日報の書き方を解説!新人からベテランまで役立つ例文とフォーマット

2025年9月19日

毎日の業務を振り返り、上司やチームと情報を共有するために欠かせないのが日報です。しかし「何を書けばいいのか分からない」「新人研修で求められるけれど書き方に自信がない」という声は多いものです。この記事では新人からベテランまで使える日報の書き方を解説し、作業日報や営業日報の例文、エクセルやフォーマット活用のコツも紹介します。読むことで、評価される日報をスムーズに書けるようになりますよ。

日報の基本的な書き方と押さえるべきポイント

日報は単なる作業報告ではなく、業務の進捗や課題を共有し、チーム全体の生産性を高める役割を持っています。そのため「何を書き、どの程度の詳しさで書くか」がとても大切です。

日報に必ず盛り込むべき基本項目

日報の書き方にはある程度の共通ルールがあります。最低限入れるべき内容は以下の通りです。

日付と氏名：誰が、いつの業務を書いたのかを明確にする
作業内容：当日行った業務を具体的に記載する
成果や数値：営業なら訪問件数や契約件数、事務なら処理件数などを数値で示す
課題や気づき：作業の中で感じた改善点や問題点を簡潔にまとめる
翌日の予定：次の行動を明記することで上司やチームが確認しやすくなる

このような基本構成を守るだけで、上司が日報を読む目的である「現状把握と改善指示」がスムーズになります。

日報の書き方で失敗しないための工夫

日報は長すぎても短すぎても読みにくいものです。ポイントは「必要な情報を端的にまとめること」。たとえば作業をすべて時系列で細かく書きすぎると、日記のようになってしまい本来の目的から外れてしまいます。逆に「本日営業活動」とだけ書かれていても具体性がなく、改善につなげられません。

そのため、数値化できる内容は数字を入れ、気づきや所感は一文程度で要点を伝えるようにするとバランスが取れます。こうした工夫が、読みやすく評価される日報につながるのです。

新人が覚えておくべき日報の書き方

新人研修や入社直後に日報を書かされて悩む人は多いです。特に「どこまで詳しく書くべきか」「所感をどうまとめるか」が分からないケースが目立ちます。

新人向け日報の基本例文

新人が書く日報は、シンプルで具体性があることが大切です。例を見てみましょう。

例文
日付：2025年4月10日
氏名：山田太郎
業務内容：新規顧客への電話営業20件実施、アポイント獲得2件
成果：先輩同行で商談1件、学びとして顧客ニーズの聞き出し方を改善する必要あり
所感：最初は緊張して話がぎこちなくなったが、繰り返すうちに要点を押さえて話せるようになった
翌日の予定：訪問営業2件、引き続き電話営業を実施

このように短くても、作業内容・成果・所感・次のアクションを入れると伝わりやすい日報になります。

新人がやりがちな失敗と改善方法

新人がよくやりがちな失敗は以下の通りです。

作業の羅列だけで「何を学んだか」が抜けている
所感が「特になし」で終わってしまう
書くことが多すぎて長文になり、読み手に負担をかける

改善するには「1日の中で気づいたことを必ず1つ書く」と決めるのが有効です。たとえば「顧客からの質問に答えられなかった」「効率よく電話をかける方法を学んだ」など、小さな気づきで十分です。これを続けることで日報自体が成長の記録となり、評価にもつながりますよ。

作業日報の書き方と例文の活用法

現場作業や製造業、事務職では「作業日報」がよく使われます。作業日報は業務日報の一種で、特に実施した作業工程や時間配分を正確に記録することが求められます。

作業日報に必要な要素

作業日報は以下の内容を盛り込むと効果的です。

作業工程の詳細：どの工程を何時間かけて行ったか
作業人数：チームで作業する場合は人数を記載
不具合やトラブル：発生した問題点とその対応方法
改善点の提案：効率化できるポイントを所感として記入

これにより、単なる記録ではなく改善のための資料として役立ちます。

作業日報の例文

例文
日付：2025年4月10日
氏名：佐藤花子
業務内容：製造ラインAにて組立作業を担当。9:00〜12:00で100個組立、午後は検品業務で120個処理。
トラブル：午後の検品で2件の不良品を発見。原因は部品の接続不良と判明し、上司に報告。
所感：作業スピードは予定通りだったが、検品精度をさらに高める必要を感じた。
翌日の予定：検品重点日として午前から対応。

