ビジネスシーンでは、相手との日程調整は毎日のように発生します。特に「打ち合わせの日程調整メール」は、ちょっとした言い回しの違いが相手への印象を大きく左右します。本記事では、社内・社外を問わず、丁寧かつ効率的にやり取りできる日程調整メールの書き方と文例を紹介します。候補日の提示から返信、確定連絡まで、失礼なく好印象を残すための文面テクニックをまとめました。
目次
日程調整メールを送るときの基本構成
書き出し〜本文までの流れ
- 挨拶と名乗り（社外の場合は必須）
- 打ち合わせの目的・概要（簡潔に）
- 候補日の提示または調整依頼
- 締めの挨拶と丁寧な依頼文
日程調整 メール 候補日の伝え方
候補日の例と伝え方
以下の日程の中でご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
・〇月〇日（火）10:00〜12:00
・〇月〇日（水）14:00〜17:00
・〇月〇日（金）終日可
ご確認のほどよろしくお願いいたします。時間帯や媒体の指定も含めるとスムーズ
- 「対面／Zoom いずれも可」
- 「会議室〇〇予約済み」などの一言で安心感
打ち合わせ 日程調整 メール 返信のコツ
承諾時の返信例
〇〇様
ご連絡ありがとうございます。
ご提案いただいた〇月〇日（〇）10:00〜の時間で承知いたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。別候補を提示したいとき
〇〇様
ご連絡ありがとうございます。
あいにくご提案いただいた日時の都合がつかず、恐縮ですが以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか。
・〇月〇日（木）午前中
・〇月〇日（金）午後 13:00以降
お手数をおかけしますが、ご確認のほどお願いいたします。打ち合わせ日程 確定 メール 文例
社外向けの確定連絡（丁寧）
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。
以下のとおり、打ち合わせ日程を確定させていただきます。
▼日時：〇月〇日（水）15:00〜16:00
▼方法：Zoom
▼URL：https://xxx.xxx
当日はどうぞよろしくお願いいたします。社内向けの確定メール（簡潔）
お疲れ様です。
以下の日程で打ち合わせを確定しました。
・〇月〇日（火）14:00〜
・会議室Aにて
ご予定のほど、よろしくお願いいたします。日程調整 メール 返信 ビジネスでの配慮ポイント
ビジネスでは「一言」が印象を分ける
- 「お手数ですが」などのクッション言葉を活用
- 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」で締めると丁寧
NG例
- 候補日なしの「いつでもいいです」
- 短すぎる返信：「了解です」→「承知しました。ありがとうございます。」が正解
日程調整 メール 返信 承諾 例文（社内）
〇〇さん
日程調整ありがとうございます。
〇月〇日（火）14:00〜で承知しました。当日よろしくお願いいたします。打ち合わせ日程 確定 メール 社外向けワンポイント
社外相手には「要点の明示」が重要
- 件名に【日程確定】と入れると検索されやすい
- 本文では日時・方法・参加者（必要に応じて）を明示
まとめ
打ち合わせの日程調整メールは、単なるスケジュール調整以上に「信頼を伝える」コミュニケーションの場でもあります。 候補日の提示、返信、確定、承諾といった各シーンに応じて、相手に負担をかけない気配りある文面を心がけることが大切です。
本記事の例文を参考に、自身の業務スタイルや相手との関係性に合わせて、自然かつ丁寧なメール文面を整えていきましょう。
