納期を回答する時のメール例文まとめ!失礼にならない返信文

2025年9月18日

納期のやり取りはビジネスの基本でありながら、相手への印象を大きく左右する場面でもあります。返信が遅れたり、言葉遣いが不十分だと「信頼できない」と思われかねませんよね。本記事では「納期を回答するメール」の正しい書き方を、依頼・返信・お礼・英語表現まで網羅して解説します。例文も豊富に紹介しますので、今すぐ実務で使える文章を整えられるようになりますよ。

納期回答メールの基本的な書き方とマナー

納期を回答するメールは、単なる日程の通知にとどまりません。取引先や上司に対して「誠実に対応しています」という姿勢を伝える重要なコミュニケーションです。まずは基本的なマナーから押さえておきましょう。

納期回答で必ず押さえるべきポイント

できるだけ早く返信すること
納期を明確な日付で示すこと
相手の要望に沿えない場合は理由と代替案を添えること
感謝や配慮の一文を忘れないこと

これらを押さえておくと、単なる事務連絡ではなく「丁寧で信頼感のあるやり取り」として相手に伝わります。特に納期は業務全体のスケジュールに影響するため、あいまいな表現を避けて明確に伝えることが大切ですよ。

基本的な納期回答メールの流れ

相手へのお礼（例：「ご依頼いただきありがとうございます」）
納期の提示（例：「納品は◯月◯日を予定しております」）
必要に応じて補足（例：「進捗が早まった場合は前倒しでご連絡いたします」）
締めの挨拶（例：「引き続きよろしくお願いいたします」）

この4ステップを意識するだけで、どんなケースでも失礼のないメールを組み立てられます。

納期回答依頼メールの書き方と例文

取引先や社内で「納期を教えてほしい」と依頼するケースも多いですよね。このときは相手の負担にならないよう、丁寧に依頼することがポイントです。

納期回答を依頼する時の注意点

「お手数ですが」「差し支えなければ」といったクッション言葉を添える
回答期限を明示する（例：「◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです」）
急ぎの場合は理由を伝える

相手が状況を理解できれば、スムーズに返信してもらえる可能性が高まります。

納期回答依頼メールの例文

件名：納期確認のお願い（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご依頼しました資料の納品予定日について、差し支えなければご教示いただけますでしょうか。弊社内での工程調整のため、◯月◯日までにご回答いただけますと大変助かります。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

―――
このように依頼すると、相手も「急いでいる理由」を理解しやすく、前向きに対応してもらいやすくなります。

納期回答メールの返信方法と実務例文

相手から納期確認の依頼があったときに、どう返信するかも重要です。返信の仕方次第で「信頼できる担当者」という評価につながります。

納期回答メール返信の基本ポイント

件名を「Re: 納期確認のお願い」とし、内容が分かるようにする
まずは問い合わせへのお礼を述べる
納期を明確に回答する
納期に変更の可能性がある場合はあらかじめ伝える

これらを守るだけで、相手に安心感を与える返信になります。

納期回答メール返信の例文

件名：Re: 納期確認のお願い（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

このたびは納期のご確認をいただき、ありがとうございます。
該当案件につきましては、◯月◯日までに納品完了の予定です。なお、万一進捗に変更があった場合は速やかにご連絡いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

―――
このように回答すれば、相手も安心して自社の予定を組むことができますよ。

納期回答へのお礼メールの書き方と例文

相手から納期の回答をもらったときに「ありがとうございます」の一言を添えるだけで、やり取りの印象はぐっと良くなります。特に取引先や上司に対しては、お礼のメールを送ることで信頼関係を強めることができますよ。

納期回答にお礼を伝えるときのポイント

まずは回答への感謝を伝える
回答によって得られた安心感や助かり度合いを具体的に述べる
今後の対応方針を一文添える（例：「納期に合わせて社内調整を進めます」）
短くても誠実さが伝わる文章を心がける

