前職の源泉徴収票をメールで依頼する例文!件名からマナー解説

2025年9月17日

退職後、新しい勤務先や確定申告の手続きで必ず必要になるのが「源泉徴収票」です。特に前職の会社から受け取るケースでは、直接電話するよりもメールで依頼することが多いですよね。しかし、件名の付け方や依頼の文面を誤ると、相手に不快感を与えたり対応が遅れる原因になることもあります。本記事では、前職の源泉徴収票をメールで確実に受け取るための例文と注意点をまとめました。件名の工夫やマナーも解説するので、これを読めば安心して依頼できますよ。

前職の源泉徴収票をメールで依頼する正しい方法

前職の会社に源泉徴収票を依頼する際には、必要な情報を明確に伝えることが最も大切です。相手が総務や人事部の担当者である場合、同じような依頼が多数届くため、メールの書き方ひとつで対応のスピードが変わります。

件名の付け方で伝わりやすさが決まる

件名は「用件が一目で分かる」ことが必須です。たとえば以下のような件名は分かりやすく、対応も早めてもらいやすいですよ。

「源泉徴収票発行のお願い（令和6年分／氏名：山田太郎）」
「源泉徴収票送付依頼の件（退職日：2024年3月31日）」
「前職源泉徴収票のご送付依頼（社員番号12345）」

件名に「源泉徴収票」というキーワードを必ず入れることが重要です。相手が受信トレイを見た瞬間に用件が把握できるので、見落とされにくくなります。

本文に必ず盛り込むべき情報

本文には以下の情報を整理して書くと親切です。

氏名（フルネーム）
生年月日（同姓同名防止）
在籍していた部署や社員番号
退職日
送付先住所（郵送希望の場合）または受領方法の希望
連絡先電話番号

こうした情報をあらかじめ記載しておけば、担当者が確認のために何度もやり取りする必要がなく、スムーズに発行してもらえます。

メール例文（前職宛）

件名：源泉徴収票発行のお願い（氏名：山田太郎）

株式会社〇〇
人事部ご担当者様

お世話になっております。昨年3月末まで勤務しておりました山田太郎と申します。
令和6年度分の源泉徴収票につきまして、発行とご送付をお願いしたくご連絡差し上げました。

下記に私の情報を記載いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
氏名：山田太郎
生年月日：1990年4月1日
社員番号：12345
退職日：2024年3月31日
送付先住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号：090-xxxx-xxxx

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

山田 太郎

丁寧かつ必要情報を漏らさずに伝えることが、確実に源泉徴収票を受け取るためのポイントです。

辞めた会社に源泉徴収票をメールで依頼する際の注意点

辞めた会社に連絡する場合、現職中とは違い「既に関係が終了している」ため、連絡を入れる際の配慮が必要になります。失礼のない依頼を心がけましょう。

感謝の言葉を添えることで印象が変わる

ただ「源泉徴収票をください」と依頼するだけでは、事務的で冷たい印象を与えかねません。退職後でも、在籍中にお世話になった気持ちを表す一言を加えると好印象です。

例文：
「在職中は大変お世話になりました。お忙しいところ恐縮ですが、源泉徴収票の発行をお願いできますでしょうか。」

こうした一文を入れることで、事務的な依頼も柔らかく伝わります。

退職後の再発行依頼にもマナーが必要

もし既に源泉徴収票を受け取ったものの紛失してしまい、再発行をお願いする場合は特に誠意を持った依頼が必要です。「源泉徴収票再発行退職後メール」でも検索されているように、多くの人がつまずく場面です。

再発行の例文は次の通りです。

件名：源泉徴収票再発行のお願い（氏名：山田太郎）

株式会社〇〇
人事部ご担当者様

お世話になっております。昨年3月末まで勤務しておりました山田太郎です。
以前ご送付いただいた源泉徴収票を誤って紛失してしまい、再発行をお願いしたくご連絡いたしました。

お手数をおかけし恐縮ですが、可能な範囲でご対応いただけますと幸いです。
再送付先住所は下記の通りです。
（住所記載）

どうぞよろしくお願い申し上げます。

山田 太郎

再発行は相手の手間が増えるため、依頼文には必ず「お手数をおかけしますが」「恐縮ですが」といったクッション言葉を添えることが欠かせません。

バイト先や短期勤務の源泉徴収票をメールで依頼する方法

アルバイトや短期の仕事でも、収入があれば源泉徴収票が発行されます。新しい職場で年末調整に必要となるため、退職したバイト先にも必ず依頼する必要があります。

バイト先への依頼で気を付けること

正社員と違い、アルバイトは在籍時に社員番号がないことが多いです。そのため、本人確認のための情報（氏名、生年月日、勤務期間）をきちんと伝えることが重要です。

また、小規模店舗では総務部がないケースもあるため、直接店長や現場責任者宛に依頼することもあります。その場合はより分かりやすい件名にし、必要情報を本文にまとめることがポイントです。

