ビジネスメールや報告書で「ついでに」という言葉を使うと、相手によっては少しカジュアルすぎて失礼な印象を与えることがあります。とはいえ、便利な表現なので無意識に使ってしまう人も多いのではないでしょうか。本記事では「ついでに」の丁寧な言い換え表現をまとめ、メールや会話で好印象を与える方法を具体例とともに解説します。場面に応じた適切な言い換えを身につければ、ビジネスでの信頼度も自然と高まりますよ。
「ついでに」を丁寧に言い換える方法
「ついでに」は日常会話では便利ですが、ビジネスでは「軽い」「雑な印象」と受け取られることがあります。丁寧な表現に置き換えることで、相手への配慮が伝わりやすくなります。
よく使われる丁寧な言い換え表現
- 併せて
「一緒に」という意味で、ビジネスメールではもっとも無難な言い換えです。
例：資料Aをお送りします。併せて議事録も共有いたします。 - あわせまして
よりフォーマルで丁寧な響きがあり、社外メールでも安心して使えます。
例：ご依頼の件をお伝えいたします。あわせまして、次回会議の予定も共有いたします。 - あいまって
「同時に行う」というニュアンスですが、やや堅い印象を与えます。報告書や公式文書で有効です。
これらの言い換えを使うだけで、文章全体が引き締まり、誠実な印象を与えることができますよ。
「ついでで恐縮ですが」の言い換え
「ついでで恐縮ですが」は、そのままでは目上の人に失礼な響きが残る場合があります。以下のように言い換えると安心です。
- 「恐れ入りますが」
- 「お手数をおかけしますが」
- 「誠に恐縮ですが」
いずれも、相手に配慮しながら依頼する際に使える柔らかい表現です。
ビジネスメールで「ついでに」を避ける書き方
メールでは文章だけで意図を伝えるため、「ついでに」という言葉の軽さが目立ってしまいます。相手に丁寧な印象を与えるためには、具体的にどのように書き換えればよいのでしょうか。
メールでの具体的な言い換え例
- 「ついでにご確認ください」
→「併せてご確認いただけますと幸いです」 - 「ついでにお送りします」
→「併せて送付いたします」 - 「ついでにお願いします」
→「恐れ入りますが、併せてご対応いただけますでしょうか」
同じ内容でも、言い換えるだけで相手が受け取る印象は大きく変わります。特に初対面の相手や目上の人には、必ず丁寧な言い換えを選びましょう。
「ついでに」が失礼に聞こえる理由
「ついでに」は、本来「何かをする流れで一緒に行う」という意味です。これがビジネスでは「ついで扱いしている」と受け取られかねません。つまり、相手の用件を軽んじているように見えてしまうのです。特に依頼や報告の場面では、誠実な表現に置き換えることが不可欠です。
レポートや会議資料で「ついでに」を使わない工夫
ビジネス文書やレポートでは、論理的かつ端的な表現が求められます。「ついでに」というカジュアルな表現は避けるべきですが、同時に複数の情報を伝える必要がある場面もあります。そんなときの工夫を紹介します。
レポートで使える表現例
- 「加えて」
例：今期の売上は前年を上回りました。加えて、利益率も改善しています。 - 「併せて」
例：新規顧客数を報告します。併せて、解約率の推移も記載しました。 - 「また」
シンプルですが、硬すぎず自然に書けます。
これらを使えば、文章がより引き締まり、読み手に分かりやすく伝わります。
会議での口頭使用
会議で「話のついでに」と言ってしまうと、真剣さが欠ける印象を与えることがあります。代わりに以下のように言い換えると良いでしょう。
- 「関連して申し上げますと」
- 「補足させていただきますと」
- 「併せてお伝えいたします」
こうした表現を使うことで、相手に配慮しつつスムーズに議論を進めることができます。
「ついでに」を避けたほうがよい場面と失礼にならないコツ
便利な「ついでに」ですが、ビジネスの場では避けたほうがよいケースもあります。相手や状況によっては、無意識に使った一言が信頼を損ねる可能性もあるからです。
避けたほうがよい場面
- 目上や取引先への依頼
「ついでにお願いできますか」と書くと、相手を下に見ている印象になりやすいです。 - 公式な報告や稟議書
論理性や正確さが重視される場面では、カジュアルさが不適切になります。 - 謝罪やクレーム対応メール
相手の不満を軽視していると受け取られる危険性があります。
失礼にならないコツ
- 相手の立場に合わせて「併せて」「恐れ入りますが」などを選ぶ
- 「ついでに」を言い換えるだけでなく、前後の文脈も丁寧に整える
- 書き手の意図が「配慮」なのか「軽視」なのか、読み手に誤解されないように気を配る
このように少し意識するだけで、表現が格段に丁寧になりますよ。
会話や日常業務での自然な置き換え
メールや文書だけでなく、普段の会話でも「ついでに」をどう言い換えるかは大切です。ちょっとした言い方の違いで、相手に与える印象が大きく変わります。
会話で使える自然な言い換え
- 「併せて」
例：「併せて資料も準備いただけますか」 - 「あわせてお願いできますか」
より柔らかく、依頼しやすい表現です。 - 「関連して」
例：「関連して、こちらの確認もお願いできますか」
日常業務での置き換え例
- 上司への報告時：
「ついでにお伝えします」ではなく「補足として申し上げます」 - 同僚への依頼時：
「ついでにやってくれる？」ではなく「もし可能であれば、これもお願いできますか」
会話では多少カジュアルでも許されますが、相手に不快感を与えないよう、場面に応じて表現を調整することがポイントです。
まとめ
「ついでに」は便利な言葉ですが、ビジネスの場では軽く聞こえてしまい、相手に失礼な印象を与えることがあります。そこで「併せて」「恐れ入りますが」「補足として」など、状況に応じた丁寧な言い換えを使うことが大切です。
- メールや報告書では「併せて」や「加えて」が安心
- 会話では「関連して」「補足として」と言い換えると自然
- 依頼や謝罪の場面では「恐れ入りますが」「お手数ですが」で相手に配慮を示す
こうした小さな工夫が、相手に与える印象を大きく左右します。言葉選び一つで信頼度が高まり、仕事のやりとりもスムーズになりますよ。