納期回答お礼メールの例文

件名：納期ご回答ありがとうございます（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

このたびは納期のご回答をいただき、誠にありがとうございます。
◯月◯日で承知いたしました。社内工程もそのスケジュールに合わせて調整を進めてまいります。

迅速なご対応をいただき感謝申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。

―――
このように「助かった」「安心した」というニュアンスを一文添えると、相手も「回答してよかった」と感じやすくなります。

英語での納期回答メール例文

海外の取引先とやり取りする場合、納期回答メールを英語で書けることは非常に役立ちます。英語では日本語のように婉曲表現を多用せず、シンプルに納期を伝えるのが基本です。

英語メールで気をつけること

日付は数字だけでなく、月名を使って明確に記載する（例：September 15, 2025）
「予定」「見込み」は will や expected を使って表現する
感謝の一文を必ず添える

英語での納期回答例文

Subject: Delivery Schedule for Project XX

Dear Mr. Smith,

Thank you for your inquiry regarding the delivery schedule.
We are pleased to inform you that the delivery is scheduled for September 15, 2025.
Should there be any changes, we will inform you immediately.

We appreciate your understanding and look forward to working with you.

Best regards,
××（Your Name）

―――
短くても必要な情報を明確に示すのが英語メールの特徴です。日本語のように長い前置きは不要ですが、冒頭と結びに「感謝の表現」を必ず入れるのがビジネスマナーです。

納期確認メールを丁寧に書くコツ

最後に、納期を回答する前の「確認メール」の書き方について整理しましょう。確認の依頼が雑だと相手に不快感を与えかねません。丁寧に聞くことで、その後のやり取りもスムーズになります。

納期確認メールで大切な点

件名で「納期確認」と明確にする
相手の都合に配慮した表現を使う
回答期限を指定する場合は「◯日までにいただけますと幸いです」と柔らかく伝える

納期確認メールの例文

件名：納期ご確認のお願い（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご依頼いたしました資料の納品日程につきまして、念のためご確認をお願いできますでしょうか。社内の調整を進めておりますため、可能であれば◯月◯日までにご回答いただけますと助かります。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

―――
「念のため」「助かります」といった表現を使うと、依頼のトーンが柔らかくなり、相手も快く応じてくれることが多いです。

納期回答書の正しい作り方と記載ポイント

納期を正式に文書で伝える場合は「納期回答書」という形を取ることがあります。特に製造業や官公庁案件、大口取引では口頭やメールだけでなく、正式な書面が必要とされるケースも少なくありません。納期回答書は契約上の証拠として扱われることもあるため、書き方を正しく理解しておくことが重要です。

納期回答書に必ず盛り込む内容

文書のタイトル（「納期回答書」など明示する）
宛名（取引先企業名や担当者名）
回答日
対象案件や製品の名称・数量
納入予定日
必要に応じて納入場所や条件

これらを盛り込むことで、後から確認したときに齟齬が生じにくくなります。特に納入予定日は「◯月◯日（曜日）」と明確に記載するとトラブル防止につながります。

納期回答書の例文

―――
納期回答書

株式会社△△
営業部 ◯◯様

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

下記の通り、納入予定についてご回答申し上げます。

案件名：新製品パンフレット印刷
数量：3,000部
納入予定日：2025年9月30日（火）
納入場所：貴社本社ビル3階資材受入口

以上、よろしくお願い申し上げます。

株式会社□□
営業部 ××
―――

フォーマットはシンプルですが、丁寧にまとめることで「正式な回答」として信頼感が高まります。

シーン別で使える納期回答メール例文集

実務では、案件の種類や相手との関係性によってメールのトーンや表現を変える必要があります。ここでは代表的なシーンごとの例文を紹介します。

上司への納期回答メール

件名：納期のご報告（案件名：◯◯）

課長お疲れ様です。××です。

案件◯◯につきまして、納入予定日は◯月◯日となりました。
このスケジュールに合わせて準備を進めてまいります。

以上、よろしくお願いいたします。

―――
上司へのメールは簡潔でOKですが、「確認済み」「調整済み」であることを示すと安心感を与えられます。

取引先への納期回答メール

件名：納期のご連絡（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の××です。

このたびご依頼いただきました案件につきまして、納入予定日は◯月◯日とさせていただきます。
工程はすでに調整済みでございますので、当日確実に納品できるよう進めてまいります。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

