仕事でマニュアルや手順書を作るときに「この2つってどう違うの？」と迷った経験はありませんか。どちらも業務を効率化するための大切な文書ですが、役割や使い方にははっきりした違いがあります。この記事では、マニュアルと手順書の違いを具体例で整理し、さらにわかりやすい手順書の作り方やテンプレート、英語版対応まで詳しく解説します。新人教育や業務改善に役立つ内容なので、明日からすぐに活用できますよ。
マニュアルと手順書の違いを例で理解する
マニュアルと手順書は似たように使われがちですが、実際には目的と内容が異なります。両方の違いを整理すると、どの場面でどちらを用いるべきかがはっきりしてきます。
マニュアルは全体像を示すガイド
マニュアルは業務の「全体像」を理解するための文書です。たとえば「営業部マニュアル」には、顧客対応の流れや使用するシステム、トラブル時の相談先といった幅広い情報がまとめられています。つまり、仕事を始める前に必要な知識やルールを学ぶ「教科書」のような役割を果たします。
- 業務の目的や背景を説明する
- 全体のルールや心構えを整理する
- 必要な用語やシステムを解説する
マニュアルを読むことで、社員は「なぜこの仕事をするのか」「どんな仕組みで動いているのか」を理解できます。
手順書は具体的な作業の道しるべ
一方で手順書は「具体的な行動」を順番に記した文書です。例として「経費精算手順書」なら、申請フォームの開き方から、必要項目の記入、領収書の添付、承認フローまでがステップごとに書かれています。新人が初めて触れる業務でも、手順書さえ見れば迷わず実行できるのが理想です。
- 具体的な操作手順を一つひとつ解説する
- 図やスクリーンショットを添えて理解を助ける
- 誰がやっても同じ結果になるように設計する
つまり、マニュアルは「地図」、手順書は「道案内」とイメージすると分かりやすいですよ。
マニュアルと手順書の違いをまとめた例
- 新人研修で渡される「会社全体のルール集」はマニュアル
- 経費精算システムの入力手順を説明した資料は手順書
- 製造現場の安全ルールを解説した冊子はマニュアル
- 機械の起動から停止までを説明した文書は手順書
このように役割を切り分けることで、社員は目的に応じて正しい文書を使えるようになります。
わかりやすい手順書の作り方とレイアウトの工夫
手順書を作るときに最も大切なのは「誰が読んでも同じ結果が出せること」です。ここでは、わかりやすい手順書を作るための基本の流れとレイアウトの工夫を紹介します。
手順書の基本的な作り方
手順書は次の流れで作成するとスムーズです。
- 目的を明確にする
何のための手順書かを決めることで、内容の取捨選択ができます。
例：経費精算の正確性向上、ミス防止など。 - 対象者を決める
新人向けなのか、熟練者向けなのかによって書き方は変わります。新人向けならより丁寧に説明し、スクリーンショットも増やします。 - 作業の流れを分解する
実際に作業をしながら、一つひとつのステップを書き出します。
抜けやすいポイントや注意事項は特に丁寧に書くのがコツです。 - 図や画像を入れる
テキストだけだと理解に時間がかかります。画面キャプチャや写真を入れると直感的に理解できます。 - 第三者に試してもらう
書いた本人は分かっていても、他人が読むと分かりにくいことがあります。必ず試用してもらい修正を加えましょう。
レイアウトで工夫すべきポイント
レイアウト次第で手順書のわかりやすさは大きく変わります。
- 見出しを階層的に整理する
大きな流れ（申請開始、入力、提出）と小さな手順（ボタンをクリック、ファイルを添付）を分けると読みやすくなります。 - 番号付きリストを使う
「1→2→3」と番号を振ると、読者は順序を追いやすくなります。 - 強調は最小限に
太字や色を使いすぎると逆に見にくくなるので、注意点にだけ使うのが効果的です。 - 1ページ1テーマにまとめる
あまり詰め込みすぎると読みにくくなるため、テーマごとにページを分けると親切です。
わかりやすい手順書例
例えば「会議室のオンライン予約システム」の手順書を作るなら次のようになります。
- 社内ポータルにログインする
- メニューから「会議室予約」を選択する
- 希望日時と部屋を入力する
- 参加者を追加し、保存ボタンを押す
- 完了メールを確認する
これにスクリーンショットを添えるだけで、初めての社員でも迷わず操作できます。
手順書をエクセルで作る方法と実践例
手順書はWordで作るイメージが強いですが、実はExcelも相性の良いツールです。特に工程を表形式で整理するときに効果的です。
エクセルで作成するメリット
- 表形式で整理できる
作業手順を縦軸に並べ、担当者や注意点を横軸に入れることで一覧性が高まります。 - 更新がしやすい
行を追加するだけで手順を増やせるため、業務変更にも柔軟に対応できます。 - 進捗管理に活用できる
チェックボックスや日付欄を設ければ、そのまま進捗管理表にもなります。
