ビジネスメールや公的な書類でよく見かける「念のため申し添えさせていただきます」という表現。丁寧に伝えようとして使ったつもりが、実は二重敬語になっていたり、相手に堅苦しすぎる印象を与えてしまうこともあります。この記事では、このフレーズの正しい使い方や言い換えのコツ、例文集、公文書での活用方法まで徹底解説します。誤解を招かず、信頼感のあるビジネス文章を書くための実践的なヒントが得られますよ。
念のため申し添えさせていただきますの正しい意味と使い方
「念のため申し添えさせていただきます」という表現は、主にビジネスシーンで追加情報や補足を伝える際に使われます。ここでの「申し添える」とは「言い足す・付け加える」という意味です。「念のため」を前につけることで、相手がすでに知っているかもしれないが確認の意味を込めて伝えるニュアンスが加わります。
使われるシーンの具体例
- 契約内容を説明したあとに、条件の注意点を補足する場合
- イベント案内で、持ち物や注意事項を改めて伝える場合
- プロジェクト進行中に、確認しておきたい事項を強調する場合
例えば、メール文では「本日の会議は14時より会議室Aにて行います。念のため申し添えさせていただきますが、資料は各自ご持参ください。」という形で使われます。丁寧さを意識するあまり使いすぎると文章が重たく感じられるので、ここぞという補足に活用するのがポイントです。
申し添えさせていただきますは二重敬語なのかを確認する
よく指摘されるのが「申し添えさせていただきます」は二重敬語なのでは？という点です。敬語の過剰使用は相手に不自然な印象を与える可能性があります。
二重敬語の観点
- 「申し添える」自体に「申し」という謙譲表現が含まれている
- そこに「させていただく」を重ねると、二重にへりくだった表現になる
ただし実際には、ビジネスメールで「申し添えさせていただきます」は広く使われており、不自然と受け取られるケースは少ないのも事実です。むしろ「相手への配慮を示している」と前向きに捉えられる場合が多いでしょう。
一方で、公的な文書やフォーマルな書類では「申し添えます」とシンプルにする方が適切です。公文書は余計なへりくだりを避け、明瞭簡潔であることが重視されるためです。
申し添えさせていただきますの言い換えを知っておくと便利
毎回同じ表現を使うと堅苦しくなり、文章が単調に感じられることもあります。そこで「申し添えさせていただきます」の言い換えをいくつか覚えておくと便利です。
よく使われる言い換え表現
- 「念のため付け加えます」
- 「補足としてお知らせいたします」
- 「あわせてご案内申し上げます」
- 「参考までにお伝えいたします」
例えば、取引先に送る文書で「念のため申し添えさせていただきますが…」とするより、「参考までにお伝えいたします」とした方が柔らかく自然に響くことがあります。相手との関係性や文書の堅さに合わせて表現を調整できるのが理想です。
言い換えの幅を持っておくと、メールのトーンを状況に応じてコントロールできるようになりますよ。
申し添えさせていただきますのビジネスメールでの例文集
実際のメールでどのように使えるか、シーンごとに例文を見ていきましょう。
会議案内での例
「明日の会議は予定通り10時より開始いたします。念のため申し添えさせていただきますが、出席の際は名札をご持参ください。」
取引条件を補足するとき
「先日の打ち合わせ内容について、追加の資料をお送りいたします。申し添えさせていただきますが、本契約の成立は取締役会の承認後となります。」
社内周知での例
「新システムの利用開始日は来週月曜日です。念のため申し添えさせていただきますが、初回ログイン時にはパスワードの変更が必要です。」
これらのように、文章の最後に加えることで相手が誤解しにくくなり、トラブル回避にもつながります。特に契約や業務上の重要事項では、「念のため」を加えることで安心感を持たせられます。
申し添えるは失礼になるのかを検討する
「申し添える」という言葉に対して「硬すぎて失礼では？」と感じる人もいるかもしれません。結論から言えば、失礼にあたることはありません。むしろ「相手のために補足を加える」という意図が含まれており、誠意を感じさせる表現です。
ただし、社内チャットやカジュアルなメールに多用すると堅苦しく浮いてしまいます。その場合は「念のため補足します」「追加でご案内します」といった言葉に置き換える方が自然です。失礼かどうかよりも、相手との距離感に合っているかを重視しましょう。
公文書での申し添えますの使い方
公文書では「申し添えさせていただきます」より「申し添えます」とシンプルに書く方が一般的です。なぜなら公的な文章では、過剰なへりくだりや主観的なニュアンスを避け、事実を明確に伝えることが重視されるからです。
公文書での例
「以上、念のため申し添えます。」
「補足事項を申し添えますので、ご確認ください。」
特に行政や法務関連の文書では、簡潔で無駄のない表現が求められます。長い敬語を重ねると形式ばかりに見え、逆に信頼性を欠く印象を与えかねません。公文書では端的な表現を意識すると良いでしょう。
申し添えるが怖いと感じられるケースと対処法
一部の人から「申し添えるってなんだか怖い響きがする」と言われることがあります。これは、普段あまり耳にしない硬い表現であることや、やや事務的で距離のある響きが理由です。
もし相手に冷たい印象を与えたくない場合は、言い換え表現を選んだり、文脈にひと言添えると柔らかくなります。
柔らかくする工夫
- 「ご参考までにお伝えいたします」と置き換える
- 「ご安心いただければ幸いです」と後に加える
- 「補足ですが」と口語的な言葉を前に添える
こうした工夫を加えることで、堅苦しさをやわらげ、温かみのあるコミュニケーションになります。特に社外の顧客や初対面の相手には、柔らかさを意識すると良いですよ。
まとめ
「念のため申し添えさせていただきます」という表現は、ビジネスでよく使われる丁寧な言い回しですが、二重敬語の懸念や堅苦しさも伴います。公文書ではシンプルに「申し添えます」と書く方が望ましく、社内やカジュアルなやりとりでは「補足します」「付け加えます」といった言い換えを活用するのがおすすめです。
相手に「誠実に補足してくれている」と感じてもらうためには、状況や相手との関係性に合わせて表現を選ぶことが大切です。表現の幅を持っておくことで、ビジネスメールの質がぐっと上がり、信頼感のあるやりとりができるようになります。