―――
取引先には「調整済み」「確実に」といった表現を加え、安心させるのがポイントです。

急ぎ案件への納期回答メール

件名：納期についてのご回答（案件名：◯◯）

株式会社△△
◯◯様

いつもお世話になっております。□□の××です。

ご依頼いただきました件につきまして、通常より短いスケジュールでの対応となりますが、◯月◯日に納入可能です。社内でも最優先で進めておりますのでご安心ください。

お急ぎのところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

―――
急ぎ案件では「最優先で対応している」という一文を入れると、相手に安心感を与えられます。

納期確認メールを丁寧に返信する方法

納期確認の依頼を受けたら、迅速に返信することが大切です。返信が遅れると「大丈夫かな」と不安を与えてしまうからです。ここでは返信時の工夫を整理します。

返信で押さえるべきポイント

件名は「Re: 納期ご確認のお願い」とし、相手の件名を残す
回答は一文目で納期を明記する
追加の条件やお願いがあれば簡潔に添える
最後に「回答いただきありがとうございました」とお礼を入れる

返信例文

件名：Re: 納期ご確認のお願い（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の××です。

お問い合わせいただきました案件の納入予定日は、◯月◯日でございます。社内の調整も完了しておりますので、当日問題なく納品可能です。

ご確認いただきありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。

―――
このように「最初に納期を答える」「最後にお礼を言う」ことで、読み手にわかりやすく誠意のあるメールになります。

納期回答依頼メールの書き方と注意点

納期をこちらから確認したい場合は「納期回答依頼メール」を送ります。特に発注後に工程が不透明なときや、社内でスケジュール調整が必要なときに活用されるものです。依頼する立場だからこそ、相手に負担をかけない表現を選ぶことが信頼につながります。

納期回答依頼メールに盛り込むべき要素

案件名や品目を明確に記載する
納期を確認したい理由を一言添える
「お忙しいところ恐れ入りますが」とクッション言葉を入れる
回答期限を明示しておく

これらを入れることで、相手は依頼の背景を理解しやすくなり、迅速に対応してくれやすくなります。

納期回答依頼メールの例文

件名：納期ご確認のお願い（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご依頼いたしました◯◯の件につきまして、社内でスケジュール調整を行うため、納期のご回答をいただけますでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご回答いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――
このように「依頼理由」「期限」「感謝」をセットで伝えると、相手に配慮のある依頼メールになります。

納期回答メールで失礼にならない表現の工夫

納期のやり取りは、相手の業務状況に直結するため、少しの言葉遣いで印象が変わってしまいます。失礼にならないための表現をいくつか整理しておきましょう。

避けた方がよい表現

「いつまでにできますか？」（直接的すぎる）
「早めにください」（曖昧で圧がある）
「本当にできますか？」（疑っている印象になる）

これらは無意識に使いがちですが、相手を不快にさせる可能性があるため避けた方が安心です。

丁寧に伝える言い換え表現

「◯月◯日頃のご対応は可能でしょうか」
「もし差し支えなければ、納期をご教示いただけますと幸いです」
「恐れ入りますが、納期の目安をいただけますでしょうか」

同じ内容でも、敬語やクッション言葉を添えるだけで柔らかい印象になります。

具体例

NG：「納期を教えてください」
OK：「恐れ入りますが、納期をご教示いただけますと幸いです」

NG：「急いでお願いします」
OK：「恐れ入りますが、お急ぎのお願いとなり恐縮ですが、可能な範囲でご対応いただけますと幸いです」

―――
ちょっとした言い換えですが、相手への印象は大きく変わります。特に取引先や目上の方へのメールでは、この工夫が信頼関係を保つ鍵になりますよ。

納期回答メールで失敗しないためのコツ

納期回答のやり取りは、一度のメールで済ませるのが理想です。行き違いや誤解を減らすために、以下のコツを意識するとよいでしょう。

日付は「◯月◯日（曜日）」と曜日まで書く
時間指定がある場合は「午前中」「15時まで」など明記する
相手が返信しやすいように選択肢を提示する（例：「A案：9月25日納品」「B案：9月28日納品」）
不確定な場合は「目安」と断りを入れる

