架電の件につきましてというメール例文集!正しい使い方と先程の電話に関する書き方のコツ

2025年1月4日

ビジネスシーンでは、電話（架電）後のフォローアップとしてメールを送ることが重要です。この一手間が、相手との信頼関係を深め、円滑なコミュニケーションを実現します。本記事では、「架電の件につきまして」というフレーズを使ったメールの正しい書き方や例文を詳しく解説します。特に目上の方やクライアントに送る際の注意点や言い換え表現についても触れています。ぜひ参考にして、より効果的なメールを作成してください。

架電とは？その意味と正しい読み方

架電の意味

「架電」とは、相手に電話をかけることを指すビジネス用語です。日常会話ではあまり使われませんが、ビジネスメールや正式な文書でよく見られる表現です。電話をかけたことを正式な場面で伝える際に便利な言葉です。

架電は、営業やサポート業務において頻繁に利用される言葉です。例えば、クライアントへの問い合わせや新規営業の連絡時に「先ほど架電させていただきました」という表現が使われます。この言葉を適切に使うことで、ビジネスマナーを守りつつ、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

正しい読み方

「架電」の読み方は「かでん」です。シンプルですが、間違いやすい表現なので、正確に覚えておきましょう。特に初めて使用する場合や、目上の方に対する表現として使う際は、文脈との整合性に注意が必要です。

架電後のフォローアップが必要な理由

フォローアップメールの役割

記録として残すため
電話では伝えた内容が曖昧になることがありますが、メールに残すことで内容を確認しやすくなります。また、メールは関係者全員が同じ情報を共有できるため、情報の漏れや誤解を防ぎます。例えば、重要な会議のスケジュールや資料の送付依頼など、記録が必要な内容には特に効果的です。
相手に安心感を与えるため
電話だけでなくメールでもフォローすることで、相手に丁寧な印象を与えます。特に新規の取引先や目上の方に対しては、フォローアップメールが重要な信頼構築の一環となります。具体的には、電話で話した内容を正確に再確認することで、双方の認識のズレを防ぎます。
次のアクションを明確にするため
どのような対応が必要かをメールで伝えることで、業務がスムーズに進みます。たとえば、提案書の送付期限や次回の会議日程を具体的に明記すると、相手との認識のズレを防ぐことができます。

成功事例と失敗事例

成功事例

丁寧なフォローアップで契約成立
営業職のAさんは、電話での商談後に詳細をまとめたフォローアップメールを送付しました。メールには、電話で話した要点、提案内容、次回のミーティング日時が明記されており、相手から「非常に分かりやすい」と好評でした。その結果、競合を押しのけて契約を獲得することができました。また、このメールには簡潔な箇条書きと「ご確認いただけますと幸いです」といった柔らかい表現が含まれており、相手に丁寧な印象を与えました。
迅速な対応で信頼を獲得
サポート担当のBさんは、クライアントからの緊急の問い合わせに対し、電話と同時にメールでフォローしました。メールには対応手順や進捗状況が記載されており、相手の不安を解消。結果的に信頼が高まり、追加の依頼を受けることができました。特に、メールの冒頭で感謝の意を伝えた点が評価され、クライアントとの関係がさらに強化されました。

失敗事例

内容不足で誤解を招いたケース
架電後にメールを送ったCさんは、内容を簡略化しすぎたため、相手に誤解を与えてしまいました。結果として、作業のやり直しが発生し、取引先の信頼を損なう結果に。このケースでは、電話で伝えた内容を箇条書きで記載していれば、防ぐことができた可能性があります。
フォローが遅れてチャンスを逃したケース
営業担当のDさんは、架電後にフォローアップメールを送るのを忘れたため、競合に先を越されて契約を失いました。このケースは、迅速な対応の重要性を改めて示しています。忙しい業務の中でも、フォローアップを優先事項としてスケジュールに組み込むことが重要です。

架電後のメール作成に役立つコツ

件名で内容を明確に伝える
件名は「先程のお電話について」など簡潔かつ具体的にする。例えば、「〇〇の件について確認のお願い」といった形にすると、メールを受け取った側も内容を瞬時に把握できます。
要点を箇条書きにする
電話の内容や次のステップを箇条書きで整理すると、相手が理解しやすくなります。例えば、「1. 提案書の送付、2. 次回の会議日時確認」のように簡潔にまとめましょう。
お礼の言葉を忘れない
丁寧な印象を与えるために、感謝の言葉を冒頭と締めに入れる。これにより、相手がメールを受け取った際の印象が格段に良くなります。

メリットとデメリット

メリット

信頼関係の強化
フォローアップメールは、相手との信頼関係を築く重要な手段です。特にビジネスシーンでは、この信頼が長期的な取引や関係性の基盤となります。
業務のスムーズ化
次のステップが明確になるため、業務の進行がスムーズになります。これにより、無駄なやり取りが減り、時間効率も向上します。

デメリット

時間がかかる
フォローアップメールの作成には手間がかかります。特に、内容を正確かつ丁寧に記載する必要があるため、忙しいスケジュールの中で負担に感じることがあります。
誤解を招くリスク
書き方によっては、相手に誤解を与える可能性があります。例えば、曖昧な表現や不足した情報は、トラブルの原因になることがあります。

まとめ

「架電の件につきまして」というフレーズは、ビジネスシーンで非常に便利な表現です。電話後のフォローアップメールを適切に送ることで、相手との信頼関係を築く一助となります。本記事で紹介した例文やコツを活用し、より効果的なメールを作成してください。これにより、業務のスムーズな進行と良好な人間関係の構築が期待できます。