突然の体調不良や私用、あるいは会社全体の休業をお客様に伝えるとき、「どう書けば失礼にならないのか」と迷う人は多いです。曖昧な表現では相手に不安を与え、逆にストレートすぎる言葉は不快感を与えることもあります。この記事では、ビジネスで好印象を保ちながら休みを伝えるメール例文を多数紹介し、シーンごとの配慮や注意点を丁寧に解説します。読んだ直後から実務でそのまま使える内容になっていますよ。
休みの言い方をメールで伝えるときの基本マナー
休みを伝えるビジネスメールでは、まず相手への配慮を示すことが大切です。自分の都合だけを一方的に伝えると「不親切」「不誠実」と受け取られる可能性があります。そこで以下の3つのポイントを意識すると安心です。
- 休みを取る理由は簡潔に
- 迷惑をかける可能性があることを認識し、相手への配慮を示す
- 必要に応じて代替手段（担当者の引き継ぎや再調整）を伝える
例えば「休暇をいただきますのでご連絡が遅れるかもしれません」よりも「休暇をいただきますが、緊急時は○○が対応いたします」と書いたほうが相手も安心できますよ。
また、メール件名にも工夫が必要です。件名に「休暇のご連絡」や「〇月〇日の不在につきまして」と明記すれば、相手が一目で重要性を判断できます。
社外のお客様に休みを伝えるメールの書き方
お客様や取引先といった社外への連絡は、社内向け以上に丁寧さと明確さが求められます。特に「取引先に休みを伝えるメール」では、相手の業務に影響が出ないように情報を具体的に記すことがポイントです。
取引先への基本的な休暇連絡メール例文
件名：休暇取得のご連絡（〇月〇日）
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
私事で恐縮ですが、〇月〇日は休暇をいただいております。ご連絡いただいた件につきましては、翌営業日に対応いたします。お急ぎの場合は同僚の△△までご連絡いただけますと幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
このように、休みの理由は「私事で恐縮ですが」とやわらかく表現し、対応が遅れる場合のフォローも添えると丁寧です。
社外へ「休みを取っております」と伝える場合の注意点
「休みを取っております」という表現自体は問題ありませんが、そのままでは冷たい印象を与えがちです。そこで「誠に恐れ入りますが」や「ご不便をおかけしますが」といったクッション言葉を加えると配慮が伝わります。
例えば「休みを取っておりますので対応できません」ではなく、「休みを取っておりますため、ご対応が翌営業日となりますことをご了承ください」と言い換えると柔らかい印象になりますよ。
体調不良でお客様に休みを伝えるメール例文
体調不良の場合は、正直に書きすぎると逆に心配をかけてしまいます。一方で、あまりに曖昧だと「本当に休みなの？」と不信感を与えることも。そこでビジネスメールでは「体調不良のため休暇をいただきます」という表現がもっとも適切です。
お客様に体調不良を伝える基本文例
件名：休暇取得のご連絡（体調不良）
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
誠に恐れ入りますが、本日は体調不良のため休暇をいただきます。ご連絡いただいた件につきましては、明日以降に対応いたします。ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
このように、理由は「体調不良」で十分です。病名や症状まで詳しく書く必要はありません。
体調不良のときに避けたいNG表現
- 「風邪で寝込んでおります」など、ネガティブな表現を細かく書く
- 「休みます」とだけ一言で終わらせる
- 相手への影響を一切触れない
これらは印象を下げる原因になります。体調不良であることを伝えるのは最小限にしつつ、業務への影響や代替手段を補足することが大切です。
私用で休暇を取るときのメール例文と社外への伝え方
私用による休暇は「プライベートを持ち込んでいる」と誤解されないように、言葉選びに気をつける必要があります。社外へのメールでは「私用のため」と書きつつ、余計な詳細を語らないのが正解です。
社外への私用休暇メール例文
件名：休暇取得のご連絡（〇月〇日）
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
私用により、〇月〇日は休暇をいただいております。翌営業日に改めて対応いたしますので、恐れ入りますが少々お待ちいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
「私用により」とだけ書けば十分です。具体的に「役所に行くため」「子供の行事のため」とは記載せず、プライバシーを守る表現に留めましょう。
会社全体の休業をお客様に伝えるメール文例
夏季休暇や年末年始など、会社全体の休業を案内する場合は、事前に十分な余裕を持って知らせることが大切です。お客様がスケジュールを調整できるよう、1〜2週間前には送ると良いでしょう。
会社が休みであることを伝えるビジネスメール例文
件名：夏季休業のお知らせ
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、弊社は下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
休業期間：〇月〇日〜〇月〇日
休業期間中にいただいたご連絡につきましては、休み明けに順次対応いたします。ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
このように「期間」と「対応時期」を明確に示すと、相手も安心できます。
電話でお客様に休みを伝えるときの工夫
休みの連絡はメールが基本ですが、急ぎの案件や密接な取引関係では電話での連絡が適していることもあります。電話では声のトーンが印象を左右するため、落ち着いた話し方を意識しましょう。
例えば「誠に恐縮ですが、〇日は休暇をいただいております。ご対応は翌営業日となりますが、緊急の場合は△△が対応いたします」と簡潔に伝えれば十分です。長々と体調や事情を説明する必要はありません。
休みを伝えるメールで失敗しないための注意点
- 相手のスケジュールに影響する場合は、できるだけ早めに伝える
- 「休みます」とだけ書くのではなく、代替手段や対応時期を必ず補足する
- 社外向けには「ご迷惑をおかけしますが」「ご理解いただけますと幸いです」といったクッション言葉を使う
これらを守るだけで、メールの印象は大きく変わります。
また、会社の代表アドレスでやり取りしている場合は、署名に「休暇中の緊急連絡先」を追記しておくと親切ですよ。
まとめ
お客様に休みを伝えるメールは、ただ「休みます」と知らせるだけでは不十分です。相手の立場に立って、いつまで休むのか、代わりの対応は誰がするのかを明確に伝えることが信頼関係を守るポイントです。
- 体調不良のときは「体調不良のため休暇をいただきます」と簡潔に
- 私用のときは「私用のため休暇をいただきます」と表現し詳細は書かない
- 会社全体の休業は「期間」と「対応時期」をセットで伝える
この3つを押さえておけば、どのシーンでも失礼なく休暇を伝えることができます。メールは相手への気遣いを表す大切なツール。ちょっとした言葉の工夫で、信頼はさらに強まりますよ。