これらを押さえておくと、後から「言った・言わない」問題を防げます。特に社内外のプロジェクトでは、納期を明確に記録しておくことが、業務効率化にも直結します。

シーン別で役立つ納期回答の具体例集

納期回答メールは、送る相手や状況によって表現を変える必要があります。上司や社内メンバーには端的に、取引先には丁寧に、海外取引であれば英語で対応するなど、ケースごとに適切な言い回しを知っておくと安心です。ここでは代表的なシーン別に文例を紹介します。

上司に納期を回答する場合の例文

上司に対しては「業務の進捗を正確に伝える」ことが一番大切です。曖昧な表現は避け、完了予定日を明示すると信頼されます。

件名：◯◯案件の納期について

部長

お疲れさまです。△△案件の納期についてご連絡いたします。
現在、作業は順調に進んでおり、◯月◯日（金）までに納品可能です。
進捗に遅れが出る場合は、速やかにご報告いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

―――
上司宛ての場合は「完了日」「進捗状況」「リスクがある場合の対応方針」をセットで入れるのがコツです。

社内メンバーに納期を回答する場合の例文

同僚や他部署とのやり取りでは、フランクさと明確さのバランスが大切です。相手がスケジュールを組みやすいように具体的な日時を伝えましょう。

件名：資料納期のご連絡

◯◯さん

先日依頼いただいた資料の件ですが、◯月◯日（水）午前中に共有予定です。
もしそれより早めが必要であれば、可能な範囲で調整いたしますのでご連絡ください。

よろしくお願いします。

―――
社内向けは柔らかい表現で十分ですが、調整の余地を残すと相手が動きやすくなります。

取引先に納期を回答する場合の例文

取引先への納期回答は、社内よりも丁寧さが求められます。感謝の一言を添えるだけで印象が大きく変わります。

件名：納期のご回答（案件名：◯◯）

株式会社△△
営業部 ◯◯様

平素より大変お世話になっております。株式会社□□の××です。

ご依頼いただきました◯◯の件につきまして、納期は◯月◯日（月）でございます。
この度は弊社にご依頼いただき、誠にありがとうございます。
もしご希望の納期に調整が必要な場合は、どうぞお知らせください。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

―――
相手に安心感を与えるために「ありがとうございます」「調整可能です」といった一文を添えるのがポイントです。

英語で納期を回答する場合の例文

海外取引では、英語での納期回答が必要になります。直訳よりも自然なビジネス英語を心がけましょう。

Subject: Delivery Schedule for Your Order

Dear Mr. Smith,

Thank you for your inquiry.
We are pleased to inform you that the delivery date for the requested items will be September 25 (Wednesday).
Should you require any adjustments to this schedule, please let us know at your earliest convenience.

Best regards,
◯◯

―――
「納期は◯月◯日です」というシンプルな構成で十分ですが、「調整も可能」と添えることで柔軟さをアピールできます。

納期回答を受けた後のお礼メールの書き方

納期を回答してもらった後に「お礼」を伝えるかどうかは、人によって迷う場面です。しかし、ビジネスでは小さな一言が相手との信頼関係を深めるきっかけになります。特に取引先や上司に対しては、納期回答へのお礼メールを送ることで「丁寧な対応をする人だ」という印象を持たれやすくなります。ここでは、相手別のお礼メールの書き方と例文を紹介します。

取引先への納期回答お礼メール

取引先に対しては「回答をいただけたことへの感謝」と「業務を進めやすくなったこと」を伝えるのが基本です。形式的になりすぎず、自然なトーンを心がけましょう。

件名：納期回答への御礼

株式会社△△
営業部 ◯◯様

平素より大変お世話になっております。株式会社□□の××です。

この度は、納期のご回答をいただき誠にありがとうございました。
いただいたスケジュールをもとに、こちらでも準備を進めてまいります。
ご多忙のところ迅速にご対応いただき、大変助かりました。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