メール例文（バイト先宛）

件名：源泉徴収票発行のお願い（アルバイト勤務：山田太郎）

株式会社△△
〇〇店 店長様

お世話になっております。昨年12月までアルバイト勤務しておりました山田太郎と申します。
令和6年度分の源泉徴収票発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。

下記、本人情報をご確認ください。
氏名：山田太郎
生年月日：1990年4月1日
勤務期間：2024年4月〜2024年12月
送付先住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3

お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

山田 太郎

バイト先に依頼する場合でも、社会人としての基本マナーを守ることが大切です。「バイトだから簡単でいいだろう」と気を抜かず、丁寧な言葉遣いで依頼しましょう。

源泉徴収票依頼メールの件名の付け方で失敗しないコツ

源泉徴収票を依頼するメールでは、件名の書き方で相手の対応スピードが大きく変わります。件名は受信トレイで最初に目に入る部分なので、簡潔で具体的に書くことが鉄則です。

件名に必ず入れるべき要素

「源泉徴収票」という用語
年度や対象期間（例：令和6年分、2024年度分）
氏名（依頼者のフルネーム）

この3つを押さえると、担当者は一目で内容を理解でき、処理がスムーズになります。

件名の良い例

「源泉徴収票発行のお願い（令和6年分／山田太郎）」
「源泉徴収票送付依頼（退職日：2024年3月31日）」
「前職源泉徴収票のご送付依頼（社員番号12345）」

一方で「お願いがあります」「書類依頼の件」など漠然とした件名は、メールが埋もれる原因になります。依頼の目的を明確に示すことが大切ですよ。

メールと手紙での源泉徴収票依頼の違い

「源泉徴収票依頼手紙」と検索されるように、メールではなく手紙で依頼すべきか迷う方もいます。実際にはメールで問題ないケースが多いですが、状況によっては手紙が適している場合もあります。

メールで依頼する場合に適している状況

前職の会社と連絡が取れるメールアドレスを知っている
企業規模が大きく、事務処理がメールで標準化されている
早急に発行をお願いしたい

手紙で依頼した方が良い場合

退職から長期間経過している（1年以上など）
担当部署のメールアドレスが分からない
小規模企業や店舗でメール文化があまりない

手紙で依頼する場合は、封筒に「源泉徴収票依頼在中」と明記すると、担当部署にスムーズに届きます。電話で依頼先を確認した上で、手紙を送ると安心です。

源泉徴収票依頼メール例文のまとめ

これまで紹介してきた例文を整理し、状況別にまとめます。自分に近いケースを参考にしてみてください。

前職に依頼する場合

件名：源泉徴収票発行のお願い（令和6年分／氏名：山田太郎）

株式会社〇〇
人事部ご担当者様

お世話になっております。昨年3月末まで勤務しておりました山田太郎と申します。
令和6年度分の源泉徴収票につきまして、発行とご送付をお願いしたくご連絡差し上げました。

以下、本人情報をご確認ください。
氏名：山田太郎
生年月日：1990年4月1日
社員番号：12345
退職日：2024年3月31日
送付先住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3

お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。

山田 太郎

辞めた会社に再発行をお願いする場合

件名：源泉徴収票再発行のお願い（氏名：山田太郎）

株式会社〇〇
人事部ご担当者様

お世話になっております。昨年3月末まで勤務しておりました山田太郎です。
以前ご送付いただいた源泉徴収票を紛失してしまい、再発行をお願いしたくご連絡いたしました。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。

山田 太郎

バイト先や短期勤務の場合

件名：源泉徴収票発行のお願い（アルバイト勤務：山田太郎）

株式会社△△
〇〇店 店長様

お世話になっております。昨年12月までアルバイト勤務しておりました山田太郎と申します。
源泉徴収票の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。

勤務期間：2024年4月〜2024年12月
住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3

ご確認のうえ、よろしくお願い申し上げます。

山田 太郎

状況ごとに例文を活用すれば、相手に分かりやすく伝わり、スムーズに書類を受け取れます。