このような作業日報は、現場の改善活動や品質管理に直結します。現場リーダーが確認すれば、その日の作業効率や課題をすぐに把握できるのがメリットです。

業務日報の書き方で成果を見える化する

営業や製造に限らず、事務や企画など幅広い職種で使われるのが「業務日報」です。業務日報は一日の仕事の全体像をまとめるもので、上司の評価やチームの連携を支える重要な役割を担っています。

業務日報に入れるべき内容

業務日報の基本構成はシンプルですが、内容の書き方で印象が大きく変わります。

業務全体のサマリー：その日何に時間を使ったのかを要約
具体的な成果：完了したタスクや達成した目標
課題や問題点：進捗の妨げとなった要因
改善提案や次の行動：単なる報告で終わらず、改善への意識を示す

この流れで書くことで、業務日報が「自分の仕事を振り返るツール」から「組織全体の改善材料」へと進化します。

業務日報の例文一覧

以下は職種ごとの業務日報の例文です。

事務職：
本日、請求書発行業務を50件処理。午前中に大半を完了し、午後は社内システムの不具合対応で1時間費やした。不具合についてはシステム部門に共有済み。
企画職：
新商品の企画案をまとめ、会議で提案。上司からの指摘を受け、改善案を整理。明日はデザイン部門との打ち合わせ予定。
カスタマーサポート：
問い合わせ対応を35件実施。うち5件は同じ不具合に関する内容だったため、FAQの改善が必要と感じた。

このように業務日報を「成果・課題・改善」に分けて書くことで、組織の生産性を上げる材料となります。

エクセルでの日報作成方法と便利なフォーマット活用

日報を効率的に作成するうえで便利なのがエクセルです。表形式で整理できるため、業務内容や数値を一目で確認でき、上司やチームにとっても読みやすい形式になります。

エクセル日報に入れる基本項目

エクセルで作成する日報では、以下のような項目をあらかじめ表にしておくと便利です。

日付・名前
作業時間帯（9:00〜12:00、13:00〜17:00など）
作業内容
成果（数値や達成度）
課題・所感
翌日の予定

このように表にすると、毎日書くべき情報が明確になるため「何を書こうか」と悩まずに済みます。さらに、管理者側も複数人の日報をまとめて一覧化できるので、進捗管理に役立ちます。

エクセルで作る日報フォーマット例

フォーマット例

日付	名前	作業時間	作業内容	成果	所感	翌日の予定
4/10	山田太郎	9:00〜12:00	顧客電話営業20件	アポ2件獲得	会話の流れに慣れてきた	訪問営業2件予定

このようなフォーマットをテンプレートとして保存しておけば、新人からベテランまで統一的に使うことができます。特に営業職やカスタマーサポート職では、エクセル日報が定番になっていますよ。

営業日報の書き方と所感をまとめるコツ

営業職で欠かせないのが営業日報です。上司が営業活動の状況を把握するための重要な資料であり、ただ件数を報告するだけでは不十分です。所感や学びをしっかり記載することで、自分自身の成長にもつながります。

営業日報で意識すべきポイント

営業日報には次の内容を盛り込みましょう。

訪問件数や電話件数などの活動量
成約やアポイントの数値成果
顧客から得られた情報や反応
自分の改善点や学び（所感）
翌日の営業計画

こうした情報を記録することで、単なる作業記録ではなく「営業戦略の資料」として活用できます。

営業日報の例文と所感のまとめ方

例文
本日、新規顧客への訪問営業を3件実施。うち1件は具体的な見積もり依頼をいただき、次回の提案につながる。もう1件は競合他社の利用状況を把握できた。残り1件は即決につながらなかったが、今後のフォローが必要。
所感：顧客ニーズを深掘りする質問が不足していたと感じた。次回は質問を事前に用意して臨みたい。

このように「成果」と「課題・所感」をセットで記載することで、自己改善の材料になります。上司からのフィードバックも得やすくなり、営業スキルの向上につながるのです。