ビジネス文書やレポート、企画書などで頻出する「概要」という言葉。しかし、いざ書こうとすると何を書けば良いか迷う人も多いのではないでしょうか。本記事では、「概要とは何か」という基本的な意味から、実務で活かせるわかりやすい書き方、英語表現、言い換え例、具体的な例文までを網羅的に解説します。文章力を高めたいビジネスパーソンや、報告書・提案書の精度を上げたい方は必見です。
概要とは何か？意味をわかりやすく理解する
概要とは、物事の大まかな内容や要点を簡潔にまとめたものを指します。英語では”summary”や”outline”と表現されることが多く、全体像を短く的確に伝えることが目的です。ビジネスシーンにおいては、相手に効率よく情報を伝えるために不可欠な表現技術といえるでしょう。
概要の目的と役割
概要は、文章全体を読む前に「どんな内容か」を掴ませるための導入です。読み手が自分に関係あるかを判断する判断材料にもなります。
説明との違いとは
「説明」との違いは、説明が細かいプロセスや背景を詳しく述べるのに対し、概要は全体像や要点に絞って伝えることにあります。
概要には何を書く？要素と構成の考え方
概要には以下のような要素が含まれていると、ビジネス文書として機能しやすくなります。
- 主題（何について述べているか）
- 背景（必要に応じて簡潔に）
- 要点（主な結論や方針）
- 今後の展望やアクション（レポートなどの場合）
これらを無駄なく、端的に、読み手目線で整理することが求められます。
概要の書き方｜仕事で使える基本のステップ
1. 結論から先に書く
忙しいビジネスパーソンは細かい説明よりも結論を求めています。冒頭で結論を明示することで、読み手の理解がスムーズになります。
2. 事実に基づいた要点整理
主観ではなく、データや事実に基づいた要点を選びましょう。数字や調査結果がある場合は盛り込み、説得力を高めるのがコツです。
3. 簡潔かつ論理的に
ダラダラと長く書かず、1文あたり20〜30文字程度を意識しながら、接続詞や段落分けで読みやすさを確保します。
概要の例文｜用途別に使い分けるテンプレート
提案書の概要
本提案書では、広告運用におけるCPA削減を目的に、過去データの分析から改善案の提示、実施後の評価指標までを整理しています。
レポートの概要
本レポートは、2024年上半期の営業実績を集計・分析し、達成率の推移や未達要因を明確化することで、下半期の戦略立案に資するものです。
社内報の概要
本号では、全社の取り組み報告、優秀チームのインタビュー、働き方改革の進捗状況などを中心にご紹介しています。
概要の言い換え表現｜シーンに合わせた語彙の使い分け
- 要約（summary）
- 概観（overview）
- 骨子（key points）
- サマリー（business summary）
- 全体像（big picture）
文脈や相手に応じて使い分けることで、知的で柔軟な印象を与えることができます。
概要の英語表現とビジネス文での使い方
概要を英語で書く際のポイント
英語の概要（summary）は、より明確に”In this report, we will outline…”のように導入するのが基本です。
英語での例文
“This summary outlines the key marketing initiatives conducted during Q1 and their corresponding ROI.”
プレゼン資料やメール文でも使える表現として、海外とのやりとりがある方には重宝されます。
概要作成を効率化するテクニック
- 先に「結論」「背景」「要点」「アクション」をメモで書き出してから構成する
- 他人に一度読んでもらって、わかりづらい部分をフィードバックしてもらう
- ChatGPTなど生成AIを活用して草案を出してから推敲する
業務効率化の一環として、概要作成にテンプレートやAIツールを取り入れることも、時間削減と品質向上につながります。
まとめ：概要は相手を思いやる文章の入口
概要とは単なる前置きではなく、「この文章を読む価値がある」と感じてもらうための入り口です。特にビジネスでは、概要の書き方ひとつで、資料全体の評価や伝達力が大きく左右されます。
