営業アポイントを断る場面は、どの企業でも日常的に発生します。しかし、対応を間違えると相手に悪印象を与えたり、SNSなどでの悪評につながったりすることも。とはいえ、すべてのアポに応じるわけにはいきません。本記事では、営業アポをやんわり断るためのメール文例と、その背景にあるビジネスマナーをわかりやすく解説します。断るときでも相手に配慮を示し、印象を損なわない対応を身につけましょう。
目次
営業アポを断るときに大切な考え方
無視や強い拒絶はNG
- 完全無視や高圧的な言い回しはトラブルのもと
- あくまで「断る理由」や「お詫び」を添えるのがマナー
今後の関係を想定しておく
- 今は不要でも将来的な取引の可能性を考慮
- 関係を絶つ断り方より、“今はタイミングが合わない”表現を意識
アポ 断りメール 例文｜基本パターン
〇〇株式会社
営業ご担当者様
いつもご連絡ありがとうございます。
誠に恐縮ですが、現時点では新規のお取引を検討しておらず、アポイントは控えさせていただければと存じます。
せっかくご案内いただいたところ誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。飛び込み営業メール 断り方｜突然の依頼への対応法
ポイント
- いきなりのメールにも一定の丁寧さで返す
- 件名には「ご案内ありがとうございます」など柔らかく
例文
〇〇株式会社
〇〇様
このたびはご案内いただきありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、現在のところ新たなお取引を進める予定がなく、お打ち合わせは見送らせていただきたく存じます。
今後、状況が変わりました際には改めてご連絡差し上げます。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。来社 断る メール例文｜訪問をお断りする際の配慮
〇〇株式会社
〇〇様
いつもご丁寧なご連絡をいただきありがとうございます。
恐縮ですが、現在は来社によるご案内を控えさせていただいており、お時間を頂戴することが難しい状況です。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどお願い申し上げます。アポイント 断り メール｜取引先としても丁寧に対応
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
このたびはアポイントのご提案をいただき誠にありがとうございます。
せっかくのお申し出ではございますが、現在の業務状況を踏まえ、お打ち合わせの機会を設けることが難しくなっております。
大変恐縮ではございますが、ご了承いただけますと幸いです。訪問を断る メール｜受け入れ難い内容にも配慮して
〇〇様
ご案内をいただきありがとうございます。
申し訳ございませんが、弊社の方針により、外部の営業訪問につきましては原則お受けしておりません。
ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。営業 アポ 断り方｜言い回しの工夫で角を立てない
印象をやわらげる表現例
- 「恐縮ですが」
- 「現在のところ」
- 「せっかくですが」
- 「またの機会に」
- 「社内で検討の結果」
避けるべき強い否定表現
- 「関心がないので不要です」→冷たすぎる
- 「一切受け付けていません」→トラブルのもと
アポイント お断り メール ビジネス文例
〇〇様
いつもご案内いただき、ありがとうございます。
恐れ入りますが、業務の都合により新規のアポイントについては現在お受けしておりません。
ご期待に沿えず誠に恐縮ですが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。やんわり断る メール 例文まとめ｜好印象を保つ文面のコツ
1. 否定ではなく“保留”を使う
- ×「できません」→〇「今は難しい状況です」
2. 相手への配慮の言葉を必ず添える
- 「せっかくご案内いただいたのに申し訳ございません」など
3. 件名・締め方も柔らかく
- 件名：「ご提案の件につきまして」「お問い合わせのお礼とご連絡」
- 締め：「今後のご活躍をお祈り申し上げます」など一言加えると印象UP
まとめ
営業アポを断るメールは、単に「NO」を伝えるだけでなく、相手との関係をどう構築していくかを考える大切なコミュニケーション手段です。
「断る＝失礼」ではなく、言い回し・タイミング・誠意の3点を押さえれば、相手に理解され、信頼を損ねずに済みます。
今回の文例をもとに、自社のトーンや状況に応じて柔軟にカスタマイズし、丁寧なビジネス対応を実践していきましょう。