Excel手順書の作り方ステップ
- 項目を決める
「手順番号」「作業内容」「担当者」「注意点」「チェック欄」などを列に設定します。 - 具体的な作業を入力
実際の業務を順に入力していきます。1行1ステップにするのがポイントです。 - 視覚的に見やすくする
重要な工程は色を変える、セル結合で見出しを作るなどの工夫をすると読みやすくなります。 - 印刷や共有を想定する
Excelファイルを印刷して現場で使ったり、共有フォルダで展開するなど利用シーンを考慮して仕上げます。
Excelで作った手順書の例
- 製造ラインの点検手順
- 新人研修のタスクチェックリスト
- システム更新作業の工程表
これらをExcelで作れば、関係者が同じフォーマットで進捗を確認でき、チーム全体の効率が上がります。
Wordで作る手順書の方法とポイント
Wordは文章作成ソフトとして一般的ですが、手順書の作成にも向いています。特に、図表や画像を多く使いたい場合に強みを発揮します。
Wordで作るメリット
- 文字装飾や段落設定が柔軟で、読みやすいデザインにできる
- 図や画像の挿入が簡単で、説明力を強化できる
- 印刷レイアウトを調整しやすく、紙資料として配布可能
Wordでの作成手順
- 章立てを作る
見出し機能を活用して「大見出し→小見出し→手順」の階層を整理します。 - 操作画面や写真を貼り付ける
スクリーンショットを挿入し、矢印や囲み線で操作箇所を示すと一目で理解できます。 - 箇条書きや番号を活用
長文よりも番号付きリストを使うと、順番がわかりやすくなります。 - デザインを整える
フォントサイズや余白を統一し、印刷時に読みやすいデザインに仕上げましょう。
Word手順書の活用例
- 社内システムのマニュアル
- 社外パートナー向けの操作説明資料
- 新人教育用の研修資料
Excelが「一覧性」、Wordが「表現力」という違いを意識すると、使い分けがスムーズです。
英語で手順書を作成する方法と注意点
海外拠点や外国人スタッフが増えると、手順書を英語で用意する必要も出てきます。翻訳ツールに任せるだけでは正確性が欠けるため、工夫が必要です。
英語手順書を作るときのコツ
- シンプルな表現を使う
難しい言い回しは避け、短文で簡潔に書くことで誤解を防げます。
例：「Click the button」など。 - 専門用語を一度定義する
日本語のままでは通じない言葉も多いので、Glossary（用語集）を冒頭に載せると安心です。 - 図解を多用する
言語が違っても、画像や図表なら直感的に伝わります。
英語手順書の実用例
- 外国人スタッフ向けマニュアル
- グローバル展開しているサービスのサポート資料
- 海外企業との共同プロジェクト用手順書
英語版を整備しておくことで、国際的な業務展開のスピードが格段に上がりますよ。
マニュアル手順書テンプレートを活用する方法
ゼロから作るのは大変ですが、テンプレートを使えば効率的に整備できます。
テンプレートを使うメリット
- 構成が整っているため、入力するだけで完成する
- 書き漏れや抜けが減る
- 組織全体で統一フォーマットを使える
よく使われる手順書テンプレートの種類
- Excel形式：チェックリストや進捗管理に強い
- Word形式：画像や図解を多く使う文書に最適
- PowerPoint形式：研修やプレゼンで見せる用に便利
テンプレート活用のコツ
- 自社の業務に合わせてカスタマイズする
- 文字量を必要最小限にまとめる
- 定期的に更新し、最新の業務フローに追従させる
「手順書 作り方 エクセル」「マニュアル 手順書テンプレート」といったキーワードで検索すると、無料のテンプレートも豊富に見つかります。
ビジネスでの手順書活用事例
手順書は単なる業務マニュアルにとどまらず、さまざまな場面で効果を発揮します。
新人教育での活用
新人が業務を覚えるとき、先輩が口頭で説明するだけでは限界があります。手順書を渡せば「復習」や「自己学習」にも活用でき、教育の効率が高まります。
業務改善での活用
作業を手順書に書き出すことで、無駄な工程や重複が見えてきます。そこから改善につなげると、全体の効率が大幅に向上します。
外注や委託業務での活用
外部のパートナーに業務を依頼するときも、手順書を渡すだけで統一した品質が確保できます。とくにルーチン業務では必須です。
まとめ
マニュアルと手順書は混同されがちですが、実際には役割が異なります。マニュアルは全体のルールや背景を示し、手順書は具体的な作業手順を示すものです。ExcelやWord、テンプレートを活用すれば、効率的にわかりやすい手順書を作成できます。さらに英語版を用意すれば、グローバル業務にも対応可能です。
手順書は「作って終わり」ではなく、定期的な更新が大切です。常に最新の状態を保ち、誰が読んでも同じ結果を出せる仕組みを整えることで、組織全体の業務効率が飛躍的に上がりますよ。
