ビジネスの現場では「お知らせメール」を送る機会が非常に多くあります。しかし、いざ文章を作ろうとすると「どのように丁寧に伝えれば良いのか」「お客様に失礼のない文面になっているか」と悩む方も多いのではないでしょうか。この記事では、ビジネスシーンで使える「お知らせメール」の例文やテンプレートを、お客様対応、社内連絡、変更案内、休業通知などの用途別にまとめました。すぐに使える文例とともに、相手に伝わる書き方のポイントも解説します。
お知らせメールとは？基本構成と使いどころ
お知らせメールの目的とは
お知らせメールは、相手に対して情報を伝えるためのビジネス文書です。商品やサービスの変更点、社内制度の更新、営業時間の変更、イベントの案内など、多様なシーンで活用されます。
お知らせメールの基本構成
- 件名（目的を簡潔に）
- 宛名（個人・部署宛）
- 本文（要点を明確に）
- 結び（丁寧な締めくくり）
- 署名（連絡先など）
お知らせメールが使われる主なシーン一覧
お知らせメールは、単なる「連絡手段」ではなく、信頼を築き、業務をスムーズに進行させるための大切なビジネスツールです。以下に、日々の業務で活用される主なお知らせシーンをカテゴリ別にご紹介します。
業務・組織に関するお知らせ
- 担当者の変更・引継ぎのお知らせ
- 組織再編・部署名変更のご案内
- 社員の入退社・異動のお知らせ
- 勤務形態変更（テレワーク導入・週休2日制など）
営業時間・業務日程に関するお知らせ
- 営業時間の変更・延長・短縮のご連絡
- 臨時休業・定休日変更のお知らせ
- 年末年始・夏季休暇等の営業スケジュール案内
- 長期不在期間の通知
商品・サービスに関するお知らせ
- 新商品の発売・サービス開始の案内
- 商品価格の改定（値上げ・値下げ）
- サービス提供終了や仕様変更の通知
- メールマガジンや会員制度のご案内
各種手続き・連絡に関するお知らせ
- 住所・電話番号の変更通知
- ホームページやECサイト開設のお知らせ
- 請求書や契約書など書類送付のご案内
- 抽選結果・選考結果の通知（当選・採用・不採用）
イベント・セミナー関連のお知らせ
- 社内・社外イベント開催の案内
- セミナー開催・キャンセルのお知らせ
- 展示会・フェア出展のお知らせ
- 親睦会・忘年会のお知らせ
予期せぬ事態・フォローアップのお知らせ
- 訃報・災害に関する連絡
- 商品発送・納期遅延のご案内
- クレーム対応・お詫びと今後の対応
これらのシーンでは、それぞれに適したトーンや構成、配慮すべきポイントがあります。読み手との信頼関係を築くためにも、「丁寧さ」「正確さ」「スピード」を意識したメール作成が重要です。
無料で使える！お客様へのお知らせテンプレート
お客様へのお知らせ 例文（一般向け）
件名：サービス内容変更のお知らせ
本文： 拝啓 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 この度、◯◯サービスの内容を一部変更させていただくこととなりました。 変更内容は以下の通りです。 （変更内容詳細） お客様にはご不便をおかけいたしますが、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 敬具
お客様へのお知らせ 例文（メール形式）
件名：【重要】営業時間変更のお知らせ
本文： ◯◯様 いつもご利用いただきありがとうございます。 このたび、弊社では下記の通り営業時間を変更することになりました。 【新営業時間】○月○日より 9:00～18:00（従来：10:00～17:00） 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
社内お知らせメールの例文5選
社内向けお知らせメールのテンプレート
件名：システムメンテナンス実施のお知らせ
本文： 関係各位 お疲れ様です。 下記の通りシステムメンテナンスを実施いたしますので、事前にご確認の上ご対応をお願いいたします。 【実施日時】○月○日（日）22:00～翌6:00 ご迷惑をおかけしますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
電車遅延による遅刻を知らせる例文
件名：【重要】電車遅延による遅刻のご報告
お疲れ様です。山田 太郎です。 申し訳ございませんが、電車の遅延により予定よりも遅れての出社となります。
現在△△駅で事故が発生し、その影響で列車が停車しています。車内アナウンスによれば、電車はおおよそ９時半以降に再開される予定です。このため、10時から予定されている朝会には、20分ほど遅れる見込みとなります。
大変申し訳ございませんが、私の遅刻を課長にご報告いただけると幸いです。 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
直帰する際の報告メールの例文
件名：本日営業先より直帰します
お疲れ様です。佐藤です。 急な体調不良により、本日の業務を途中で中断し、直帰することをご報告いたします。 必要な処置や休養をとり、早期に回復するように努めます。
また直帰により、予定されていた業務に遅れや影響が生じる可能性があります。 何かありましたら携帯電話にメッセージを残してください。体調が回復次第、追って確認いたします。
よろしくお願いいたします。
会議の開催を知らせる例文
件名：【共有/全社】会議の開催予定について
いつもお世話になっております。管理部門の田中です。 社内で次回の会議が開催されることをお知らせいたします。
日時: 2023年6月30日（木曜日） 午後2時〜午後4時 場所: 会議室A（5階）
アジェンダ:
- 新プロジェクトの進捗報告
- 新商品ローンチに向けた戦略の検討
- その他、各部署からの報告事項や課題の共有
参加者については、各部署のリーダーにも個別に連絡済みです。ご不明な点や質問がありましたら、お気軽にご連絡ください。
以上です。ご確認よろしくお願いいたします。
社内人事に関するお知らせの例文
件名：【人事発令のお知らせ】202X年5月
役職員各位
人事発令をご連絡いたします。詳細は下記フォルダよりご確認お願いいたします。
▼転籍入社 1.山田 太郎さん ・既存の部署: 営業部 ・新しい部署: 人事部 ・着任日: 202X年7月1日
- 佐藤 花子さん ・既存の部署: 経理部 ・新しい部署: 財務部 ・着任日: 202X年11月1日
▼■保存先 https://drive.google.com/……..
