。
本日商品を受け取りましたが、説明欄に記載の状態と異なっている点がありました。
恐れ入りますが、交換または返品のご相談をさせていただけますでしょうか。具体的には、左側のイヤホンが音が出ない状態です。
状況の写真もお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。
このように、メルカリでは**「断定的に不良と決めつけない書き方」**が重要です。
相手の意図や確認不足も考慮し、柔らかい表現にすることで、円滑なやりとりができます。
交換希望メールで失敗しないためのポイントと表現マナー
- クレーム調にならないトーンを意識する
「○○してもらえますか」よりも「ご対応いただけますと幸いです」など柔らかい依頼形にする。 - 感謝の一文を添える
「ご対応ありがとうございます」「お忙しいところ恐縮ですが」といった言葉を入れるだけで印象が変わります。 - 返信しやすい内容にする
「いつまでに対応が必要か」「どの商品か」が明確であれば、相手も迅速に動けます。
まとめ：交換希望メールは「冷静・明確・丁寧」が成功のカギ
交換希望メールは、相手に不快感を与えずに問題を解決するための重要なツールです。
不良品やサイズ違いといったトラブルも、「正確に伝える」「感情を抑える」「感謝を添える」だけで結果が変わります。
- 不良品の場合は「事実＋希望＋感謝」で構成する
- サイズ交換では「商品情報＋希望サイズ＋未使用」を明記する
- 法人対応では「記録性＋期限明記＋敬語の整合性」を徹底する
どんな立場であっても、誠実な言葉と正確な情報が信頼をつくる基本です。
このページの例文をベースに、自分の状況に合わせてカスタマイズすれば、どんな取引先にも安心してメールを送れるはずです。
