誤送信や不要書類の扱いを依頼するとき、つい「破棄してください」とメールに書いてしまう人は多いのではないでしょうか。しかし、この表現は場合によっては命令調に響き、受け手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。本記事では「破棄してください」の正しい敬語表現や言い換え、場面別の例文を紹介します。依頼を丁寧に伝え、相手に配慮しながらスムーズに対応してもらえるメールの書き方を学んでいきましょう。
「破棄してください」は失礼に聞こえる理由と敬語の考え方
ビジネスメールにおいて「破棄してください」という表現は、相手に直接的な依頼をする言い回しです。シンプルですが、受け取り方によっては命令的に聞こえるため、丁寧さに欠けると感じる人もいます。
命令調に聞こえる可能性がある
「してください」は依頼の形をとっていますが、実際には「命令形＋ください」に近いニュアンスを持っています。そのため、上司や取引先に対して使うと強すぎる印象になってしまうのです。
敬語表現に置き換えると柔らかくなる
「破棄していただけますでしょうか」や「ご処分いただけますと幸いです」といった言い換えを使うと、依頼のトーンが柔らかくなり、受け手に不快感を与えにくくなります。敬語表現を工夫するだけで、同じ内容でも印象が大きく変わりますよ。
「破棄してくださいますようお願い申し上げます」の使い方と例文
「破棄してくださいますようお願い申し上げます」は、より丁寧でフォーマルな表現です。特に社外や目上の人に依頼する場合に適しています。
よく使われる例文
- 誤送信してしまった場合
「先ほど誤って送付いたしました資料は、恐れ入りますが破棄してくださいますようお願い申し上げます。」 - 不要になった書類を処分してほしい場合
「旧版の資料につきましてはご利用の必要がございませんので、破棄してくださいますようお願い申し上げます。」
注意点
この表現は非常に丁寧ですが、やや堅苦しく感じられることもあります。社外の正式なやり取りや、特に気を遣う相手への依頼に限定して使うのがおすすめです。
「破棄してください」を使ったメールへの正しい返信マナー
相手から「破棄してください」と依頼が来た場合、返信する側も丁寧に対応する必要があります。返事の仕方によって、相手に安心感を与えるか、不安を残すかが変わります。
丁寧な返信例
- 「承知いたしました。該当の資料は破棄いたしましたのでご安心くださいませ。」
- 「ご指示いただきました件、速やかに破棄いたしましたことをご報告申し上げます。」
ポイント
・「承知いたしました」や「かしこまりました」といった受け入れの言葉を入れる
・処理が完了したことを具体的に伝える
・一言「ご安心ください」などを添えると相手の不安が和らぎます
依頼を受けた側が誠意を持って返信することで、信頼関係を維持できますよ。
「破棄してください」を英語で依頼する表現と例文
海外とのやり取りや英語メールでは、「破棄してください」を直訳するのではなく、自然な依頼表現を使うことが大切です。
よく使う英語表現
- Please discard this document.（この書類を破棄してください）
- Kindly delete the previous email.（先ほどのメールを削除してください）
- We would appreciate it if you could dispose of the attached file.（添付ファイルを処分いただけますと幸いです）
ビジネスで適切な例文
「I apologize for the inconvenience. Please disregard the previous email and refer to this one instead.」
（ご迷惑をおかけして申し訳ありません。先ほどのメールは破棄いただき、本メールをご参照ください。）
ポイント
日本語同様、単純に「Discard」や「Delete」だけだと強すぎる印象を与えることがあります。前置きでお詫びを入れたり、「please」や「kindly」を添えることで、より丁寧に聞こえます。
「そちらで処分してください」を使うときの注意点と敬語表現
「そちらで処分してください」という表現は便利ですが、使い方を間違えると冷たい印象になることもあります。依頼を柔らかく伝える工夫をしてみましょう。
適切な言い換え表現
- 「恐れ入りますが、そちらにてご処分いただけますでしょうか。」
- 「大変お手数をおかけしますが、処分をお願いできますと幸いです。」
例文
「先日お送りしましたサンプル品ですが、不要となりましたので、お手数ですがそちらにてご処分いただけますと幸いです。」
注意点
処分をお願いする際には「お手数ですが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を添えると、相手への配慮が伝わりやすくなります。
「破棄していただいて結構です」のニュアンスと使い方
「破棄していただいて結構です」は、相手に許可を与えるニュアンスを持つ表現です。「処分してもかまいませんよ」という意味で使われます。
例文
- 「旧版の資料は不要となりましたので、破棄していただいて結構です。」
- 「こちらで再送いたしますので、先ほどの誤送信分は破棄していただいて結構です。」
違い
「破棄してください」が依頼のニュアンスなのに対し、「破棄していただいて結構です」は相手がどうするかを選べる余地を残す柔らかい言い回しです。取引先や上司への依頼では、こちらの方が丁寧に響く場合もあります。
書類を破棄してほしいときの依頼メール例文
ビジネスの現場では、紙や電子データの「破棄」を依頼する場面がよくあります。具体的なメール文例を紹介します。
誤送信したときの例文
「先ほど誤って送信した資料につきましては、破棄してくださいますようお願い申し上げます。正しい資料を改めて送付いたしますので、ご確認をお願いいたします。」
不要書類を処分してもらうときの例文
「旧版のマニュアルは内容が変更されておりますので、破棄していただけますと幸いです。最新のマニュアルを別途共有いたします。」
個人情報が含まれる場合の例文
「個人情報を含む書類となりますので、恐れ入りますがシュレッダー等での破棄をお願いいたします。」
まとめと実践ポイント
「破棄してください」という表現は便利ですが、相手によっては強い印象を与えてしまうことがあります。ビジネスでは「破棄してくださいますようお願い申し上げます」や「破棄していただいて結構です」といった柔らかい言い回しを使うのが安心です。
実践ポイントを整理すると次のとおりです。
- 依頼はできるだけ柔らかい敬語表現に言い換える
- 社外や目上の人には「お願い申し上げます」を使う
- 英語メールでは「please」「kindly」を活用する
- 返信時は「承知しました」と処理完了を伝える
言葉の選び方ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。この記事で紹介した例文を参考に、依頼メールをより丁寧に、信頼を築けるものにしていきましょう。