―――
取引先へのお礼メールでは「迅速なご対応」「ご多忙の中」など相手を気遣う表現を盛り込むと好印象です。

上司に納期回答を受けた際のお礼メール

上司から納期を伝えられる場面は、依頼した業務や確認事項のときに多いです。ここでは「回答をいただけたことで作業が進めやすくなった」ことを伝えると効果的です。

件名：納期ご連絡ありがとうございます

部長

お疲れさまです。先ほどは△△案件の納期についてご回答いただき、ありがとうございます。
いただいたスケジュールを基に、こちらで工程を調整いたしました。
進捗に合わせて適宜ご報告させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

―――
上司へのお礼メールは短文で十分ですが、「いただいた情報をどう活かすか」を伝えることで前向きな印象を与えられます。

社内メンバーに納期回答を受けた際のお礼メール

同僚や他部署に対しては、シンプルに「助かりました」と伝えることで十分です。堅苦しい表現は避けて、柔らかい言い方にすると良いでしょう。

件名：納期の件ありがとうございます

◯◯さん

資料納期の件、ご回答ありがとうございます！
予定が見えたので助かりました。こちらもその日程で進めます。
また何か調整が必要になったら教えてください。

よろしくお願いします。

―――
社内の場合は過度に敬語を重ねるよりも、ややカジュアルな方が円滑なやり取りにつながります。

英語で納期回答を受けたお礼を伝える場合

海外取引では、感謝を短くシンプルに表現するとスムーズです。

Subject: Thank You for Your Delivery Schedule

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for providing the delivery schedule.
We will proceed with our preparations accordingly.
Your prompt response is greatly appreciated.

Best regards,
◯◯

―――
「prompt response（迅速なご対応）」という表現は、海外ビジネスメールでよく使われる定番フレーズです。

納期回答を英語で行う場合の応用表現

海外のクライアントやパートナーとのやり取りでは、納期に関するメールのやり方一つで信頼感が変わります。日本語の「承知しました」「ご対応いたします」のような表現をそのまま直訳すると不自然になりやすいため、英語では「シンプルでわかりやすい表現」を使うのが鉄則です。ここでは、場面ごとに使える英語の納期回答フレーズと文例を整理します。

基本的な納期回答の英語フレーズ

まずは最もよく使われる「納期は○月○日です」「予定通りお届けできます」といった基本表現を押さえておきましょう。

The delivery date will be on March 15th.（納期は3月15日です）
We can deliver by the agreed deadline.（合意した納期までに納品可能です）
The shipment is scheduled for next Monday.（出荷は来週月曜日の予定です）

―――
短くても「will」「can」「scheduled」といった動詞を使うと、自然で確実なニュアンスを伝えられます。

納期に余裕を持たせて伝える場合

相手に「念のため」余裕を持たせたスケジュールを伝えたい時は、以下のような言い回しが役立ちます。

We expect to deliver by March 15th, but it may be ready earlier.
（3月15日までには納品予定ですが、前倒しになる可能性もあります）
The estimated delivery date is March 20th. We will inform you immediately if we can ship sooner.
（納期は3月20日を予定しています。早めに出荷可能になった場合はすぐにご連絡します）

―――
「but it may be ready earlier（前倒しになる可能性もあります）」のように柔らかく伝えると、相手に安心感を与えられます。

納期を遅らせてしまう場合の英語表現

海外取引で特に重要なのが「納期遅延」の伝え方です。謝罪と理由を添えつつ、代替案を必ず提示しましょう。

We regret to inform you that the delivery will be delayed until March 25th due to supply issues.
（供給の問題により、納期が3月25日まで遅れることをお知らせいたします）
We sincerely apologize for the delay. As a solution, we can offer partial shipment by March 18th.
（納期遅延について心よりお詫び申し上げます。対応策として、一部出荷を3月18日にご用意できます）

―――
「regret to inform you（お知らせせざるを得ないことを遺憾に思います）」は丁寧ながら誠意の伝わる表現です。

英語での納期回答メール例文

件名：Delivery Schedule for Your Order

Dear Mr. Johnson,

Thank you for your inquiry regarding the delivery date.
We are pleased to inform you that your order will be delivered by March 15th.
Should there be any changes, we will update you immediately.

We appreciate your cooperation and look forward to working with you further.

Best regards,
◯◯

―――
この例文は「納期の確定」「変更時の連絡」「感謝」の三点を押さえた、シンプルかつ実務的に使える形です。