営業の場面で、見積もりや提案が断られることはほとんどの場合で避けられません。しかし、その追信をいかに行うかで、相手との関係を信頼まで貴重なものにすることも可能です。本記事では、断られた後の好印象を与える返信例文や、次につなげるための重要なポイントを解説します。メール、LINE、電話での引きのある返信をご紹介します。
営業で断られた後に重要な基本マナー
信頼を築くメールの重要性
見積もりや提案が断られた場合でも、突き返すようなメールを送ると、信頼関係に損害を与える可能性があります。送る前に相手の状況や背景を考え、態度を見直すことが重要です。
役立つフレーズ
- 「ご検討いただいた件に関しまして、ご対応の近況を教えていただけると幸いです。」
- 「ご意見を参考にさせていただき、以後の提案の貴重な参考にしたいと思っております。」
これらのフレーズを活用することで、相手が負担を感じずにコミュニケーションを取れる環境を整えることができます。
断られた時の返信例文集
メールの場面
メールでは、内容を明確にしながらも、負担をかけない文章作りが求められます。
例文:
- 「ご提案を検討していただいた結果、ご期待に満たないためにご適用とされなかったこと、真摯にお詫び申し上げます。ご意見を次回の提案に参考にさせていただきたく、いかよろしくお願いいたします。」
メールでは具体的な改善案を提示することも有効です。例えば、「先日の提案に不足がありましたら、ぜひご指摘ください。今後の改善に役立てたいと思います。」といった一文を加えることで、相手がフィードバックをしやすい環境を作れます。
LINEの場面
LINEでは、話語言葉にしながらも、情報を分かりやすく伝えることが重要です。
例文:
- 「今回のご検討、真摯に感謝いたします。次回のご機会に対応させていただくため、ご意見を教えていただけましたら幸いです。」
LINEでは、短い文章で簡潔に伝えることが求められますが、冷たさを感じさせない柔らかいトーンも大切です。「またご機会があればお声がけいただけますと嬉しいです」といったフレーズも有効です。
電話の場面
電話では、相手の声のトーンや反応を見ながら、善意と立場を明確にします。
例文:
- 「いろいろとお検討いただき、真摯にありがとうございます。以後の参考にさせていただきたく、ご意見を教えていただけると幸いです。」
電話では特に、相手の気持ちを汲み取りながら柔軟に対応することが大切です。聞き手に回りつつも、自分の意思をはっきりと伝えることで信頼感を築くことができます。
成功例と失敗例
成功例
例1: 役立つ情報を追加した返信で信頼を築いたケース
「今回のご検討、真摯に感謝いたします。ご提案についてのご意見をいただければ、次回の参考とさせていただきます。また、他のお客様にご好評いただいている解決策についての資料もお送りさせていただきます。」
この返信によって、相手から後日再検討の要望があり、最終的に契約に結びついたケースです。
例2: 柔らかいトーンで回答率を向上
「お忙しい中恐れ入りますが、お考えがまとまりましたらお知らせいただければ幸いです。」という柔らかい表現を用いたことで、返信率が大幅に向上しました。特に、返信を急かす印象を避けることで、相手が負担を感じずにメールを受け取ることができました。
失敗例
例1: プレッシャーを与えすぎて返信が得られなかったケース
「まだ返信をいただいておりませんが、ご検討状況はいかがでしょうか？」というメールを送った結果、相手にプレッシャーを与えてしまい、最終的に返信が得られませんでした。この失敗から学べるのは、相手の状況を考慮しない一方的な表現は逆効果になるということです。
例2: 曖昧な内容で返信が遅れたケース
「進捗はいかがでしょうか？」とだけ書かれたメールでは、受け取った相手が具体的に何を伝えれば良いのか迷い、返信が遅れる原因となりました。このケースでは、具体的な質問や次のアクションを明示することが重要でした。
効果を最大化するコツ
1. 目的を明確にする
メールを送る前に、「このメールの目的は何か」を明確にしましょう。相手にとっても、あなたの意図が分かりやすい内容がベストです。
2. タイミングを見極める
メールの送信タイミングも重要です。あまり頻繁にフォローアップを行うと、相手に負担を与えてしまう可能性があります。提案後1週間程度を目安に送信すると良いでしょう。
3. フォーマットを整える
件名、挨拶、本文、締めの言葉をしっかりと構成することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
メリットとデメリット
メリット
- 信頼関係の構築：丁寧なフォローアップは、相手との信頼を築く基盤となります。
- 進捗の可視化：現状を把握することで、次のステップを計画しやすくなります。
- 成約率の向上：相手の関心を保ち、必要な情報を提供することで、成約率が向上します。
デメリット
- 誤解を招く可能性：文面が曖昧だと、相手に誤解を与えることがあります。
- 頻度が多すぎると逆効果：適切な頻度を超えるフォローアップは、相手に不快感を与える可能性があります。
まとめ
営業で断られた時の返信は、関係を改善し、次につなげる大切な機会です。本記事で紹介した例文やテクニックを活用し、相手との関係をさらに深めていきましょう。柔らかいトーンや具体性を持った表現を心がけることで、相手に好印象を与え、スムーズなやり取りを実現できます。断られた後も冷静に対応し、長期的な信頼関係を築くことを目指しましょう。
