採用が決まった後に企業から送られる「内定通知書」。聞いたことはあるけれど、いざ自分で作るとなると何を書けばいいのか、どのように送ればいいのか迷う方も多いのではないでしょうか。この記事では、内定通知書の基本から、書き方・テンプレート・注意点、さらにメールでの送付マナーまで、実務に直結する情報を網羅的にご紹介します。無料で使えるテンプレートや中途採用向けの書き方も紹介するので、初めて作成する方も安心です。
内定通知書とは？役割と法的な位置づけ
内定通知書の意味とは
内定通知書は、採用内定が決定したことを文書として通知するための書類です。主に企業から内定者へ向けて送られ、就業開始日や雇用条件などの基本情報を確認する目的で交付されます。
法的効力はある？
基本的には「労働契約の仮締結」としての意味合いがあります。裁判上では“採用内定＝労働契約の成立”とみなされることもあり、企業側が一方的に取り消すことは原則できません。
内定通知書に記載すべき基本項目
- 宛名（氏名・住所）
- 採用決定の通知文
- 入社予定日
- 配属部署（予定）
- 雇用形態（正社員・契約社員など）
- 勤務地
- 給与条件（※給与記載の有無は後述）
- 勤務時間・休日
- 注意事項（必要に応じて）
- 会社情報・署名・押印
【実務対応】内定通知書に給与は記載すべき？
「内定通知書 給与 記載」の検索が多い背景には、記載義務があるのかという疑問があるためです。
給与の記載は“必須”ではないが推奨
法的義務はありませんが、後のトラブルを避けるために基本給や賞与、有給など主要条件は記載しておくのが望ましいです。
書き方のポイント
- 月給制・年俸制など給与体系を明記
- 試用期間中の条件が異なる場合はそれも明示
【テンプレート付き】内定通知書の作り方（中途・新卒共通）
テンプレート（文例）
○○様
内定通知書
このたびは、弊社採用選考にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、○○部門の○○職として、下記の通り内定いたしましたので、ご通知申し上げます。
記
入社予定日：令和○年○月○日
配属予定：○○部○○課
雇用形態：正社員
給与：月給○○万円（試用期間3ヶ月あり・同条件）
勤務地：東京都渋谷区○○−○−○
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
令和○年○月○日
株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○ダウンロードできる無料テンプレートまとめ
- Microsoft Word形式のテンプレート：自社ロゴや社判がある場合も編集可能
- Googleドキュメント対応版：クラウドで共同編集も便利
- 【参考】厚生労働省が出している雇用契約書テンプレートとの比較も可能
【中途採用向け】内定通知書テンプレートの注意点
中途採用の場合、職務経験や条件交渉が前提にあるケースが多いため、以下の点を明確に記載しましょう。
- 実務内容（職種）
- 給与・賞与・インセンティブの構成
- 試用期間と評価の条件
- 前職との競業避止条項に関する確認（必要であれば）
【添え状の例文】内定通知書を送る際のマナーとテンプレート
内定通知書にはビジネスマナーとして「添え状」を同封するのが望ましいです。
添え状テンプレート（例）
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
下記の通り、内定通知書をお送りいたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
敬具
令和○年○月○日
株式会社○○
人事部 ○○ ○○内定通知書をメールで送るときのマナー
件名のつけ方
【内定通知書送付のご案内】株式会社○○ ○○様宛
本文の例
- ご挨拶
- 添付書類の案内
- 応募・選考への感謝
- 問い合わせ先の記載
添付ファイル名のつけ方
「内定通知書_氏名_○○株式会社.pdf」など、内容がわかりやすいものにしましょう。
内定通知書の発行を依頼された場合の対応法
「内定通知書 発行 お願い」と言われたら？
- 学生や求職者が就職活動の手続きや証明に使うために必要とするケースもあります
- 特に新卒採用では「学校に提出用」が必要となることが多いため、早めの対応が求められます
まとめ｜内定通知書は企業の信頼と誠意を示す第一歩
内定通知書は、単なる事務手続きではなく、候補者にとっては企業からの“最初の信頼の証”でもあります。適切な書式と丁寧な対応で、内定者に安心感を与えることが大切です。
ロロント株式会社では、人材採用におけるブランディング支援や人事業務の効率化支援も行っております。採用コミュニケーションの精度を高めたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