【発令についての注意点】 以下の内容は発令には記載されませんのでご了承ください。 ・休職（産育休・傷病） ・復職 ・出向（出向割合変更含む） ・兼務/兼務解除（兼務先の異動・兼務割合変更含む） ・組織名称変更
どうぞよろしくお願いいたします。
社内交流イベント開催をお知らせする例文
件名：【共有/全員】202X/7/25 第6回チーム交流フェス概要について
チームの皆様
お疲れ様です。チーム交流フェス運営事務局の田中です。 202X年の交流フェス概要を公開しましたのでお知らせします。
▼開催日時 日時: 20X年7月25日午後3時〜午後6時 場所: カンファレンスルームA
▼参加登録方法 参加ご希望の方は、下記のリンクから参加登録をお願いします。 [参加登録リンク]
今後の新着情報も全て詳細はこちらのスプレッドシートにまとめていきますのでご活用ください。 概要ページに関するお問い合わせや、交流フェスに関する不明点・ご質問はこちらまでお問い合わせください。
以上、よろしくお願いいたします。
社内お知らせメールを書くためのポイント3つ
1. できるだけ簡潔に書く
冗長な表現を避け、必要な情報だけを端的にまとめることが重要です。結論を先に述べ、詳細は後から補足するスタイルが有効です。
2. なるべく早く正確に書く
正確な情報を早い段階で伝えることで、受信者が迅速に対応できるようになります。
3. 結論ファーストで書く
冒頭に結論を置くことで、受信者がすぐに内容を把握でき、行動に移しやすくなります。
社外向けお知らせメールの例文（取引先や顧客向け）
休業のお知らせ（社外）
件名：【重要】夏季休業期間のお知らせ
平素より大変お世話になっております。 誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
【休業期間】 202X年8月11日（金）～202X年8月16日（水）
期間中のお問い合わせにつきましては、休業明けより順次対応いたします。 何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
担当者変更のお知らせ（社外）
件名：担当者変更のお知らせ
お取引先各位
平素より大変お世話になっております。 このたび、◯◯の業務担当者が以下の通り変更となりましたのでご案内申し上げます。
【新担当者】 氏名：鈴木 一郎（すずき いちろう） 部署：営業部 第2課 メール：suzuki@example.co.jp
前任の田中に代わり、今後は鈴木が対応させていただきます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
商品価格改定のお知らせ
件名：【ご案内】商品価格改定のお知らせ
お客様各位
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 このたび原材料価格の高騰などに伴い、誠に不本意ではございますが、下記商品の価格を改定させていただく運びとなりました。
【改定日】202X年6月1日より 【対象商品】商品A、商品B、商品C
今後とも品質向上とサービスの改善に努めてまいりますので、何卒ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
【シーン別】お知らせの書き方と文例まとめ
変更のお知らせ 例文（メール形式）
件名：担当者変更のお知らせ
本文： 平素よりお世話になっております。 このたび、弊社担当が◯◯に変更となりましたのでご案内申し上げます。 新担当者：◯◯（連絡先：xxx@xxx） 今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
お知らせ 例文（ビジネスシーン向け）
件名：ゴールデンウィーク休業のお知らせ
本文： お取引先各位 平素より大変お世話になっております。 誠に勝手ながら、下記の期間を休業とさせていただきます。 【休業期間】◯月◯日～◯月◯日 何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
お客様へのお知らせ 例文（飲食店向け）
件名：臨時休業のお知らせ
本文： いつもご利用ありがとうございます。 誠に勝手ながら、店舗メンテナンスのため、以下の日程で休業させていただきます。 【休業日】○月○日（○） ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
お知らせメールを作成する際のポイント
1. 目的を明確にする
誰に対して、何を伝えたいのかを明確にしましょう。読み手が一目で内容を把握できる件名を心がけます。
2. 簡潔かつ丁寧な表現を意識する
長文になりすぎず、要点を押さえた書き方をすることで、読み手の理解を促進します。
3. 誤解が生じないよう正確に伝える
日時や内容の詳細は、曖昧な表現を避けて正確に記載しましょう。
よくあるミスとNG例
× あいまいな件名（例：「ご連絡です」）
→ ◎「営業時間変更のお知らせ」のように具体的に
× フランクすぎる表現（例：「よろしくっす！」）
→ ◎「何卒よろしくお願い申し上げます」などビジネス敬語に
× 変更点の記載が不十分
→ ◎変更前と変更後を明確に記載
まとめ｜お知らせメールは「信頼構築」の第一歩
お知らせメールは単なる連絡手段ではなく、相手との信頼関係を築く重要なコミュニケーションです。ロロント株式会社では、こうしたビジネス文書の作成サポートや、Webマーケティング戦略の構築支援も行っております。
お知らせ文の質を高めたい、定型文をもっと活用したいという方は、ぜひお気軽にご相談ください。
