勤怠管理とは何かを徹底解説｜仕事内容・読み方・労働基準法との関係まで

2025年9月20日

勤怠管理という言葉はビジネスの現場でよく耳にしますが、実際には「勤怠ってどういう意味？」「勤怠管理って誰がやる仕事なの？」と迷う人も多いものです。勤怠管理は、出勤や退勤を記録する単純な作業に見えて、実は労働基準法を守るために欠かせない仕組みであり、企業と従業員双方を守る盾でもあります。この記事では、勤怠とは何かから始めて、勤怠管理の読み方、仕事内容、勤務管理との違い、担当者の役割、労働基準法との関係まで、働く人なら誰でも理解しておくべきポイントを徹底解説します。読み終える頃には「自社の勤怠管理をどう改善すべきか」のヒントが必ず見えてきますよ。

勤怠とは何を指すのかを理解する

「勤怠」という言葉は意外と曖昧に使われることがあります。多くの人は「勤怠管理システム」という言葉を聞いたときに、タイムカードや打刻アプリを思い浮かべるでしょう。

勤怠の意味を分解する

「勤」＝勤める、出勤すること
「怠」＝怠る、欠勤すること

つまり勤怠とは「働いたか休んだか」を示す言葉で、勤務状況の全体像を表します。出勤・退勤の時刻、有給休暇の取得、遅刻や早退、残業の時間など、働き方を示す要素すべてを含んでいます。

勤怠が重要視される理由

勤怠を正確に管理しなければ、給与計算はできませんし、労働時間の上限規制を守ることもできません。例えばある社員が月に100時間を超える残業をしていたとしても、勤怠記録が不正確なら会社は気づけず、結果的に過労死ラインを超えてしまう危険があります。勤怠は数字以上に、働く人の健康と企業の法令遵守を守るものなのです。

勤怠管理の読み方と広がる役割

勤怠管理の読み方は「きんたいかんり」です。シンプルですが、初めて人事や労務の世界に入った人にとっては少し耳慣れない響きかもしれません。

読み方を知ること以上に大切な理解

勤怠管理は単に出退勤を記録するだけでなく、会社の仕組み全体に影響するものです。正確に行うことで、給与計算がスムーズになり、残業代の未払いを防ぎ、労基署からの指摘を避けられます。読み方を覚えたら、次は「なぜこれほど重要なのか」を知ることが大切です。

新人社員がまず学ぶ勤怠管理

人事部や総務に配属された新人社員が最初に教わるのは、勤怠管理の基本です。なぜなら、会社の根幹に関わる仕事だからです。勤怠が正しく処理されなければ、給与や賞与の正確性が崩れ、従業員の信頼を失う恐れがあるからです。読み方だけでなく、業務の全体像を理解しておくことがキャリアの第一歩になります。

勤怠管理の仕事内容を具体的に知る

勤怠管理仕事内容は非常に幅広く、ただの「打刻確認」ではありません。

勤怠管理で日常的に行う業務

出勤・退勤データの確認と修正依頼
遅刻・早退・欠勤の理由整理
残業や休日出勤の申請・承認フローの管理
有給休暇や特別休暇の取得状況の把握
給与計算に必要な勤怠データの出力
労基法に基づく残業上限チェック

たとえば、営業部の社員が月末にまとめて残業申請を出すケースがあります。担当者はその内容を精査し、上限を超えていないか確認し、必要であれば上司や経営陣に報告します。この一連の流れが漏れると、未払い残業や労基法違反につながります。

勤怠管理の現場で起きがちなトラブル

打刻忘れで出勤時間が記録されていない
上司が残業申請を承認しないまま放置
有給休暇の申請が偏り、一部社員だけ消化率が低い

こうしたトラブルは、社員の不満や離職につながる要因になります。勤怠管理は「数字の処理」ではなく「組織全体の信頼を支える仕事」だと考えるとわかりやすいです。

勤務管理と勤怠管理の違いを押さえる

「勤務管理」と「勤怠管理」は似ているため、混同している人も多いですが、意味合いが異なります。

勤務管理と勤怠管理の違い

勤務管理：シフトや人員配置など、働く前の計画を管理すること
勤怠管理：出勤・退勤や休暇など、働いた後の実績を記録すること

つまり、勤務管理は「予定」、勤怠管理は「記録」と理解するとすっきりします。

現場で混乱するケース

飲食店や小売業では「勤務管理」と「勤怠管理」が一体化してシフト管理と呼ばれることがあります。しかし、労務的な視点では別物です。例えば、勤務管理で「10時から19時勤務」とシフトを組んでも、実際の勤怠管理では「10時15分に出勤、20時まで残業」と記録されることもあります。この差異を正しく処理しないと、給与計算や労務監査で問題になります。